Kontakty: tworzenie, zarządzanie, powiązania
Kontakty to wszystkie osoby, z którymi Pan/Pani współpracuje zawodowo, skonwertowani kupujący, sprzedający, najemcy, wynajmujący, a także prawnicy, notariusze, architekci, zewnętrzni agenci. W przeciwieństwie do leadów, kontakty nie znajdują się w pipeline; pozostają obecne i mogą być powiązane z ofertami.
Kiedy to stosować?
Dział zatytułowany „Kiedy to stosować?”- Wykwalifikowany lead właśnie został skonwertowany, proszę sprawdzić, czy dane są poprawne
- Proszę dodać notariusza, który nie przechodzi przez Państwa pipeline
- Istniejący klient zmienia rolę (Buyer staje się Tenant)
- Proszę zaimportować 500 kontaktów z poprzedniego systemu
Tworzenie nowego kontaktu
Dział zatytułowany „Tworzenie nowego kontaktu”-
Proszę otworzyć Contacts w panelu bocznym i kliknąć przycisk tworzenia. Otworzy się panel boczny.
-
Proszę wypełnić wymagane pola:
Pole Wymaganie First Name 1, 100 znaków, bez cyfr Last Name 1, 100 znaków, bez cyfr Email Prawidłowy adres e-mail Phone Format międzynarodowy Role Wybór z listy ról klienta lub interesariusza -
Proszę ustawić opcjonalne pola:
- Assign To: domyślnie Pan/Pani, proszę wybrać innego agenta w razie potrzeby
- Salutation: domyślnie Mrs.
- Language: domyślnie język Państwa konta
- Relation: proszę powiązać z firmą (kancelaria prawna, bank, zewnętrzna agencja)
- Notes: dowolny tekst, maks. 10 000 znaków
-
Proszę kliknąć Submit (lub
Ctrl+S/Cmd+S).
Role kontaktów
Dział zatytułowany „Role kontaktów”Osoby bezpośrednio uczestniczące w transakcji:
| Rola | Kiedy |
|---|---|
| Buyer | Kupuje nieruchomość |
| Seller | Sprzedaje nieruchomość |
| Tenant | Wynajmuje nieruchomość |
| Landlord | Wynajmuje nieruchomość |
Profesjonaliści zaangażowani w proces:
| Rola | Kiedy |
|---|---|
| Lawyer | Prawnik |
| Notary | Notariusz |
| Accountant | Księgowy |
| Bank or Mortgage Lender | Bank lub kredytodawca hipoteczny |
| Architect | Architekt |
| Constructor | Wykonawca |
| Appraiser | Rzeczoznawca |
| Inspector | Inspektor |
| Photographer/Videographer | Fotograf/Kamerzysta |
| Home Staging Professionals | Stylista wnętrz |
| Housekeeper | Sprzątanie |
| Marketing Agency | Agencja marketingowa |
| Promotor | Deweloper |
| Real Estate Agent | Zewnętrzny agent |
| Supplier | Dostawca |
| Default | Ogólny / nieokreślony |
Wypełnianie adresu: użycie selektora mapy
Dział zatytułowany „Wypełnianie adresu: użycie selektora mapy”Sekcja adresu jest opcjonalna. Proszę kliknąć ikonę mapy obok pola Street, aby otworzyć selektor lokalizacji. Proszę wyszukać lub kliknąć lokalizację → pola Street, City, State, Zip i Country zostaną automatycznie wypełnione. Dużo szybciej niż ręczne wpisywanie i bez błędów.
| Pole | Limit |
|---|---|
| Street | 60 znaków |
| City | 60 znaków |
| State | 60 znaków |
| Zip Code | 60 znaków |
| Country | lista rozwijana |
Edycja kontaktu
Dział zatytułowany „Edycja kontaktu”- Proszę otworzyć kontakt z listy.
- Proszę kliknąć Edit w prawym górnym rogu (lub klawisz
E). - Proszę zmienić pola w panelu bocznym, te same zasady co przy tworzeniu.
- Update (
Ctrl+S).
Strona szczegółowa: co gdzie się znajduje?
Dział zatytułowany „Strona szczegółowa: co gdzie się znajduje?”| Zakładka | Co pokazuje |
|---|---|
| Activities | Oś czasu wszystkich interakcji, domyślnie widoczna |
| Contact Info | Dane osobowe i adres |
| Deals | Wszystkie powiązane oferty, unikalne dla kontaktów |
| Notes | Notatki wewnętrzne |
| Emails | Korespondencja e-mail |
| Calls | Historia rozmów (wymaga integracji Twilio) |
| Wiadomości przez WhatsApp | |
| SMS | Wiadomości SMS |
| Tasks | Otwarte i zakończone zadania |
| Meetings | Spotkania |
| Attachments | Przesłane pliki. Za pomocą Download zip (…) można pobrać wybrane pliki w jednym pliku zip (maks. 250 plików i 200 MB) |
Panel boczny po lewej: imię, e-mail, telefon, rola, przypisany agent, zdjęcie profilowe, flaga Do Not Contact i dostęp Portal User.
Zdjęcie profilowe
Dział zatytułowany „Zdjęcie profilowe”Proszę kliknąć awatar w panelu bocznym, aby przesłać zdjęcie. Dozwolone formaty: JPG, PNG, GIF, BMP, WebP lub AVIF, do 50 MB. Po wybraniu otworzy się okno Crop profile picture. Tam można dopasować zdjęcie do okrągłego awatara: przesunąć, powiększyć i obrócić, a następnie kliknąć Apply. Przesyłane jest tylko przycięte zdjęcie. Usuwanie przez to samo menu.
Przywracanie kontaktu do leada
Dział zatytułowany „Przywracanie kontaktu do leada”Czasami skonwertowany buyer lub seller jednak nie jest jeszcze kontaktem. Tylko Admin może to zrobić; jedynie role Buyer i Seller są odwracalne. Po przywróceniu status leada ustawiony jest na New, a powiązane oferty zostają automatycznie odłączone.
Import kontaktów (CSV)
Dział zatytułowany „Import kontaktów (CSV)”Tylko Admin. Wymagane kolumny CSV:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (przypisywany agent, musi istnieć na Państwa koncie)
- Contacts → Import.
- Upload Państwa pliku CSV.
- Mapping: proszę powiązać kolumny CSV z polami CRM.
- Verify & Import: system tworzy rekordy i raportuje sukcesy/błędy dla każdego wiersza.
Usuwanie kontaktów
Dział zatytułowany „Usuwanie kontaktów”Ze strony listy: proszę zaznaczyć i wybrać Delete. Soft-delete: do kosza, możliwe do przywrócenia. Bulk-delete dostępny dla wielu rekordów jednocześnie.
Częste błędy
Dział zatytułowany „Częste błędy”Kontakt nie pojawia się na liście
Dział zatytułowany „Kontakt nie pojawia się na liście”Proszę sprawdzić: (1) czy aktywne są filtry? (2) czy Pan/Pani patrzy na Contacts czy na Leads? Obie sekcje pokazują różne rekordy, mimo że korzystają z tej samej bazy danych.
Komunikat błędu „Email already exists”
Dział zatytułowany „Komunikat błędu „Email already exists””Inny rekord (lead lub kontakt) już używa tego adresu e-mail. Proszę najpierw sprawdzić, czy już istnieje, zanim utworzą Państwo duplikaty.