Afspraken en taken: uw werkdag plannen
Twee bouwstenen voor uw werkdag: afspraken (bezichtigingen en vergaderingen) en taken (actiepunten en opvolging). Beide horen bij een specifiek record, contact, lead, deal of woning, zodat de context altijd meekomt.
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Een lead vraagt om een bezichtiging, u plant ’m direct
- Een collega moet een klant terugbellen, u maakt de taak voor haar aan
- Een team-vergadering om de pipeline door te lopen
- Online afspraak met een Engelse koper, Zoom-link bij de afspraak
Twee soorten items
Section titled “Twee soorten items”| Afspraken (Meetings) | Taken (Tasks) | |
|---|---|---|
| Waarvoor | Bezichtigingen, vergaderingen | Actiepunten, opvolging, herinneringen |
| Heeft tijd | Ja, start en eind | Alleen deadline (due date) |
| Heeft deelnemers | Ja, meerdere contacten | Nee, aan één teamlid toegewezen |
| Verschijnt in kalender | Ja | Nee (wel in Activities-overzicht) |
Afspraken plannen
Section titled “Afspraken plannen”Vijf typen in twee categorieën
Section titled “Vijf typen in twee categorieën”| Type | Categorie | Verplicht veld |
|---|---|---|
| Visit location | Visit | Location (adres of woning) |
| Virtual visit | Visit | Online call URL |
| Meeting in office | Meeting | Location |
| Meeting outside office | Meeting | Location |
| Online meeting | Meeting | Online call URL |
Een afspraak maken
Section titled “Een afspraak maken”-
Open het record: contact, lead, deal of woning waarvoor u plant.
-
Klik tabblad Meetings.
-
Klik op de aanmaakknop: zijpaneel opent met het formulier.
-
Vul de gegevens in:
Veld Verplicht Toelichting Title Ja 3-100 tekens Description Ja 3-8.000 tekens Category Ja Visit of Meeting Type Ja Een van de 5 typen Owner Ja Het teamlid dat de afspraak voert Start date Nee Begintijd End date Nee Eindtijd Location Conditioneel Verplicht bij fysieke typen Online call URL Conditioneel Verplicht bij virtuele/online typen Property Nee Koppel een specifieke woning Participants Nee Voeg contacten toe als deelnemers Private Nee Privé-afspraak, alleen owner ziet ’m -
Save klikken (of
Ctrl+S/Cmd+S).
Vijf statussen voor een afspraak
Section titled “Vijf statussen voor een afspraak”| Status | Wanneer |
|---|---|
| Pending | Net aangemaakt, wacht op bevestiging |
| Confirmed | Door alle partijen bevestigd |
| Rejected | Geweigerd |
| Cancelled | Geannuleerd |
| Completed | Heeft plaatsgevonden |
Filter de Meetings-lijst op status via het dropdown bovenaan.
Taken aanmaken
Section titled “Taken aanmaken”Taken zijn actiepunten voor uzelf of een teamlid, geen tijdsblok, alleen een deadline.
-
Open het record: contact, lead, deal of woning.
-
Klik tabblad Tasks.
-
Klik op de aanmaakknop: zijpaneel opent.
-
Vul de gegevens in:
Veld Verplicht Toelichting Title Ja 3-100 tekens Description Ja 3-8.000 tekens Due date Ja Deadline Assigned to Ja Het teamlid dat de taak uitvoert Priority Nee Urgentie Status Nee Voortgang -
Save klikken (of
Ctrl+S).
Drie taakstatussen
Section titled “Drie taakstatussen”| Status | Betekenis |
|---|---|
| To do | Nog niet gestart |
| In progress | Wordt aan gewerkt |
| Done | Voltooid |
Filter de Tasks-lijst op Status en Priority via de dropdowns. Klik op een taak om te bewerken, wijzigingen worden direct opgeslagen en verschijnen in de tijdlijn.
Teamleden mentionen
Section titled “Teamleden mentionen”Zowel in afspraak- als taakbeschrijvingen kunt u collega’s mentionen. Typ @ + naam → collega krijgt een notificatie. Geen extra e-mail nodig.
Waar verschijnen afspraken en taken?
Section titled “Waar verschijnen afspraken en taken?”| Plek | Wat |
|---|---|
| Tabblad Meetings / Tasks op het record | Lijst voor dit ene record |
| Activiteiten-tijdlijn | Kaart met “Meeting Created” / “Task Created” |
| Activities-overzicht | Lijst + kanban over alle records |
| Kalender | Alleen afspraken (taken hebben geen tijdblok) |