Kontakty: tworzenie, zarządzanie, powiązywanie
Kontakty to wszystkie osoby, z którymi Pan/Pani współpracuje zawodowo, skonwertowani kupujący, sprzedający, najemcy, wynajmujący, a także prawnicy, notariusze, architekci, zewnętrzni agenci. W przeciwieństwie do leadów, kontakty nie znajdują się w pipeline; pozostają obecne i mogą być powiązane z ofertami.
Kiedy to stosować?
Dział zatytułowany „Kiedy to stosować?”- Kwalifikowany lead właśnie został skonwertowany, proszę sprawdzić, czy dane są poprawne
- Proszę dodać notariusza, który nie przechodzi przez Państwa pipeline
- Istniejący klient zmienia rolę (Buyer staje się Tenant)
- Proszę zaimportować 500 kontaktów z poprzedniego systemu
Tworzenie nowego kontaktu
Dział zatytułowany „Tworzenie nowego kontaktu”-
Proszę otworzyć Contacts w panelu bocznym i kliknąć przycisk tworzenia. Otworzy się panel boczny.
-
Proszę wypełnić wymagane pola:
Pole Wymaganie First Name 1, 100 znaków, bez cyfr Last Name 1, 100 znaków, bez cyfr Email Prawidłowy adres e-mail Phone Format międzynarodowy Role Wybór z listy ról klienta lub interesariusza -
Proszę ustawić opcjonalne pola:
- Assign To: domyślnie Pan/Pani, proszę wybrać innego agenta w razie potrzeby
- Salutation: domyślnie Mrs.
- Language: domyślnie język Państwa konta
- Relation: proszę powiązać z firmą (kancelaria prawna, bank, zewnętrzna agencja)
- Notes: dowolny tekst, maks. 10 000 znaków
-
Proszę kliknąć Submit (lub
Ctrl+S/Cmd+S).
Role kontaktów
Dział zatytułowany „Role kontaktów”Osoby bezpośrednio uczestniczące w transakcji:
| Rola | Kiedy |
|---|---|
| Buyer | Kupuje nieruchomość |
| Seller | Sprzedaje nieruchomość |
| Tenant | Wynajmuje nieruchomość |
| Landlord | Wynajmuje nieruchomość |
Profesjonaliści zaangażowani w proces:
| Rola | Kiedy |
|---|---|
| Lawyer | Prawnik |
| Notary | Notariusz |
| Accountant | Księgowy |
| Bank or Mortgage Lender | Bank lub kredytodawca hipoteczny |
| Architect | Architekt |
| Constructor | Wykonawca |
| Appraiser | Rzeczoznawca |
| Inspector | Inspektor |
| Photographer/Videographer | Fotograf/Kamerzysta |
| Home Staging Professionals | Stylista wnętrz |
| Housekeeper | Sprzątanie |
| Marketing Agency | Agencja marketingowa |
| Promotor | Deweloper |
| Real Estate Agent | Zewnętrzny agent |
| Supplier | Dostawca |
| Default | Ogólny / nieokreślony |
Wypełnianie adresu: użycie selektora mapy
Dział zatytułowany „Wypełnianie adresu: użycie selektora mapy”Sekcja adresu jest opcjonalna. Proszę kliknąć ikonę mapy obok pola Street, aby otworzyć selektor lokalizacji. Proszę wyszukać lub kliknąć lokalizację → pola Street, City, State, Zip i Country zostaną automatycznie wypełnione. Dużo szybciej niż ręczne wpisywanie i bez błędów.
| Pole | Limit |
|---|---|
| Street | 60 znaków |
| City | 60 znaków |
| State | 60 znaków |
| Zip Code | 60 znaków |
| Country | lista rozwijana |
Edycja kontaktu
Dział zatytułowany „Edycja kontaktu”- Proszę otworzyć kontakt z listy.
- Proszę kliknąć Edit w prawym górnym rogu (lub klawisz
E). - Proszę zmienić pola w panelu bocznym, te same zasady co przy tworzeniu.
- Update (
Ctrl+S).
Strona szczegółowa: co gdzie się znajduje?
Dział zatytułowany „Strona szczegółowa: co gdzie się znajduje?”| Zakładka | Co pokazuje |
|---|---|
| Activities | Oś czasu wszystkich interakcji, domyślnie widoczna |
| Contact Info | Dane osobowe i adres |
| Deals | Wszystkie powiązane oferty, unikalne dla kontaktów |
| Notes | Notatki wewnętrzne |
| Emails | Korespondencja e-mail |
| Calls | Historia rozmów (wymaga integracji Twilio) |
| Wiadomości przez WhatsApp | |
| SMS | Wiadomości SMS |
| Tasks | Otwarte i zakończone zadania |
| Meetings | Spotkania |
| Attachments | Przesłane pliki |
Panel boczny po lewej: imię, e-mail, telefon, rola, przypisany agent, zdjęcie profilowe, flaga Do Not Contact i dostęp Portal User.
Zdjęcie profilowe
Dział zatytułowany „Zdjęcie profilowe”Proszę kliknąć awatar w panelu bocznym, aby przesłać zdjęcie. Maks. 1 MB, tylko obrazy. Usunięcie za pomocą tego samego menu.
Przywracanie kontaktu do leada
Dział zatytułowany „Przywracanie kontaktu do leada”Czasami skonwertowany klient nie jest jeszcze gotowy. Można cofnąć, ale z ograniczeniami.
- Proszę otworzyć kontakt, kliknąć Edit.
- Na dole formularza pojawi się: “Click here to revert to lead.”
- Proszę potwierdzić w oknie dialogowym.
- Kontakt zostanie przeniesiony do Leads ze statusem New. Źródło leada i etap zostaną zachowane z oryginału; w przypadku braku zostanie przypisane “By Person” + “Hot”.
Importowanie kontaktów (CSV)
Dział zatytułowany „Importowanie kontaktów (CSV)”Tylko Admin. Wymagane kolumny CSV:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (agent, który zostanie przypisany, musi istnieć na Państwa koncie)
- Contacts → Import.
- Proszę przesłać swój CSV.
- Mapping: proszę dopasować kolumny CSV do pól CRM.
- Verify & Import: system tworzy rekordy i raportuje sukces/błędy dla każdego wiersza.
Usuwanie kontaktów
Dział zatytułowany „Usuwanie kontaktów”Z poziomu listy: proszę zaznaczyć + Delete. Soft-delete: do kosza, możliwe do przywrócenia. Bulk-delete dostępne dla wielu rekordów jednocześnie.
Częste błędy
Dział zatytułowany „Częste błędy”Kontakt nie pojawia się na liście
Dział zatytułowany „Kontakt nie pojawia się na liście”Proszę sprawdzić: (1) czy są aktywne filtry? (2) czy patrzy Pan/Pani w Contacts czy w Leads? Obie sekcje wyświetlają różne rekordy mimo tej samej bazy danych.
Komunikat błędu “Email already exists”
Dział zatytułowany „Komunikat błędu “Email already exists””Inny rekord (lead lub kontakt) już używa tego adresu e-mail. Proszę najpierw sprawdzić, czy już istnieje, zanim utworzy Pan/Pani duplikat.