Akcje masowe: aktualizacja wielu rekordów jednocześnie

Zmiana jednego pola w jednej nieruchomości to jeden klik. Przy pięćdziesięciu nieruchomościach to już praca. Akcje masowe wykonują tę pięćdziesiątkę w jednej operacji. Jakie akcje masowe są dostępne różni się w zależności od encji, nieruchomości mają najpełniejszy pakiet, kontakty i leady tylko Mass email.

Kiedy to stosować?

• Wysłanie maila kampanijnego do 30 leadów
• Zmiana statusu 50 nieruchomości jednocześnie
• Przypisanie nowej Preferred communication wszystkim firmom z jednego regionu jednocześnie
• Przetłumaczenie 40 opisów nieruchomości jednocześnie przez AI
• Opublikowanie 25 nieruchomości na portalu MLS za pomocą jednej akcji

Jak to działa: trzy kroki

1. Proszę otworzyć widok listy Properties, Deals, Relations, Projects, Contacts lub Leads. W przypadku Deals: proszę najpierw przełączyć na widok tabeli (ikona w prawym górnym rogu), Deals domyślnie otwiera się w Kanban.

2. Proszę zaznaczyć rekordy za pomocą pól wyboru po lewej stronie. Pole wyboru w nagłówku kolumny zaznacza całą widoczną stronę.

3. Pasek narzędzi akcji masowych pojawia się nad tabelą po zaznaczeniu jednego lub więcej rekordów. Które przyciski są widoczne zależy od encji (patrz poniżej dla każdej encji). Liczba znajduje się w nawiasach na każdym przycisku, np. Mass Edit (20).

Proszę sprawdzić liczbę przed kliknięciem Save

Liczba znajduje się obok każdego przycisku akcji. Przy 50 leadach naprawdę chodzi o 50? Jedno sprawdzenie zapobiega kosztownym pomyłkom.

---

Dostępne dla każdej encji

Encja	AI	Mass Edit	Actions	Mass email	Delete
Nieruchomości	✓	✓	✓	.	✓ (soft + Undo)
Transakcje	.	✓	.	✓	.
Relacje	.	✓	.	✓	✓ (hard)
Projekty	.	✓	.	.	.
Kontakty	.	.	.	✓	.
Leady	.	.	.	✓	.

Kontakty i leady nie mają Mass Edit na liście

W celu pojedynczych zmian w stylu Mass Edit na kontaktach lub leadach proszę otworzyć rekord i edytować go tam. Mass email jest dostępny dla obu.

---

Properties: cztery przyciski akcji masowych

Kliknij, aby powiększyć

Po zaznaczeniu pojawiają się cztery przyciski: AI, Mass Edit, Actions i Delete.

Mass Edit

Proszę kliknąć Mass Edit (n). Otwiera się okno dialogowe z rozwijanym menu Select field.

Kliknij, aby powiększyć

Rozwijane menu Mass Edit dla nieruchomości pokazuje osiem pól, pisanych małą literą.

Osiem pól dostępnych:

Pole w CRM	Co robi
Status	Draft, Active, Sold, Rented, Under Offer, …
Interest status	Interested / Not interested
Show on website	On / Off
Labels	Przypisanie etykiet workflow
Location	Miasto
Assign to	Inny agent jako właściciel
Tag	Dodanie hashtagów (addytywne, istniejące pozostają)
Province	Prowincja

Proszę wybrać pole, wprowadzić nową wartość za pomocą drugiego menu rozwijanego po prawej stronie, a następnie kliknąć Save.

Actions

Proszę kliknąć Actions (n). Otwiera się okno dialogowe z rozwijanym menu Select an action. Nie trzy osobne przyciski, ale jedna lista rozwijana z trzema opcjami:

Opcja w CRM	Co robi
MLS - Post to	Opublikowanie zaznaczenia na jednym lub więcej portalach (Kyero, Idealista, Fotocasa, …)
MLS - Remove	Usunięcie z jednego lub więcej portali
Assign to deal	Przypisanie nieruchomości do istniejącej transakcji

Proszę wybrać opcję, uzupełnić i kliknąć Save.

Funkcje AI znajdują się w osobnym przycisku

Translate description i Rewrite description znajdują się pod przyciskiem AI, a nie w Actions. Patrz poniżej.

AI

Proszę kliknąć AI (n). Otwiera się okno dialogowe z rozwijanym menu Select an action. Dwie opcje:

• Translate description: tłumaczy opisy wybranych nieruchomości na jeden lub więcej języków
• Rewrite description: pozwala AI przepisać opisy w tym samym języku

Po wyborze pojawia się wybieranie szablonu promptu i pola językowe. Przetwarzanie AI odbywa się asynchronicznie w tle, z osobnymi powiadomieniami o postępie.

Więcej informacji: Tłumaczenie i przepisywanie opisów AI.

Delete

Proszę kliknąć Delete (n). Potwierdzić akcję. Nieruchomości są soft-deleted, komunikat Undo pojawia się natychmiast po akcji, a usunięte nieruchomości pozostają dostępne za pomocą przełącznika ‘Deleted properties’ w filtrach.

Delete staje się szary przy Draft lub Removed by feed

Czy Państwa selekcja zawiera nieruchomości z innymi statusami? Wtedy Delete jest wyłączone. Proszę najpierw zmienić status lub wybrać tylko odpowiednie nieruchomości.

---

Deals: proszę najpierw przełączyć na widok tabeli

Deals domyślnie otwiera się w Kanban. Za pomocą ikony tabeli w prawym górnym rogu (obok ikony kanban) proszę przełączyć na widok listy, gdzie dostępne są pola wyboru i akcje masowe.

