Rotting: deals die aandacht nodig hebben
Een deal gaat zelden verloren door één grote fout. Meestal valt hij stil: u belt een paar weken niet, er staat geen volgende afspraak, en de klant kiest een ander kantoor. Vanaf versie 1.30.0 houdt Tesoro dit voor u in de gaten met de Rotting-score.
“Rotting” is Engels voor “rotten”. Een deal die “rot”, ligt stil en dreigt verloren te gaan. De score loopt van 0 (gezond) tot 100 (de deal ligt al lang stil). Zo ziet u in één oogopslag welke deals u vandaag moet oppakken.
Wanneer is dit relevant?
Section titled “Wanneer is dit relevant?”- U wilt elke ochtend weten welke klanten u moet bellen
- U heeft veel lopende deals en verliest het overzicht
- Een deal staat bewust even stil, bijvoorbeeld omdat de klant op vakantie is
- U bent beheerder en wilt bepalen hoe streng Tesoro deals beoordeelt
De drie niveaus
Section titled “De drie niveaus”| Score | Niveau in Tesoro | Wat het betekent |
|---|---|---|
| 0 tot 39 | Healthy | De deal loopt. U hoeft niets te doen. |
| 40 tot 69 | Needs attention | Er begint iets te haperen. Plan een volgende stap. |
| 70 tot 100 | Rotting | De deal ligt stil. Neem vandaag contact op. |
Op het dealbord ziet u bij deze deals een waarschuwingsdriehoekje op de kaart: oranje bij Needs attention, rood bij Rotting. Gezonde deals krijgen geen driehoekje. Beweegt u de muis over het driehoekje, dan ziet u de score en de redenen, bijvoorbeeld Rotting 55 — No next step planned · No contact for 7 days.
Met de knop Needs attention boven het bord ziet u alleen deze deals, de slechtste bovenaan. Meer over het bord leest u in Pipeline-stages en het dealbord.
Waar let de score op?
Section titled “Waar let de score op?”Tesoro kijkt naar vijf punten. Elk punt telt een aantal punten op bij de score.
| Punt in Tesoro | Vraag | Wanneer telt het mee? |
|---|---|---|
| Next step | Staat er een volgende stap gepland? | Er staat geen toekomstige afspraak, gepland telefoongesprek of taak van het type Contact of Follow-up op de deal. |
| Recent contact | Heeft u onlangs contact gehad? | Hoe langer geleden uw laatste gesprek, WhatsApp-bericht of e-mail, hoe meer punten. |
| Time in status | Beweegt de deal nog? | De deal staat al een aantal werkdagen in dezelfde stage. Hoe dichter bij het maximum van die stage, hoe meer punten. |
| Open actions | Liggen er taken of gesprekken achter? | Een open taak of een gepland gesprek op de deal is over de datum. |
| Closing date | Is de sluitingsdatum voorbij? | De sluitingsdatum is verstreken én het contact is stilgevallen. |
Next step: een volgende stap
Section titled “Next step: een volgende stap”Dit weegt het zwaarst. Een deal blijft gezond zolang er iets gepland staat met de klant. Dat kan zijn:
- een afspraak (meeting) op de deal in de toekomst
- een gepland telefoongesprek, bijvoorbeeld een terugbelafspraak
- een taak op de deal van het type Contact of Follow-up
Een taak van het type Research of Admin telt hier niet mee. Uitzoekwerk op kantoor is nuttig, maar de klant merkt er niets van. Hoe u het taaktype kiest, leest u in Afspraken en taken.
Recent contact: het laatste contact
Section titled “Recent contact: het laatste contact”Tesoro telt echte contactmomenten met de klant:
- telefoongesprekken die hebben plaatsgevonden
- WhatsApp-berichten, zowel van u als van de klant
- e-mails met de contacten van de deal
Een notitie of een taak op kantoor telt hier niet als contact. Het aantal punten groeit met het aantal dagen sinds het laatste contact. Na de ingestelde periode (standaard 14 dagen) telt dit punt volledig mee.
Heeft u nog nooit contact vastgelegd? Dan telt dit punt niet mee. U krijgt dan wel een tip in het uitlegpaneel: leg uw contact vast, zodat de score klopt.
