Bulkacties: meerdere records tegelijk bijwerken

Een veld bij één woning wijzigen is een klik. Bij vijftig woningen wordt het werk. Bulkacties doen die vijftig in één handeling. Welke bulkacties beschikbaar zijn verschilt per entiteit, woningen hebben het volste pakket, contacten en leads alleen Mass email.

Wanneer gebruikt u dit?

• 30 leads een campagne-mail sturen
• 50 woningen tegelijk een statuswijziging geven
• Alle bedrijven uit één regio in één keer een nieuwe Preferred communication toewijzen
• 40 woningbeschrijvingen tegelijk laten vertalen door AI
• 25 woningen op een MLS-portaal posten in één actie

Hoe het werkt: drie stappen

1. Open de lijstweergave van Properties, Deals, Relations, Projects, Contacts of Leads. Bij Deals: schakel eerst over naar de tabel-weergave (icoon rechtsboven), Deals opent standaard in Kanban.

2. Vink records aan via de checkboxes links. Het selectievak in de kolomkop selecteert de hele zichtbare pagina.

3. De bulkactie-werkbalk verschijnt boven de tabel zodra er één of meer records geselecteerd zijn. Welke knoppen u ziet hangt af van de entiteit (zie hieronder per entiteit). Het aantal staat tussen haakjes in elke knop, bijvoorbeeld Mass Edit (20).

Controleer het aantal vóór u Save klikt

Het aantal staat naast elke actieknop. Bij 50 leads bedoelt u écht 50? Eén check voorkomt dure ongelukken.

---

Beschikbaar per entiteit

Welke bulkacties verschijnen verschilt per overzicht. Onderstaande tabel is gevalideerd in de live CRM op 2026-05-23.

Entiteit	AI	Mass Edit	Actions	Mass email	Delete
Properties	✓	✓	✓	.	✓ (soft + Undo)
Deals	.	✓	.	✓	.
Relations	.	✓	.	✓	✓ (hard)
Projects	.	✓	.	.	.
Contacts	.	.	.	✓	.
Leads	.	.	.	✓	.

Contacten en Leads hebben geen Mass Edit op de lijst

Voor losse Mass Edit-style aanpassingen op contacten of leads opent u het record en bewerkt u het daar. Mass email is voor beide wel beschikbaar.

---

Properties: vier bulkactie-knoppen

Klik om te vergroten

Na selectie verschijnen vier knoppen: AI, Mass Edit, Actions en Delete.

Mass Edit

Klik Mass Edit (n). Een dialog opent met een Select field dropdown.

Klik om te vergroten

De Mass Edit dropdown voor woningen toont acht velden, in sentence-case.

Acht velden beschikbaar:

Veld in CRM	Wat
Status	Draft, Active, Sold, Rented, Under Offer, …
Interest status	Interested / Not interested
Show on website	Aan / uit
Labels	Workflow-labels toewijzen
Location	Stad
Assign to	Andere makelaar als eigenaar
Tag	Hashtags toevoegen (additief, bestaande blijven)
Province	Provincie

Kies een veld, vul de nieuwe waarde in via de tweede dropdown rechts, en klik Save.

Actions

Klik Actions (n). Een dialog opent met Select an action dropdown. Niet drie aparte knoppen, maar één dropdown met drie opties:

Optie in CRM	Wat
MLS - Post to	Publiceer de selectie naar één of meer portalen (Kyero, Idealista, Fotocasa, …)
MLS - Remove	Halen weg uit één of meer portalen
Assign to deal	Koppel de woningen aan een bestaande deal

Kies een optie, vul aan, en klik Save.

AI-functies zitten in een aparte knop

Translate description en Rewrite description vindt u onder de AI-knop, niet onder Actions. Zie hieronder.

AI

Klik AI (n). Een dialog opent met Select an action dropdown. Twee opties:

• Translate description: vertaalt de beschrijvingen van de geselecteerde woningen naar één of meer talen
• Rewrite description: laat AI de beschrijvingen herschrijven in dezelfde taal

Na kiezen verschijnt een prompt-sjabloon-kiezer en taalvelden. AI-verwerking loopt asynchroon op de achtergrond, met aparte voortgangsnotificaties.

Meer hierover: AI-beschrijvingen vertalen en herschrijven.

Delete

Klik Delete (n). Bevestig de actie. Woningen worden soft-deleted, een Undo-melding verschijnt direct na de actie, en verwijderde woningen blijven terugvindbaar via de “Deleted properties”-toggle in de filters.

Delete wordt grijs bij Draft of Removed by feed

Bevat uw selectie woningen met andere statussen? Dan is Delete uitgeschakeld. Wijzig eerst de status, of selecteer alleen de toepasselijke woningen.

