Prośby o oględziny: z portalu do CRM

Klient widzi nieruchomość w portalu, wybiera 3 preferowane daty, składa prośbę. Prośba trafia bezpośrednio do Państwa CRM jako spotkanie ze statusem pending. Pośrednik potwierdza lub odrzuca. W dniu oględzin klient odblokowuje dodatkowe funkcje.

Kiedy jest to istotne?

• Klient korzysta z portalu, a Państwo chcą wiedzieć, jak prośby trafiają do CRM
• Państwo szkolą członka zespołu w zakresie obsługi próśb o oględziny z portalu
• Państwo chcą dostosować szablony e-maili wysyłanych do klienta

---

Perspektywa klienta: składanie prośby o oględziny

1. Otwarcie nieruchomości w portalu ze strony głównej lub feeda nieruchomości → klika Złóż prośbę o oględziny.

2. Wybór preferowanych dat: min 1, max 3. Daty w przeszłości niedostępne. Brak duplikatów. Tekst wyjaśnia, że pośrednik skontaktuje się.

3. Sprawdzenie podsumowania: podsumowanie wybranych dat. Jeśli mniej niż 3: opcja dodania dodatkowych.

4. Potwierdzenie → prośba wysłana. Klient widzi okno dialogowe potwierdzające: pośrednik skontaktuje się.

Bulk Viewing Request

Klient może również składać prośby o oględziny wielu nieruchomości jednocześnie za pomocą tej funkcji. Jeden zestaw preferowanych dat jest wysyłany dla wszystkich wybranych nieruchomości. Portal przetwarza je kolejno i wyświetla podsumowanie.

Klient widzi swoje spotkania

Ekran Appointments w pasku nawigacyjnym na dole. Trzy zakładki:

Zakładka	Zawartość
Upcoming	Potwierdzone + start_date w przyszłości
Recent	Przeszłe lub cancelled/rejected/completed
Unconfirmed	Oczekujące na potwierdzenie pośrednika

Na każde spotkanie klient widzi:

• Zdjęcie nieruchomości + tytuł
• Preferowane daty (preferred_date)
• Potwierdzona data i czas (start_date), pojawia się dopiero po potwierdzeniu
• Cena + numer referencyjny Tesoro
• Plakietka statusu z kolorem

Anulowanie spotkania

Możliwe, dopóki status nie jest completed. Proszę kliknąć Anuluj spotkanie → okno dialogowe potwierdzenia → status cancelled.

Odrzucenie z aktywną wizytą

Klient chce odrzucić nieruchomość, podczas gdy trwa aktywna wizyta? Ostrzeżenie, najpierw anulować wizytę?

Rozpoczęcie oględzin w dniu wizyty

Przycisk Rozpocznij oględziny staje się aktywny w dniu potwierdzonej wizyty. Kliknięcie = status completed. Następnie odblokowane:

• Przesyłanie zdjęć
• Pisanie notatek
• Nagrywanie notatek głosowych
• Ocena (1, 5 gwiazdek)

Aparat tylko w dniu wizyty

Poza dniem wizyty funkcja aparatu jest wyłączona. Powiadomienie dla klienta wskazuje datę.

---

Perspektywa pośrednika: co dzieje się w CRM

1. Spotkanie pojawia się w CRM jako meeting z typem visit_location i kategorią visit. Powiązane z transakcją i klientem jako uczestnik. Właściciel = pośrednik przypisany do kontaktu.

2. Powiadomienie: powiadomienie CRM + push (jeśli włączony) + email (szablon: Meeting Created By Portal User).

3. Ocena preferowanych dat: preferred_date widoczne na karcie spotkania. Status: pending.

4. Potwierdzenie lub odrzucenie:

   • Wybór preferowanej daty (lub innej) jako start_date
   • Status na confirmed
   • Lub: status na rejected, jeśli żadna opcja nie pasuje

5. Klient otrzymuje aktualizację: email (szablon: Meeting Status Changed By Portal User) + zmiana statusu bezpośrednio w portalu.

Dziennik aktywności

Każda akcja, tworzenie, potwierdzanie, anulowanie, zakończenie, rejestrowana jako aktywność na kontakcie i transakcji.

---

Statusy spotkań

Status	Kolor	Opis
pending	Żółty	Prośba złożona, pośrednik jeszcze nie odpowiedział
confirmed	Zielony	Potwierdzono + ustawiono ostateczną datę
completed	Zielony	Oględziny się odbyły (automatycznie przy potwierdzonych i przeszłej dacie lub klient kliknął Rozpocznij oględziny)
cancelled	Czerwony	Anulowane przez klienta lub pośrednika
rejected	Czerwony	Odrzucone przez pośrednika

Odwiedzona nieruchomość

Nieruchomość jest „odwiedzona”, jeśli: istnieje spotkanie completed, lub spotkanie confirmed z przeszłą datą, lub visited_date ręcznie ustawione na transakcji. Określa, czy klient może korzystać z funkcji oceny i zdjęć.

---

Powiadomienia: kiedy co

Moment	Odbiorca	Typ
Klient składa prośbę	Pośrednik	Powiadomienie CRM + push + email (Meeting Created By Portal User)
Pośrednik potwierdza	Klient	Email (Meeting Status Changed By Portal User) + aktualizacja w portalu
Pośrednik odrzuca	Klient	Email + aktualizacja w portalu
Klient anuluje	Pośrednik	Powiadomienie CRM + push + email

Szablony do edycji

Szablony e-maili można edytować przez Settings → Email Templates: szukaj Meeting Created By Portal User i Meeting Status Changed By Portal User.

---

Integracja z kalendarzem

Pobieranie .ics (klient)

Ze szczegółów spotkania w portalu: Dodaj do kalendarza → pobierz plik .ics. Kompatybilny z Google Calendar, Apple Calendar, Outlook.

Zawiera:

• Tytuł: nazwa nieruchomości + “Property Viewing”
• Data i czas: start_date lub pierwsza preferowana data w przypadku niepotwierdzonego
• Czas trwania: 1 godzina domyślnie
• Lokalizacja: adres nieruchomości
• Opis: nazwa nieruchomości, cena, numer referencyjny, adres, ewentualny link do strony
• Przypomnienie: alarm 30 minut przed
• Status: CONFIRMED lub TENTATIVE

Synchronizacja kalendarza (CRM)

Przy tworzeniu/aktualizacji spotkania: automatyczne zdarzenie tworzone przez CalendarMeetingEventObserver. Pojawia się w kalendarzu pośrednika, jeśli integracja z kalendarzem jest aktywna.

---

Często zadawane pytania

Nieograniczona liczba próśb o oględziny?

Tak, bez limitu. Każda prośba = osobne spotkanie w CRM.

Klient nie wybiera żadnej pasującej daty?

Proszę samodzielnie ustawić inną start_date + zmienić status na confirmed. Klient zobaczy nową datę w portalu. Wskazówka: proszę skontaktować się telefonicznie lub e-mailowo przed spotkaniem.

Klient może złożyć nową prośbę po anulowaniu?

Tak, poprzez stronę szczegółów nieruchomości. Zostanie utworzone nowe spotkanie.

Przycisk aparatu niewidoczny?

Proszę sprawdzić: czy spotkanie jest confirmed? Czy data jest dzisiejsza? Jeśli nie, należy najpierw potwierdzić lub poczekać na odpowiedni dzień.

---

Następny krok

Zarządzanie użytkownikami portalu Tworzenie kont z CRM lub poprzez samodzielną rejestrację.