Time in status: te lang in dezelfde stage
Section titled “Time in status: te lang in dezelfde stage”Heeft een stage een maximum aantal dagen, dan telt Tesoro de werkdagen (maandag tot en met vrijdag) dat de deal in die stage staat. Hoe dichter bij het maximum, hoe meer punten. De eerste dagen telt dit nog niet mee. Dat minimum stelt een beheerder in bij Settings > Deal Settings onder Minimum days (standaard 3).
Heeft de stage geen maximum, dan telt dit punt niet mee. Het maximum per stage stelt een beheerder in. Zie Pipelines instellen.
Open actions: achterstallige taken en gesprekken
Section titled “Open actions: achterstallige taken en gesprekken”Staat er op de deal een open taak of een gepland gesprek waarvan de datum voorbij is? Dan telt dit mee. Hier telt elke open taak, ongeacht het type.
Closing date: sluitingsdatum voorbij
Section titled “Closing date: sluitingsdatum voorbij”Is de sluitingsdatum van de deal voorbij en is het contact stilgevallen, dan komen er extra punten bij:
| Sluitingsdatum verstreken | Extra punten |
|---|---|
| Minder dan 30 dagen | 3 |
| 30 tot 180 dagen | 5 |
| 180 dagen of meer | 10 |
Heeft u nog wel recent contact met de klant? Dan telt een verstreken sluitingsdatum niet mee. Tesoro gaat er dan van uit dat u het met de klant bespreekt.
Welke deals krijgen geen score?
Section titled “Welke deals krijgen geen score?”- Gewonnen en verloren deals. Die zijn afgerond.
- Deals in een stage die de woning vastlegt, zoals Reservation of een contractfase. Vanaf dat moment loopt het proces bij de notaris en de klant, en telt de score niet meer. Welke stages dat zijn, ziet u bij Wat betekent “Commits the property”?.
- Deals in een co-broker-pipeline. Daar onderhoudt het partnerkantoor het contact met de klant. Zie Co-broker-deals.
De score op de dealpagina
Section titled “De score op de dealpagina”Op de dealpagina staat de score in het blok Deal Details, rechts naast de titel. U ziet Rotting score met het getal erachter. De kleur hoort bij het niveau: groen, oranje of rood.
Klik op de score. Er opent een paneel Why this score. Klikt u op het bord op het driehoekje van een kaart, dan opent hetzelfde paneel.
Het paneel toont:
-
Bovenaan de score met het niveau (Healthy, Needs attention of Rotting) en de uitleg 0 = healthy · 100 = rotting.
-
How this score is built up. Een regel per punt: Next step, Recent contact, Time in status, Open actions en Closing date. Voor elke regel staat een bolletje:
- groen: dit punt houdt de deal gezond
- rood: dit punt verhoogt de score, met het aantal punten rechts (bijvoorbeeld +40)
- grijs: dit punt telt niet mee, bijvoorbeeld omdat er geen sluitingsdatum is
-
Tip. Staat er nog geen enkel contactmoment op de deal, dan vraagt Tesoro u om uw contact vast te leggen.
-
Pause rotting for this deal. De knop onderaan. Zie hieronder.
Een deal tijdelijk pauzeren
Section titled “Een deal tijdelijk pauzeren”Soms staat een deal terecht stil. De koper is een maand op vakantie, of wacht op de hypotheek. Dan wilt u niet elke dag een waarschuwing zien. Daarvoor pauzeert u de score.
-
Open de deal en klik op de Rotting score in Deal Details. Of klik op het bord op het driehoekje van de kaart.
-
Klik onderaan het paneel op Pause rotting for this deal.
-
Vul bij Reason in waarom de deal stilstaat. Dit veld is verplicht. Bijvoorbeeld: Klant op vakantie tot eind augustus.
-
Kies bij Pause for hoe lang: 1 week, 2 weeks of 1 month. Standaard staat 1 month gekozen.
-
Klik op Pause rotting.
Zolang de pauze loopt:
- toont het bord een pauze-icoon op de kaart in plaats van het driehoekje
- staat bovenaan het paneel Rotting paused, met de einddatum, de reden en wie de pauze instelde
- staat de pauze op de tijdlijn van de deal, met de reden
Een pauze wijzigen of stoppen
Section titled “Een pauze wijzigen of stoppen”Open het paneel en klik op Change pause. In het venster Manage the pause kiest u:
- Update pause: een andere reden of een andere duur
- Unpause: de pauze stoppen, de deal doet direct weer mee
Ook het stoppen van een pauze komt op de tijdlijn.