---

Deals: schakel eerst naar tabel-weergave

Deals opent standaard in Kanban. Met de tabel-icoon rechtsboven (naast het kanban-icoon) schakelt u naar de lijstweergave waar checkboxes en bulkacties beschikbaar zijn.

Mass Edit

Klik Mass Edit (n). Drie velden beschikbaar:

Veld in CRM	Wat
Closing date	Verwachte sluitingsdatum
Assign to	Andere makelaar
Tag	Hashtags toevoegen

Mass email

Beschikbaar wanneer een sjabloon kan worden toegepast en de contactpersonen e-mailadressen hebben. Zie Mass email-flow hieronder.

---

Relations: vier velden + Mass email + Delete

Klik om te vergroten

Mass Edit voor relations toont vier velden.

Mass Edit

Veld in CRM	Wat
Preferred communication	Voorkeurskanaal (email / phone / WhatsApp)
Status	Status van de relatie
Credit terms	Betalingsvoorwaarden
Tag	Hashtags toevoegen

Mass email

Zie Mass email-flow.

Mass Delete

Relations is de enige entiteit met directe Mass Delete (zonder soft-delete + Undo). Wees voorzichtig: verwijdering is direct definitief.

---

Projects: drie velden

Mass Edit

Veld in CRM	Wat
Availability	Beschikbaarheidsstatus
Type	Projecttype
Tag	Hashtags toevoegen

Geen Mass email of Mass Delete voor projects.

---

Contacts en Leads: alleen Mass email

Klik om te vergroten

Voor Contacts en Leads is na selectie alleen Mass email beschikbaar.

Voor losse veldwijzigingen op meerdere contacten of leads opent u elk record afzonderlijk. Of u gebruikt:

• Voor leads: een nieuwe agent toewijzen via Mass Edit op deals na conversie naar deal
• Voor contacten: rolwijziging via de detailpagina

Mass email-flow

Beschikbaar voor leads, contacten, deals en relations.

1. Selecteer de records in de lijst.

2. Klik de oranje knop Mass email (n) in de bulkactie-werkbalk.

3. Kies een e-mailsjabloon uit de bibliotheek. Filter op naam of groep.

4. Preview via de Preview-knop, het sjabloon is ook bewerkbaar in dat venster.

5. Controleer de ontvangers: aantal + namenlijst zichtbaar (tot 8, met +N-knop voor de rest).

6. Kies de afzender (welk teamlid stuurt).

7. Kies verzendmoment:

   • Now: direct versturen
   • Later: plan datum/tijd/tijdzone

8. Send of Schedule.

Dagelijkse limiet: 1.000 e-mails per gebruiker

De teller is zichtbaar in het mass-email-venster. Bij limiet bereikt is de verzendknop grijs tot de volgende dag.

---

Wat gebeurt er achter de schermen

Synchroon vs asynchroon

• Kleine bulks (≤ 10 records): direct verwerkt, u ziet de bevestiging meteen
• Grote property-bulks (> 10 woningen): asynchroon op de achtergrond, in blokken van 10
  • U krijgt direct een bevestiging dat de taak is gestart
  • Notificatie verschijnt zodra alle blokken klaar zijn
  • Succes- en foutmelding gescheiden, fouten zijn per woning gedetailleerd

Individuele verwerking

Bij grote bulks worden records onafhankelijk verwerkt. Een fout bij woning 3 stopt niet de overige woningen. U krijgt achteraf een gespecificeerde lijst: wat lukte, wat niet, en waarom.

AI- en Actions-bulks lopen apart

Translate / Rewrite description (via AI-knop) en MLS Post/Remove + Assign to deal (via Actions-knop) krijgen eigen voortgangsnotificaties, onafhankelijk van Mass Edit.

---

Schrijfwijzen uniformeren: afwijkende waarden consolideren

Eén plaats, vier schrijfwijzen. Klassieke Costa-Blanca-ergernis: Javea, Jávea, Xàbia en Javea/Xàbia staan door elkaar in uw portefeuille, Spaanse, Valenciaanse en Engelstalige varianten op dezelfde stad. Vaak is het niet eens uw schuld: XML-feeds van collega-makelaars brengen hun eigen schrijfwijze mee, en die wordt één-op-één in uw portefeuille gezet. Het gevolg: filters werken niet goed, statistieken kloppen niet, MLS-portalen krijgen inconsistente data en uw website toont dezelfde plaats vier keer in de stedenlijst.

Met filter + Mass Edit lost u dit op in seconden. Filter op een afwijkende schrijfwijze, selecteer alles, Mass Edit naar de canonical waarde, save. Doe dat per variant en u bent klaar.

