Contacten: aanmaken, beheren, koppelen
Contacten zijn iedereen waarmee u zakelijk werkt, geconverteerde kopers, verkopers, huurders, verhuurders, plus advocaten, notarissen, architecten, externe makelaars. Anders dan leads zitten contacten niet in een pipeline; ze blijven aanwezig en kunnen aan deals worden gekoppeld.
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Een gekwalificeerde lead is zojuist geconverteerd, controleer of de gegevens kloppen
- U voegt een notaris toe die niet door uw pipeline gaat
- Een bestaande klant verandert van rol (Buyer wordt Tenant)
- U importeert 500 contacten uit uw oude systeem
Een nieuw contact aanmaken
Section titled “Een nieuw contact aanmaken”-
Open Contacts in de zijbalk en klik op de aanmaakknop. Het zijpaneel opent.
-
Vul de verplichte velden in:
Veld Eis First Name 1, 100 tekens, geen cijfers Last Name 1, 100 tekens, geen cijfers Email Geldig e-mailadres Phone Internationaal formaat Role Kies uit klant- of belanghebbende-rollen -
Stel optionele velden in:
- Assign To: standaard uzelf, kies een andere makelaar als nodig
- Aanhef: standaard Mrs.
- Language: standaard de taal van uw account
- Relation: koppel aan een bedrijf (advocatenkantoor, bank, externe makelaardij)
- Notes: vrije tekst, max 10.000 tekens
-
Klik Submit (of
Ctrl+S/Cmd+S).
Contactrollen
Section titled “Contactrollen”Personen die direct deelnemen aan een transactie:
| Rol | Wanneer |
|---|---|
| Buyer | Koopt een woning |
| Seller | Verkoopt een woning |
| Tenant | Huurt een woning |
| Landlord | Verhuurt een woning |
Professionals die bij het proces betrokken zijn:
| Rol | Wanneer |
|---|---|
| Lawyer | Advocaat |
| Notary | Notaris |
| Accountant | Boekhouder |
| Bank or Mortgage Lender | Bank of hypotheekverstrekker |
| Architect | Architect |
| Constructor | Aannemer |
| Appraiser | Taxateur |
| Inspector | Inspecteur |
| Photographer/Videographer | Beeldmaker |
| Home Staging Professionals | Stylisten |
| Housekeeper | Onderhoud |
| Marketing Agency | Marketingbureau |
| Promotor | Vastgoedontwikkelaar |
| Real Estate Agent | Externe makelaar |
| Supplier | Leverancier |
| Default | Algemeen / niet-gespecificeerd |
Adres invullen: gebruik de kaartpicker
Section titled “Adres invullen: gebruik de kaartpicker”Adressectie is optioneel. Klik het kaartpictogram naast het veld Street om de locatiekiezer te openen. Zoek of klik een locatie → Street, City, State, Zip en Country worden automatisch ingevuld. Veel sneller dan handmatig typen, en geen typefouten.
| Veld | Limiet |
|---|---|
| Street | 60 tekens |
| City | 60 tekens |
| State | 60 tekens |
| Zip Code | 60 tekens |
| Country | dropdown |
Een contact bewerken
Section titled “Een contact bewerken”- Open het contact uit de lijst.
- Klik Edit rechtsboven (of toets
E). - Wijzig velden in het zijpaneel, dezelfde regels als bij aanmaken.
- Update (
Ctrl+S).
De detailpagina: wat staat waar?
Section titled “De detailpagina: wat staat waar?”| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Activities | Tijdlijn van alle interacties, standaard zichtbaar |
| Contact Info | Persoonsgegevens en adres |
| Deals | Alle gekoppelde deals, uniek voor contacten |
| Notes | Interne aantekeningen |
| Emails | E-mailcorrespondentie |
| Calls | Gespreksgeschiedenis (Twilio-integratie vereist) |
| Berichten via WhatsApp | |
| SMS | Sms-berichten |
| Tasks | Open en voltooide taken |
| Meetings | Afspraken |
| Attachments | Geüploade bestanden |
Linker zijbalk: naam, email, phone, role, toegewezen makelaar, profielfoto, Do Not Contact-vlag en Portal User-toegang.
Profielfoto
Section titled “Profielfoto”Klik de avatar in de zijbalk om een foto te uploaden. Max 1 MB, alleen afbeeldingen. Verwijderen via dezelfde menu.
Een contact terugzetten naar lead
Section titled “Een contact terugzetten naar lead”Soms is een geconverteerde buyer of seller toch nog geen contact. Alleen Admin kan dit; alleen rollen Buyer en Seller zijn omkeerbaar. Na terugzetten staat de leadstatus op New en worden gekoppelde deals automatisch ontkoppeld.
Contacten importeren (CSV)
Section titled “Contacten importeren (CSV)”Alleen Admin. Verplichte CSV-kolommen:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (de makelaar die wordt toegewezen, moet bestaan in uw account)
- Contacts → Import.
- Upload uw CSV.
- Mapping: koppel CSV-kolommen aan CRM-velden.
- Verify & Import: het systeem maakt records aan en rapporteert succes/fouten per rij.
Contacten verwijderen
Section titled “Contacten verwijderen”Vanuit de lijstpagina: selecteer + Delete. Soft-delete: naar prullenbak, herstelbaar. Bulk-delete beschikbaar voor meerdere records tegelijk.
Veelgemaakte fouten
Section titled “Veelgemaakte fouten”Contact verschijnt niet in de lijst
Section titled “Contact verschijnt niet in de lijst”Controleer: (1) zijn er actieve filters? (2) kijkt u in Contacts of in Leads? Beide secties tonen verschillende records ondanks dezelfde database.
“Email already exists” foutmelding
Section titled ““Email already exists” foutmelding”Een ander record (lead of contact) gebruikt dit e-mailadres al. Zoek eerst of het al bestaat voor u dubbele records maakt.