Wanneer wordt de score bijgewerkt?
Section titled “Wanneer wordt de score bijgewerkt?”- Direct, als er iets verandert: u logt een gesprek, u verstuurt of ontvangt een e-mail of WhatsApp-bericht, of u plant of voltooit een taak of afspraak.
- Elke nacht berekent Tesoro alle scores opnieuw. De tijd tikt namelijk door: zonder contact loopt de score elke dag verder op.
Instellingen voor beheerders
Section titled “Instellingen voor beheerders”Een beheerder stelt in hoe streng Tesoro deals beoordeelt. Ga naar Settings > Deal Settings en open het tabblad Rotting.
Rotting sensitivity: kies een profiel
Section titled “Rotting sensitivity: kies een profiel”| Profiel | Voor wie |
|---|---|
| Relaxed | Lange trajecten, zoals nieuwbouw of beleggingen. Tesoro waarschuwt pas als een deal echt lang stilligt. |
| Standard (Recommended) | De meeste kantoren. Tesoro waarschuwt als er een paar dingen tegelijk misgaan. |
| Strict | Een snelle markt en warme kopers. Tesoro waarschuwt al bij het eerste teken. |
Onder What Tesoro looks at ziet u de drie vragen waar de profielen verschillen, met per vraag hoe zwaar hij telt (Counts high, Counts medium of Counts low):
| Vraag | Welk punt hoort erbij |
|---|---|
| Did you have contact? | Recent contact |
| Is the deal still moving? | Time in status |
| Do you have a plan? | Next step en Open actions |
Daaronder ziet u drie voorbeelddeals. Kiest u een ander profiel, dan ziet u meteen hoe dat profiel deze deals zou beoordelen.
Adjust it yourself: zelf verdelen
Section titled “Adjust it yourself: zelf verdelen”Past geen enkel profiel? Klik op Adjust it yourself. U verdeelt dan zelf 100% over de drie vragen met schuifjes. Zet u één vraag hoger, dan gaan de andere twee samen omlaag. De drie tellen altijd op tot 100%.
Rotting: communication window
Section titled “Rotting: communication window”Hier stelt u in na hoeveel dagen zonder contact een deal als “koud” geldt. U kiest een getal van 1 tot en met 365. Standaard is dat 14 dagen.
Klik op Save om de instellingen op te slaan.
Veelgestelde vragen
Section titled “Veelgestelde vragen”Mijn deal staat rond de 40 terwijl ik gisteren nog heb gebeld. Hoe kan dat?
Section titled “Mijn deal staat rond de 40 terwijl ik gisteren nog heb gebeld. Hoe kan dat?”Er staat waarschijnlijk geen volgende stap gepland. Dat punt weegt het zwaarst. Plan een afspraak, een terugbelmoment of een taak van het type Contact of Follow-up. De score daalt dan direct.
Ik heb een taak gepland, maar de score blijft hoog.
Section titled “Ik heb een taak gepland, maar de score blijft hoog.”Controleer het taaktype. Alleen taken van het type Contact en Follow-up tellen als volgende stap. Een taak van het type Research of Admin telt niet. Staat de taak al over de datum, dan telt hij juist als achterstallige actie.
Ik heb de klant gesproken buiten Tesoro om.
Section titled “Ik heb de klant gesproken buiten Tesoro om.”Leg het gesprek vast in Tesoro, bijvoorbeeld als gelogd gesprek. Tesoro kan alleen meetellen wat in de deal staat.
Kan ik de score voor altijd uitzetten voor één deal?
Section titled “Kan ik de score voor altijd uitzetten voor één deal?”Nee. Een pauze duurt maximaal drie maanden. Daarna kunt u opnieuw pauzeren, met een nieuwe reden.
Waarom heeft mijn co-broker-deal geen score?
Section titled “Waarom heeft mijn co-broker-deal geen score?”Bij een co-broker-deal onderhoudt het partnerkantoor het contact met de klant. U kunt dat contact niet zelf opbouwen, dus Tesoro rekent daar geen score uit.