In de video hierboven ziet u dezelfde flow toegepast op Alfaz del Pi: een typisch geval met meerdere geldige schrijfwijzen (met en zonder í, met en zonder spaties). Aan het einde van de demo ziet u de notificatie “City successfully updated for 7 properties”, Tesoro werkt records onafhankelijk op de achtergrond af en bevestigt het resultaat zodra het klaar is.

Wanneer doet u dit?

• Javea / Jávea / Xàbia / Javea/Xàbia: vier varianten van dezelfde stad door elkaar
• Provincienamen variëren (“Alicante” vs “Alacant” vs “ALC”)
• Tags zoals “luxury” en “Luxury” en “lux” wijzen naar hetzelfde concept maar werken als drie aparte tags
• Een teamlid heeft per ongeluk een typefout in 20 woningen gemaakt

Voorbeeld: Javea op één schrijfwijze brengen

U kiest een canonical waarde, bijvoorbeeld Jávea (Spaanse spelling, meest gebruikt). De andere drie varianten gaat u daarheen consolideren. Doe het stap voor stap, één variant per keer.

1. Open Properties en filter op Location = “Javea” (zonder accent, de Engelstalige variant). Alleen records met die schrijfwijze verschijnen, stel dat het er 8 zijn.

   Klik om te vergroten

   Stap 1: filter op de afwijkende variant 'Javea' toont alle records met die schrijfwijze.

   

2. Selecteer alle records via het selectievakje boven de kolomkop. De bulkactie-werkbalk verschijnt met het aantal: Mass Edit (8).

   Klik om te vergroten

   Stap 2: bulkactie-werkbalk bevestigt dat alle 8 records geselecteerd zijn.

   

3. Klik Mass Edit en kies veld Location uit de dropdown. Een tweede dropdown verschijnt met uw bestaande locatielijst.

   Klik om te vergroten

   Stap 3: kies veld Location en selecteer de canonical waarde uit de dropdown.

   

4. Selecteer “Jávea” (met accent, uw canonical) en klik Save. Alle 8 records krijgen direct de gecorrigeerde waarde.

5. Herhaal voor de overige varianten: “Xàbia” en “Javea/Xàbia”, telkens met dezelfde flow: filter → select all → Mass Edit Location → “Jávea” → Save.

6. Verifieer door uw locatielijst te bekijken: alleen “Jávea” zou er nog moeten staan, niet meer de oude varianten.

Werkt voor elk Mass Edit-veld

Dezelfde flow werkt voor: Province, Status, Assign to, Labels, Tag. Algemene techniek voor data-uniformiteit op alle Mass Edit-velden, niet beperkt tot locaties.

Welke schrijfwijze kiest u als canonical?

Voor Costa Blanca-steden met meerdere namen: kies de variant die op uw portalen het meest wordt gezocht. Jávea (Spaans) wordt op Idealista en Fotocasa vaker getypt dan Xàbia. Voor een bilingue presentatie kunt u ook Jávea/Xàbia kiezen, maar wees consistent. Het is uw beslissing, niet die van het systeem.

Belangrijke aandachtspunten

• Filter altijd eerst, selecteer daarna. Een onbedoelde selectie die u op “Jávea” zet terwijl de records eigenlijk in Dénia liggen, is pijnlijk om terug te draaien.
• Test met een kleine set. Filter zo strikt dat u 5 records ziet, doe Mass Edit, controleer. Pas daarna op 200 records.
• Wijzigingsgeschiedenis blijft intact. Elke Mass Edit wordt gelogd: wie, wanneer, van welke waarde naar welke.
• Mass Edit verandert een veldwaarde, geen records. Het voegt geen duplicate-records samen. Voor échte duplicaat-contacten of -relaties moet u de overbodige handmatig identificeren en verwijderen.

---

Vijf tips uit de praktijk

• Filter eerst, selecteer daarna. Gebruik filters om de juiste set te tonen voor u op de selectievakjes klikt. Voorkomt verkeerde records bewerken.
• Sla weergaven op. Werkt u regelmatig met dezelfde groep (bv. “alle woningen in Moraira”)? Bewaar de filterset als view.
• Tags zijn additief. Bij Tag via bulkactie worden nieuwe tags toegevoegd aan bestaande, niet vervangen.
• Status-validatie blokkeert ongeldige combinaties. Alleen Active-woningen kunnen als MLS-prime worden ingesteld; het systeem weigert ongeldige combinaties automatisch.
• Plan mass-mails buiten piekuren. Verstuurkans en lees-rate hoger bij ‘09:00 dinsdag’ dan ‘vrijdag 17:00’.

---

Volgende stap

Weergaven en filters Sla terugkerende selecties op als view, bulkacties beginnen bij een goede filter.