Leads: van eerste contact tot conversie
Leads zijn personen die uw verkooppipeline binnenkomen, uit een portaal, een binnenkomend telefoontje, of een wandeling-langs. U registreert ze, volgt ze door zes pipeline-statussen, en converteert ze ofwel naar een contact (met eventueel een deal), ofwel markeert u ze als verloren.
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Een Idealista-aanvraag komt binnen, u registreert een buyer lead
- Een verkoper biedt zijn woning aan, u maakt een seller lead inclusief commissie
- U bekijkt uw “Qualified” leads en wilt iemand omzetten naar een deal
- U importeert honderden buyer-leads vanuit een marketing-campagne
Het leads-overzicht
Section titled “Het leads-overzicht”Klik in de zijbalk op Leads. U ziet een tabel met kolommen First name · Last name · Email · Phone · Status · Lead source.
Rechtsboven vindt u een split-button Create lead:
- Klik op de knop → opent het zijpaneel om één nieuwe lead aan te maken.
- Klik op het pijltje → opent een menu met twee opties: Create lead (sneltoets
⌘K/Ctrl+K) en Import (voor CSV-import, zie Leads importeren).
Een nieuwe lead aanmaken
Section titled “Een nieuwe lead aanmaken”Open het zijpaneel via Create lead óf druk ⌘K (macOS) / Ctrl+K (Windows/Linux).
-
Kies Lead type: dit is het eerste verplichte veld. Twee opties:
- Buyer: wil kopen of huren (krijgt later: oppervlakte-bereik, prijsbereik, locatie-wensen)
- Seller: wil verkopen of verhuren (krijgt later: commissie, marktprijs, te verkopen woningadres)
-
Pas optioneel de toewijzings-velden aan (helemaal bovenaan):
Veld Standaard Assign to De ingelogde makelaar Salutation Mrs. / Mr. (geslacht-aanhef) Language English -
Vul de persoonlijke gegevens in:
Veld Eis First name ★ Verplicht Last name ★ Verplicht Email ★ Geldig e-mailadres Phone ★ Internationaal formaat, landcode kiest u via het vlaggetje (default: 🇪🇸 +34) WhatsApp Number Optioneel, apart van Phone -
Vul de pipeline-velden in (alle drie verplicht, defaults werken vaak prima):
Veld Standaard Lead source ★ By Person Lead stage ★ Hot Lead status ★ New -
Notes (optioneel), vrije tekst over deze lead, zichtbaar voor alle gebruikers met toegang.
-
Address information (allemaal optioneel), het persoonlijke adres van de lead: Street · City · State · Zip code · Country.
-
Vul de Property Details in: zie de tabbladen hieronder voor het verschil tussen Buyer en Seller.
-
Timing (onderaan, optioneel), Looking to (dropdown met opties zoals “Buy”, “Rent”) en Timeline (datumkiezer, wanneer wil de lead actie ondernemen).
-
Druk ⌘S / Ctrl+S om op te slaan. Het paneel sluit en de lead verschijnt bovenaan het overzicht.
Buyer- vs Seller-velden
Section titled “Buyer- vs Seller-velden”| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Type ★ | Property-type dropdown, verplicht |
| Bedrooms | Dropdown 0+ tot 10+ |
| Bathrooms | Dropdown 0+ tot 10+ |
| Price range | Twee inputs (min “to” max), verplicht bij Qualified |
| Location | Vrije-tekst veld of gebied-zoeker |
Een Buyer heeft géén Construction Size veld in dit paneel (dat zit alleen bij Seller).
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Source MLS ★ | Extra verplicht veld voor Seller, kies portaal (Idealista, Kyero, …) |
| Property Address toggle | Aanzetten → onthult een tweede adres-set voor het ván de lead te verkopen pand (los van diens persoonlijke adres) |
| Type ★ | Property-type |
| Bedrooms / Bathrooms | Idem buyer |
| Construction Size (m²) | Enkel veld, de verkoper kent zijn oppervlakte |
| Price range | Min en max, idem buyer |
| Location | Idem buyer |
| Market Price | Geschatte verkoopwaarde |
| Commission | Uw commissiepercentage |
| Way of selling | Dropdown, Exclusive / Not Exclusive / With Collaboration |
| Price of commission | Read-only, wordt automatisch berekend (Market Price × Commission %) |
De pipeline: zes statussen
Section titled “De pipeline: zes statussen”| Status | Wanneer u dit kiest |
|---|---|
| New | Standaard bij aanmaak. Nog geen contact gehad. |
| Contacted | Minstens één keer contact gehad (telefoon, mail, WhatsApp). |
| Qualified | Beoordeeld als serieuze prospect, klaar voor conversie. |
| Unqualified | Voldoet niet aan uw criteria (budget, intentie, locatie). |
| Lost | Naar concurrent, interesse weg, niet meer bereikbaar. |
| Converted | Doorgezet naar contact + (optioneel) deal. Eindstatus. |
U wijzigt de status door op een stap in de voortgangsbalk bovenaan de lead-detailpagina te klikken.
