Contacten: aanmaken, beheren, koppelen
Contacten zijn iedereen waarmee u zakelijk werkt, geconverteerde kopers, verkopers, huurders, verhuurders, plus advocaten, notarissen, architecten, externe makelaars. Anders dan leads zitten contacten niet in een pipeline; ze blijven aanwezig en kunnen aan deals worden gekoppeld.
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Een gekwalificeerde lead is zojuist geconverteerd, controleer of de gegevens kloppen
- U voegt een notaris toe die niet door uw pipeline gaat
- Een bestaande klant verandert van rol (Buyer wordt Tenant)
- U importeert 500 contacten uit uw oude systeem
Een nieuw contact aanmaken
Section titled “Een nieuw contact aanmaken”-
Open Contacts in de zijbalk en klik op de aanmaakknop. Het zijpaneel opent.
-
Vul de verplichte velden in:
Veld Eis First Name 1, 100 tekens, geen cijfers Last Name 1, 100 tekens, geen cijfers Email Geldig e-mailadres Phone Internationaal formaat Role Kies uit klant- of belanghebbende-rollen -
Stel optionele velden in:
- Assign To: standaard uzelf, kies een andere makelaar als nodig
- Aanhef: standaard Mrs.
- Language: standaard de taal van uw account
- Relation: koppel aan een bedrijf (advocatenkantoor, bank, externe makelaardij)
- Notes: vrije tekst, max 10.000 tekens
-
Klik Submit (of
Ctrl+S/Cmd+S).
Contactrollen
Section titled “Contactrollen”Personen die direct deelnemen aan een transactie:
| Rol | Wanneer |
|---|---|
| Buyer | Koopt een woning |
| Seller | Verkoopt een woning |
| Tenant | Huurt een woning |
| Landlord | Verhuurt een woning |
Professionals die bij het proces betrokken zijn:
| Rol | Wanneer |
|---|---|
| Lawyer | Advocaat |
| Notary | Notaris |
| Accountant | Boekhouder |
| Bank or Mortgage Lender | Bank of hypotheekverstrekker |
| Architect | Architect |
| Constructor | Aannemer |
| Appraiser | Taxateur |
| Inspector | Inspecteur |
| Photographer/Videographer | Beeldmaker |
| Home Staging Professionals | Stylisten |
| Housekeeper | Onderhoud |
| Marketing Agency | Marketingbureau |
| Promotor | Vastgoedontwikkelaar |
| Real Estate Agent | Externe makelaar |
| Supplier | Leverancier |
| Default | Algemeen / niet-gespecificeerd |
Adres invullen: gebruik de kaartpicker
Section titled “Adres invullen: gebruik de kaartpicker”Adressectie is optioneel. Klik het kaartpictogram naast het veld Street om de locatiekiezer te openen. Zoek of klik een locatie → Street, City, State, Zip en Country worden automatisch ingevuld. Veel sneller dan handmatig typen, en geen typefouten.
| Veld | Limiet |
|---|---|
| Street | 60 tekens |
| City | 60 tekens |
| State | 60 tekens |
| Zip Code | 60 tekens |
| Country | dropdown |
Een contact bewerken
Section titled “Een contact bewerken”- Open het contact uit de lijst.
- Klik Edit rechtsboven (of toets
E). - Wijzig velden in het zijpaneel, dezelfde regels als bij aanmaken.
- Update (
Ctrl+S).
De detailpagina: wat staat waar?
Section titled “De detailpagina: wat staat waar?”| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Activities | Tijdlijn van alle interacties, standaard zichtbaar |
| Contact Info | Persoonsgegevens en adres |
| Deals | Alle gekoppelde deals, uniek voor contacten |
| Notes | Interne aantekeningen |
| Emails | E-mailcorrespondentie |
| Calls | Gespreksgeschiedenis (Twilio-integratie vereist) |
| Berichten via WhatsApp | |
| SMS | Sms-berichten |
| Tasks | Open en voltooide taken |
| Meetings | Afspraken |
| Attachments | Geüploade bestanden |
Linker zijbalk: naam, email, phone, role, toegewezen makelaar, profielfoto, Do Not Contact-vlag en Portal User-toegang.
Profielfoto
Section titled “Profielfoto”Klik de avatar in de zijbalk om een foto te uploaden. Max 1 MB, alleen afbeeldingen. Verwijderen via dezelfde menu.
Een contact terugzetten naar lead
Section titled “Een contact terugzetten naar lead”Soms is een geconverteerde klant toch nog niet klaar. U kunt teruggaan, maar met beperkingen.
- Open het contact, klik Edit.
- Onderaan het formulier ziet u: “Click here to revert to lead.”
- Bevestig in het dialoogvenster.
- Het contact wordt verplaatst naar Leads met status New. Lead source en stage blijven behouden uit het origineel; bij ontbreken wordt “By Person” + “Hot” toegewezen.
Contacten importeren (CSV)
Section titled “Contacten importeren (CSV)”Alleen Admin. Verplichte CSV-kolommen:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (de makelaar die wordt toegewezen, moet bestaan in uw account)
- Contacts → Import.
- Upload uw CSV.
- Mapping: koppel CSV-kolommen aan CRM-velden.
- Verify & Import: het systeem maakt records aan en rapporteert succes/fouten per rij.
Contacten verwijderen
Section titled “Contacten verwijderen”Vanuit de lijstpagina: selecteer + Delete. Soft-delete: naar prullenbak, herstelbaar. Bulk-delete beschikbaar voor meerdere records tegelijk.
Veelgemaakte fouten
Section titled “Veelgemaakte fouten”Contact verschijnt niet in de lijst
Section titled “Contact verschijnt niet in de lijst”Controleer: (1) zijn er actieve filters? (2) kijkt u in Contacts of in Leads? Beide secties tonen verschillende records ondanks dezelfde database.
”Email already exists” foutmelding
Section titled “”Email already exists” foutmelding”Een ander record (lead of contact) gebruikt dit e-mailadres al. Zoek eerst of het al bestaat voor u dubbele records maakt.