Bezichtigingsverzoeken: van portaal tot CRM

Klant ziet een woning in het portaal, kiest 3 voorkeursdata, dient een verzoek in. Komt direct in uw CRM als meeting met status pending. U bevestigt of weigert. Op de dag van bezichtiging ontgrendelt de klant extra functies.

Wanneer is dit relevant?

• Een klant gebruikt het portaal en u wilt weten hoe verzoeken bij u terechtkomen
• U traint een teamlid in het afhandelen van portaal-bezichtigingsverzoeken
• U wilt e-mailsjablonen aanpassen die naar de klant gaan

---

Klantperspectief: bezichtiging aanvragen

1. Woning openen in portaal vanuit homepagina of woningfeed → tik Bezichtiging aanvragen.

2. Voorkeursdata kiezen: min 1, max 3. Datums in verleden onmogelijk. Geen duplicaten. Tekst legt uit dat makelaar contact opneemt.

3. Overzicht controleren: samenvatting van geselecteerde datums. Bij minder dan 3: optie om extra toe te voegen.

4. Bevestigen → verzoek verstuurd. Klant ziet bevestigingsdialoog: makelaar neemt contact op.

Bulk Viewing Request

Klant kan ook bezichtigingen aanvragen voor meerdere woningen tegelijk via deze functie. Eén set voorkeursdata wordt voor alle geselecteerde woningen verstuurd. Portaal verwerkt opeenvolgend + toont samenvatting.

Klant ziet zijn afspraken

Appointments-scherm in navigatiebalk onderaan. Drie tabbladen:

Tab	Inhoud
Upcoming	Bevestigd + start_date in toekomst
Recent	Verleden, of cancelled/rejected/completed
Unconfirmed	Pending, wacht op makelaar

Per afspraak ziet klant:

• Woningfoto + titel
• Voorkeursdata (preferred_date)
• Bevestigde datum + tijd (start_date), verschijnt pas bij bevestiging
• Prijs + Tesoro-referentienummer
• Statusbadge met kleur

Afspraak annuleren

Mag zolang status niet completed is. Tik Afspraak annuleren → bevestigingsdialog → status cancelled.

Afwijzen met actieve bezichtiging

Klant wil woning afwijzen terwijl er actieve bezichtiging loopt? Waarschuwing, eerst bezichtiging annuleren?

Bezichtiging starten op de dag

Knop Start bezichtiging wordt actief op de dag van bevestigde bezichtiging. Klik = status completed. Daarna ontgrendeld:

• Foto’s uploaden
• Notities schrijven
• Voice notes opnemen
• Beoordeling (1, 5 sterren)

Camera alleen op de dag

Buiten bezichtigingsdag is camerafunctie uitgeschakeld. Melding aan klant geeft datum aan.

---

Makelaarsperspectief: wat er in het CRM gebeurt

1. Afspraak verschijnt in CRM als meeting met type visit_location + categorie visit. Gekoppeld aan deal + klant als deelnemer. Eigenaar = makelaar toegewezen aan contact.

2. Notificatie: CRM-notificatie + push (indien aan) + email (sjabloon: Meeting Created By Portal User).

3. Voorkeursdata beoordelen: preferred_date zichtbaar op afspraakkaart. Status: pending.

4. Bevestigen of weigeren:

   • Kies een voorkeursdatum (of andere) als start_date
   • Status naar confirmed
   • Of: status naar rejected als geen optie past

5. Klant ontvangt update: email (sjabloon: Meeting Status Changed By Portal User) + statuswijziging direct in portaal.

Activiteitenlog

Elke actie, aanmaken, bevestigen, annuleren, voltooien, gelogd als activiteit op contact + deal.

---

Vijf afspraakstatussen

Status	Kleur	Wat
pending	Geel	Verzoek aangevraagd, makelaar nog niet gereageerd
confirmed	Groen	Bevestigd + definitieve datum gezet
completed	Groen	Bezichtiging plaatsgevonden (auto bij bevestigd + datum in verleden, of klant klikt Start bezichtiging)
cancelled	Rood	Geannuleerd door klant of makelaar
rejected	Rood	Door makelaar afgewezen

Bezocht-status

Woning is “bezocht” als: completed-afspraak bestaat, of confirmed-afspraak in verleden, of visited_date handmatig gezet op deal. Bepaalt of klant beoordelings + fotofuncties kan gebruiken.

---

Notificaties: wanneer wat

Moment	Ontvanger	Type
Klant vraagt aan	Makelaar	CRM-notificatie + push + email (Meeting Created By Portal User)
Makelaar bevestigt	Klant	Email (Meeting Status Changed By Portal User) + portaal-update
Makelaar weigert	Klant	Email + portaal-update
Klant annuleert	Makelaar	CRM-notificatie + push + email

Sjablonen aanpasbaar

Email-sjablonen bewerkbaar via Settings → Email Templates: zoek op Meeting Created By Portal User en Meeting Status Changed By Portal User.

---

Agenda-integratie

.ics-download (klant)

Vanuit afspraakdetail in portaal: Toevoegen aan agenda → download .ics-bestand. Compatible met Google Calendar, Apple Calendar, Outlook.

Bevat:

• Titel: woningnaam + “Property Viewing”
• Datum + tijd: start_date of eerste voorkeursdatum bij onbevestigd
• Duur: 1 uur standaard
• Locatie: adres woning
• Beschrijving: woningnaam, prijs, referentienummer, adres, eventuele site-link
• Herinnering: alarm 30 min vooraf
• Status: CONFIRMED of TENTATIVE

Agenda-sync (CRM)

Bij aanmaken/bijwerken afspraak: auto-event aangemaakt via CalendarMeetingEventObserver. Verschijnt in agenda van makelaar als agenda-integratie actief.

---

Veelgestelde vragen

Onbeperkt bezichtigingen aanvragen?

Ja, geen limiet. Elke aanvraag = aparte afspraak in CRM.

Klant kiest geen datum die past?

U stelt zelf een andere start_date in + status op confirmed. Klant ziet nieuwe datum in portaal. Tip: telefoon of email contact opnemen vooraf.

Klant kan opnieuw aanvragen na annulering?

Ja, via woningdetailpagina nieuw verzoek. Wordt nieuwe afspraak.

Cameraknop niet zichtbaar?

Check: afspraak confirmed? Datum vandaag? Anders: eerst bevestigen of wachten op de dag.

---

Volgende stap

Portaalgebruikers beheren Accounts aanmaken vanuit CRM of via zelfregistratie.