Stage: Hot, Neutral, Cold
Section titled “Stage: Hot, Neutral, Cold”Onafhankelijk van de status. Geeft urgentie aan:
| Stage | Wanneer |
|---|---|
| Hot | Klaar om snel te beslissen. Volg op binnen 24 uur. |
| Neutral | Geïnteresseerd, geen haast. Periodieke opvolging. |
| Cold | Lange termijn of niet meer reactief. Op de nurture-lijst. |
Een lead converteren naar contact (+ deal)
Section titled “Een lead converteren naar contact (+ deal)”-
Zorg dat de status Qualified is en dat Price range Min/Max zijn ingevuld.
-
Klik op de stap Converted in de voortgangsbalk.
-
Het conversie-zijpaneel verschijnt met de header “New contact: [naam]” en een vinkje Create deal from contact.
-
Bepaal of u meteen een deal wilt openen:
- Vinkje UIT + klik Convert to contact → alleen het contact wordt aangemaakt, geen deal.
- Vinkje AAN → het paneel onthult drie extra velden voor de deal: Closing date (pre-gevuld), Name ★ (auto-gegenereerd uit deal-template) en Deal value (pre-gevuld op basis van Price range). De knop verandert naar Submit.
-
Pas eventueel de deal-velden aan en klik Submit (
⌘S/Ctrl+S). Het systeem stuurt u door naar het nieuwe contact (en de nieuwe deal als u die optie aangevinkt liet).
Wat er automatisch gebeurt
Section titled “Wat er automatisch gebeurt”- Het record-type verandert van Lead naar Contact
- Standaard rol wordt Buyer
- Lead status → Converted (eindstatus)
- (Bij deal-aanmaak) er ontstaat een nieuwe deal met zoekcriteria + makelaar overgenomen. De deal-naam volgt het template uit Settings → Deal Settings → Deal Name Template, standaard: “Buy - Apartment - €230K - Diego Prueba Agosto”-stijl.
Lead Sources: de hele lijst
Section titled “Lead Sources: de hele lijst”| Bron | Wanneer kiezen |
|---|---|
| Cold Calling | U belde proactief |
| Incoming Call | Lead belde uw kantoor |
| Referral | Doorverwezen door klant of partner |
| Website | Via uw eigen site |
| Social Media | Facebook, Instagram, LinkedIn |
| Email Campaign | Reactie op nieuwsbrief |
| Incoming Mail | Brief of post |
| By Person | Persoonlijk ontmoet / walk-in |
| Portals | Vastgoedportaal (Idealista, Kyero, …) |
| Networking Events | Beurs, event |
| Print Advertising | Krant, magazine, flyer |
| Collaborative Partners | Samenwerkend kantoor |
| Outdoor Advertising | Billboard, buitenreclame |
| Radio/TV Advertising | Audio of video reclame |
De detailpagina: kort overzicht
Section titled “De detailpagina: kort overzicht”- Voortgangsbalk bovenaan, klik om status te wijzigen
- Linker zijbalk: kerngegevens (Assigned agent · Created at · Email · Phone · Lead stage · Lead source)
- Action-icoontjes onder de avatar, bellen, mailen, bewerken, agenda, taak aanmaken, drie puntjes (⋯) voor verwijderen
- Tabbladen rechts: Activities (standaard) · Lead Info · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · SMS · Tasks · Meetings · Attachments
Leads importeren
Section titled “Leads importeren”Importeren is voorbehouden aan admins. Vanuit het leads-overzicht: klik het pijltje naast Create lead → kies Import.
- Kies variant: Owners (sellers) of Leads (buyers).
- Upload CSV met minimaal: First Name, Last Name, Email, Phone, Owner Email.
- Mapping: koppel CSV-kolommen aan CRM-velden.
- Verify & Import: systeem verwerkt rijen en rapporteert het resultaat.
Leads verwijderen
Section titled “Leads verwijderen”- Open de lead.
- Klik de drie puntjes (⋯) onder de avatar.
- Delete → soft-delete naar de prullenbak (herstelbaar).
Veelgemaakte fouten
Section titled “Veelgemaakte fouten”“Lead not qualified” bij Converted-klik
Section titled ““Lead not qualified” bij Converted-klik”De status staat nog op Contacted of lager. Zet eerst op Qualified.
Prijsvelden plotseling rood
Section titled “Prijsvelden plotseling rood”U zet de status naar Qualified zonder Price range Min/Max in te vullen. Vul beide in en sla op.
Duplicate-lead waarschuwing
Section titled “Duplicate-lead waarschuwing”Email of telefoon bestaat al, zoek het bestaande record op en vul aan, in plaats van een nieuw record aan te maken.
“Source MLS” gevraagd op een Seller: kan ik die leeg laten?
Section titled ““Source MLS” gevraagd op een Seller: kan ik die leeg laten?”Nee, bij een Seller-lead is Source MLS standaard verplicht. Kies het portaal of de bron-platform waar de woning oorspronkelijk vandaan komt.