Deals aanmaken en beheren

Een deal opent u in seconden: type kiezen, naam invullen, makelaar toewijzen, status kiezen. De rest (woningen koppelen, communicatie loggen, voortgang door pipeline) gebeurt op de detailpagina.

Wanneer gebruikt u dit?

• Een gekwalificeerde lead converteert: u maakt direct de deal aan
• U beheert 20 lopende deals en moet er één naar Offer verplaatsen
• U importeert deals uit een spreadsheet bij overstap van een ander CRM

---

Het deals-overzicht

In de zijbalk klikt u op Deals. U landt op het bord (kanban-weergave) met fasekolommen.

Klik om te vergroten

Het deals-bord met BUYER/OWNER toggle bovenaan en de paarse Add deal-knop rechtsboven.

Belangrijk in deze balk:

• BUYER / OWNER toggle: schakelt tussen koper-deals (Buy/Rent) en verkoper-deals (Sell/Rent out)
• Select view: bewaarde filterweergaven
• Filter (trechtericoon): filtert op makelaar, type, fase, …
• Add deal (rechtsboven, paars): split-button met dropdown-pijl. Klik op de knop opent het form. Klik op het pijltje toont menu: Add deal + Import

---

Drie manieren om een nieuwe deal te starten

Manier	Werkt zo
Add deal-knop	Rechtsboven het bord. Opent het zijpaneel direct.
+ in een fasekolom	Naast iedere kolomtitel staat een +-icoon. Klikt u erop, dan opent het form met die fase als startstatus.
Sneltoets	Cmd+K (macOS) / Ctrl+K (Windows/Linux).
Auto bij lead-conversie	Tijdens lead-conversie aanvinken: Create deal from contact. Zie Leads converteren.

---

Het deal-formulier

Het paneel opent met de header Add deal. Velden met een rood sterretje zijn verplicht.

Klik om te vergroten

Het Add deal-paneel. Bovenste blok is de deal-info, daaronder de Property Details voor zoekcriteria.

1. Deal type (verplicht). Vier opties: Buy, Sell, Rent, Rent out.

   Type is permanent na aanmaken

   Het type kunt u na opslaan niet meer wijzigen. Heeft u zich vergist? Verwijder de deal en maak een nieuwe aan.

2. Assign to (verplicht). Standaard uzelf. Kies een collega om de deal te delegeren.

3. Closing date (optioneel). Streefdatum waarop u verwacht te sluiten.

4. Name (verplicht, 1 t/m 100 tekens). Verschijnt in lijsten en op de bordkaart. Voorbeelden: Buy - Apartment - Marbella - 500.000 - Jan de Vries.

5. Status (verplicht). De startfase. Voor een nieuwe Buy- of Rent-deal mag u in de praktijk alleen kiezen uit Knowing Property, First Visit, Multiple Visits. Voor Sell of Rent out kunt u elke fase als startwaarde kiezen.

   Het dropdown toont meer dan u mag kiezen

   De Status-dropdown laat alle pipeline-fases zien, óók de fases waar een nieuwe Buy/Rent-deal niet mag beginnen. Probeert u er toch een te kiezen? Het systeem weigert bij opslaan met “For new deals, the status [X] is not allowed”.

6. Deal value (verplicht). Numeriek bedrag in euro. Verschijnt op bordkaarten en wordt getotaliseerd per kolom.

7. Contacts (optioneel, meerdere mogelijk). Klik het persoon-icoontje rechts en kies één of meer contacten. De eerste wordt het hoofdcontact (toont op de bordkaart).

8. Property Details (zoekcriteria voor woningen):

   Veld	Toelichting
   Type	Property-type, multi-select, verplicht
   Location	Vrije-tekst of gebied-zoeker
   Bedrooms / Bathrooms	Dropdowns
   Price range	Min en max (verplicht, ≥ 1, Max ≥ Min)
   Construction Size (m²)	Min en max bereik
   Tags criteria	Selecteer hashtags die de woning moet hebben
   Condition	Bv. Brand New, Good, Needs Renovation
   New Construction	Filter op nieuwbouw
   Views	Bv. Sea View, Mountain View

9. Advanced Prescient Criteria (onderaan). Optionele extra filters via Select attribute + Select operator. Hiermee verfijnt u de auto-match voor deze deal nog verder.

10. Druk Cmd+S / Ctrl+S of klik Submit.

Klik om te vergroten

De onderkant van het formulier: extra Property Details + Advanced Prescient Criteria.

---

Het deal-bord

Klik om te vergroten

Iedere kolom is een pipeline-fase. Bovenin staat de totaalwaarde van alle deals in die kolom.

Per kolom ziet u:

• Kolomtitel + totaalwaarde (som van alle deal values in die kolom)
• + icoon: maakt een deal aan met deze fase als startstatus
• Deal-kaarten met:
  • Type + property-criteria (Buy - Apartment, Villa - Xàbia …)
  • Assigned agent
  • Hoofdcontact
  • Deal value
  • Closing date
  • Snelactie-icoontjes (bellen, mail, taak, agenda)

Sleep een kaart tussen kolommen om de status te wijzigen.

---

De detailpagina

Klik om te vergroten

De detailpagina: voortgangsbalk bovenaan, deal-gegevens links, tabs voor activiteit/woningen/contacten rechts.

Indeling:

• Bovenbalk: Created/Updated-datum, Back to overview, Edit, en pijl-navigatie naar de vorige/volgende deal.
• Voortgangsbalk: klikbare stappen Knowing Property → First Visit → Multiple Visits → Offer → Reservation → 10% Contract → Signing DEED → Lost → Won.
• Linker zijbalk: deal-titel, Deal Value, Closing Date, actie-icoontjes (bellen, mail, edit, agenda, taak, bestand), Deal Details (Property Type, Bedrooms, Bathrooms, Location, Price Range, Assigned agent, Tags).
• Tabs rechts: Activities · Details · Contact Info · Properties · Tasks · Notes · Emails · Calls · Whatapp · Meetings.

