Portefeuillebeheer en MLS-hygiëne

Een portefeuille is geen statisch archief. Woningen worden toegevoegd, verkocht, ingetrokken, aangepast. Zonder structureel onderhoud vervuilt het: verkochte woningen op Kyero, listings zonder foto’s, beschrijvingen in één taal, ontbrekende GPS. Die vervuiling kost reputatie, leads en omzet.

Wanneer is dit relevant?

• Een koper meldt dat een woning niet meer beschikbaar is, pijnlijk
• Uw portaalstatistieken zijn vertekend door verkochte woningen
• Listings krijgen geen leads + u zoekt waarom

---

MLS-vervuiling: het onzichtbare probleem

Status in Tesoro komt niet overeen met publicatie op externe portalen. Meest voorkomend: verkocht/ingetrokken in CRM, nog op Kyero/Idealista/Fotocasa.

Waarom een probleem?

• Kopers reageren op niet-beschikbare woningen → frustratie + negatieve eerste indruk
• Portaalstatistieken vertekend → leads op verkochte woningen kosten tijd, geen waarde
• Portalen kunnen sanctioneren → sommige hanteren kwaliteitsscores. Vervuilde data = lagere score = lagere zichtbaarheid

View “MLS-status controle”

Instelling	Waarde
Filter	status = sold, rented, cancelled of off_market
Kolommen	Naam, status, MLS, publicatiedatum, agent

MLS-filter

Filterbaar per portaal: Kyero, Idealista, Fotocasa, Think Spain, Place in the Sun, Luxury Estate, Green Acres, Resales Online, Immovario, Spain Houses. Of operator “empty” voor woningen die nergens op staan.

Opruimproces

1. Selecteer view “MLS-status controle”. Alle niet-actieve woningen worden getoond.
2. Check MLS-kolom. Niet-beschikbare woningen met portaal-vermelding? → depubliceren.
3. Werk publicatie-instellingen bij. Open woning, verwijder portaalpublicaties. Eventueel display_on_website op nee.
4. Check Feed Manager in Settings → Feed Export, geen verouderde data?

Batch verwijderen

Tesoro ondersteunt mass actions. Meerdere woningen selecteren + delete-batch = soft-delete (herstelbaar via undo-delete-batch). Hard-delete-batch ook beschikbaar, onomkeerbaar.

---

Incomplete dossiers: onzichtbaar maar ondermijnend

Gepubliceerde woning zonder volledige informatie presteert ondermaats. Elk ontbrekend element = lagere kans op een lead.

Wat “incompleet” betekent

Element	Waarom
Foto’s	Woningen zonder = overgeslagen door kopers. Vallen niet op op portalen.
Meertalige beschrijvingen	Costa Blanca: kopers zoeken in EN, DE, FR, NL, ES. Eén taal mist groot deel markt.
GPS-coördinaten	Portalen + uw site gebruiken kaartweergaven. Zonder GPS = niet op kaart.
Basiskenmerken	Slaapkamers, badkamers, oppervlakte, kopers filteren hierop. Leeg = onzichtbaar in zoek.

Hoe vindt u incomplete dossiers?

Geen direct filter op “ontbrekende foto’s”. Wat wel:

1. Filter op status = active voor gepubliceerde woningen
2. Bekijk kolom web_views: 0 webviews na weken = waarschijnlijk incompleet
3. Open opvallende woningen + check media, beschrijvingen, locatie
4. Gebruik labels (resource_label_ids), maak label “Incompleet” aan + tag woningen + filter erop

Labels als werklijst

Labels niet alleen voor categorisatie. Actiemarkering. “Foto’s nodig” of “Vertaling ontbreekt” maakt van passieve lijst een takenlijst. Filter view erop = alle te-doen woningen op één scherm.

---

Mass actions: collectief handelen

Meerdere woningen tegelijk bijwerken, verwijderen of herstellen. Werkt op selectie vanuit overzicht.

Beschikbaar per resource

Resource	Batch-acties
Woningen	Soft-delete (batch), undo soft-delete (batch), hard-delete (batch)
Contacten	Update (batch), soft-delete (batch)
Leads	Update (batch), soft-delete (batch)
Deals	Update (batch), soft-delete (batch)

Plus Mass Edit voor velden zoals status, transactietype, makelaar, provincie, tags, labels.

Veelvoorkomende mass actions

• Sold-woningen depubliceren: selecteer, mass-edit status, of soft-delete batch
• Tags toevoegen voor workflow (bv. “Q4-prijsherzieningen”)
• Agent-herverdeling: Mass Edit Assign To bij teamwijziging
• Bulk-mail vanuit gefilterde lijst (zie Bulkacties)

---

Wekelijkse opschoonroutine

1. Vrijdag, MLS-status controle. View checken. Lege lijst = ideaal.
2. Verkochte/geannuleerde woningen depubliceren als ze nog op portalen staan.
3. Incomplete dossiers labelen voor maandag-actie door agents.
4. Mass action voor herstructurering, agent-toewijzing, tags, status-bulkupdates.
5. Feed Manager-feeds checken, partnerkantoren ontvangen de juiste woningen?

---

Strategische principes

• Schone portefeuille = professioneel imago: kopers reageren op vervuiling
• Labels zijn workflow-instrumenten: niet alleen categorieën
• Mass actions besparen uren: zelfs voor kleine teams
• MLS-hygiëne = doorlopend: wekelijks checken, niet maandelijks
• Incomplete dossiers zijn onzichtbaar tot u ze actief opspoort

---

Volgende stap

Views en filters strategisch inrichten Acht aanbevolen views + persoonlijke subfilters per agent.