---

Status wijzigen: drie manieren

Bord: slepen

Sleep een dealkaart tussen kolommen. Direct opgeslagen. Bij Won: confetti-animatie.

Voortgangsbalk

Op de detailpagina klikt u op een pijlvormige stap in de voortgangsbalk. Direct opgeslagen.

Edit-form

Klik Edit rechtsboven (of Cmd+E / Ctrl+E) en kies een andere Status in het dropdown.

Buy/Rent restrictie: minstens één Approved woning

Voor een Buy of Rent deal moet er minstens één gekoppelde woning op status Approved staan voordat u naar Offer, Reservation, 10% Contract, Signing DEED of Won mag. Anders verschijnt een toast: “A deal must have at least one Approved property to advance its progress in the Offer phase.”

Ga eerst naar tab Properties, sleep een woning naar Approved, en probeer dan opnieuw.

Klik om te vergroten

De toast die verschijnt wanneer u te vroeg naar Offer probeert te gaan zonder Approved-woning.

---

Woningen aan een deal koppelen

Klik tab Properties. U ziet een mini-kanban met deze kolommen (woning-status binnen deze deal):

Klik om te vergroten

De Properties-tab: woningen verdeeld over zeven statuskolommen.

Status	Wat
Preselect	Automatisch voorgeselecteerd door de match-engine. Eerste pool.
Rejected by Agent	Door u uitgesloten (past niet).
Proposed	Gepresenteerd aan de klant.
Pending	Klant overweegt nog.
Interested	Klant heeft interesse getoond.
Approved	Klant heeft goedgekeurd. Vereist voor Offer en verder.
Rejected	Klant heeft afgewezen.

Sleep een woningkaart tussen kolommen om de status te wijzigen. Of klik op de actie-knoppen Reject / Propose onderaan een kaart.

Client Portal-gebruikers

Klanten met toegang tot het Client Portal kunnen woningen alleen tussen Pending, Interested en Rejected verplaatsen. Niet naar Preselect, Proposed, Approved of Rejected by Agent.

---

Contacten en belanghebbenden

Twee typen personen aan een deal (tab Contact Info):

• Contacten: koper(s), verkoper(s), huurder(s), verhuurder(s). Eén is hoofdcontact (toont op de bordkaart).
• Belanghebbenden: advocaten, notarissen, medekopers, andere derden.

Rollen die u kunt toewijzen:

Rol	Wat
Main	Hoofdcontact van deze deal
Buyer	Kopende partij
Seller	Verkopende partij
Stakeholder	Derde betrokken partij

Eén persoon, één lijst

Een contact-ID kan niet tegelijk als contact én als belanghebbende voorkomen op dezelfde deal.

---

Activiteiten en communicatie

Per deal beschikbaar via de tabs:

• Activities: tijdlijn van alles wat gebeurde
• Details: alle dealvelden in lees-formaat
• Tasks: taken toewijzen aan team
• Notes: interne aantekeningen
• Emails: opstellen + tracking
• Calls: gespreksregistratie (Twilio voor live calls)
• Whatapp: bij geconfigureerde WhatsApp-integratie
• Meetings: afspraken + bezichtigingen

Op de bordkaarten staan ook snelactie-icoontjes voor de meestgebruikte items. Direct vanuit het bord doorklikken.

---

Een deal bewerken

1. Vanuit de lijst: hover op de kaart, klik het potlood-icoontje. Of vanaf de detailpagina: klik Edit rechtsboven (of Cmd+E / Ctrl+E).
2. Wijzig velden. Deal type blijft gelocked, Contacts beheert u via de tab Contact Info.
3. Druk Cmd+S / Ctrl+S of klik Update.

Niet-opgeslagen wijzigingen

Wegnavigeren met openstaande edits geeft een waarschuwing. Esc sluit het paneel zonder opslaan.

---

Deals importeren

Beschikbaar voor admins. Open de Add deal-dropdown rechtsboven en kies Import.

1. Upload CSV/spreadsheet.
2. Kolommen mappen aan Tesoro-velden.
3. Status-mapping is automatisch: “Active” / “New” / “Open” → Knowing Property; “Closed Won” / “Sold” → Won.
4. Verify & Import.

---

Deals verwijderen

Type	Effect
Soft delete	Niet zichtbaar in lijsten. Herstelbaar binnen de tijdsperiode in Settings.
Hard delete	Permanent. Alle gekoppelde data weg, niet herstelbaar.

---

Sneltoetsen

Toets	Actie
Cmd+K / Ctrl+K	Nieuw deal-form openen
Cmd+S / Ctrl+S	Opslaan
Esc	Paneel sluiten zonder opslaan
Cmd+E / Ctrl+E	Bewerkmodus op detailpagina

---

Veelgemaakte fouten

”Deal type cannot be changed”

U probeerde het type van een bestaande deal te wijzigen. Dat mag niet. Verwijder de deal en maak een nieuwe aan met het juiste type.

”A deal must have at least one approved property”

Buy- of Rent-deal naar Offer (of verder) zonder Approved-woning. Ga naar tab Properties, sleep één woning naar Approved, en probeer opnieuw.

”For new deals, the status [X] is not allowed”

U probeerde een nieuwe Buy- of Rent-deal direct in Reservation, 10% Contract, of Won te starten. Begin bij Knowing Property, First Visit of Multiple Visits.

---

Volgende stap

Pipeline-fases: elke stap uitgelegd Wat elke fase betekent, voortgangsregels, het bord effectief gebruiken.