Mass Edit

Proszę kliknąć Mass Edit (n). Trzy pola dostępne:

Pole w CRM	Co robi
Closing date	Oczekiwana data zamknięcia
Assign to	Inny agent
Tag	Dodanie hashtagów

Mass email

Dostępne, gdy można zastosować szablon, a osoby kontaktowe mają adresy e-mail. Patrz Mass email-flow poniżej.

---

Relations: cztery pola + Mass email + Delete

Kliknij, aby powiększyć

Mass Edit dla relations pokazuje cztery pola.

Mass Edit

Pole w CRM	Co robi
Preferred communication	Preferowany kanał (email / phone / WhatsApp)
Status	Status relacji
Credit terms	Warunki płatności
Tag	Dodanie hashtagów

Mass email

Patrz Mass email-flow.

Mass Delete

Relations jest jedyną encją z bezpośrednią Mass Delete (bez soft-delete + Undo). Proszę uważać: usunięcie jest natychmiastowe i ostateczne.

---

Projects: trzy pola

Mass Edit

Pole w CRM	Co robi
Availability	Status dostępności
Type	Typ projektu
Tag	Dodanie hashtagów

Brak Mass email lub Mass Delete dla projects.

---

Kontakty i Lead: tylko Mass email

Kliknij, aby powiększyć

Dla Kontaktów i Leadów po zaznaczeniu dostępna jest tylko Mass email.

W celu pojedynczych zmian pól na wielu kontaktach lub leadach proszę otworzyć każdy rekord osobno. Lub proszę użyć:

• Dla leadów: przypisanie nowego agenta przez Mass Edit na transakcjach po konwersji na deal
• Dla kontaktów: zmiana roli przez stronę szczegółów

---

Mass email-flow

1. Proszę zaznaczyć rekordy na liście.

2. Proszę kliknąć pomarańczowy przycisk Mass email (n) na pasku narzędzi akcji masowych.

3. Proszę wybrać szablon e-maila z biblioteki. Filtrować po nazwie lub grupie.

4. Podgląd za pomocą przycisku Preview, szablon można też edytować w tym oknie.

5. Proszę sprawdzić odbiorców: liczba + lista nazw widoczna (do 8, z przyciskiem +N dla reszty).

6. Proszę wybrać nadawcę (który członek zespołu wysyła).

7. Proszę wybrać czas wysyłki:

   • Now: wyślij natychmiast
   • Later: zaplanuj datę/godzinę/strefę czasową

8. Send lub Schedule.

Dzienny limit: 1 000 e-maili na użytkownika

Licznik jest widoczny w oknie mass email. Po osiągnięciu limitu przycisk wysyłania jest szary do następnego dnia.

---

Co dzieje się w tle

Synchronicznie vs asynchronicznie

• Małe bulki (≤ 10 rekordów): przetwarzane natychmiast, potwierdzenie widoczne od razu
• Duże bulki nieruchomości (> 10 nieruchomości): asynchronicznie w tle, w blokach po 10
  • Otrzymuje Pan/Pani natychmiastowe potwierdzenie, że zadanie zostało uruchomione
  • Powiadomienie pojawia się po zakończeniu wszystkich bloków
  • Komunikaty sukcesu i błędów są rozdzielone, błędy są szczegółowe dla każdej nieruchomości

Indywidualne przetwarzanie

Przy dużych bulkach rekordy są przetwarzane niezależnie. Błąd przy nieruchomości 3 nie zatrzymuje pozostałych nieruchomości. Otrzymuje Pan/Pani później szczegółową listę: co się udało, co nie i dlaczego.

Bulki AI i Actions działają osobno

Translate / Rewrite description (przez przycisk AI) oraz MLS Post/Remove + Assign to deal (przez przycisk Actions) mają własne powiadomienia o postępie, niezależne od Mass Edit.

---

Ujednolicenie pisowni: konsolidacja odbiegających wartości

Jedno miejsce, cztery pisownie. Klasyczny problem Costa Blanca: Javea, Jávea, Xàbia i Javea/Xàbia występują obok siebie w Państwa portfelu, hiszpańskie, walenckie i angielskie warianty tego samego miasta. Często to nie wina Państwa: XML-feeds od pośredników niosą własną pisownię, która jest umieszczana jeden do jednego w Państwa portfelu. Konsekwencje: filtry nie działają poprawnie, statystyki są nieprawidłowe, portale MLS otrzymują niespójne dane, a Państwa strona internetowa pokazuje to samo miejsce cztery razy na liście miast.

Za pomocą filtru + Mass Edit można to rozwiązać w kilka sekund. Proszę przefiltrować na odbiegającą pisownię, zaznaczyć wszystko, Mass Edit na wartość kanoniczną, zapisać. Zrobić to dla każdego wariantu i gotowe.

W filmie powyżej widać ten sam przepływ zastosowany do Alfaz del Pi: typowy przypadek z wieloma poprawnymi pisowniami (z í i bez, ze spacjami i bez). Na końcu demo widać powiadomienie “City successfully updated for 7 properties”, Tesoro przetwarza rekordy niezależnie w tle i potwierdza wynik po zakończeniu.

Kiedy to stosować?

• Javea / Jávea / Xàbia / Javea/Xàbia: cztery warianty tego samego miasta obok siebie
• Nazwy prowincji się różnią (“Alicante” vs “Alacant” vs “ALC”)
• Tagi takie jak “luxury”, “Luxury” i “lux” odnoszą się do tego samego pojęcia, ale działają jako trzy oddzielne tagi
• Członek zespołu przypadkowo zrobił literówkę w 20 nieruchomościach

Przykład: ujednolicenie pisowni Javea

Proszę wybrać wartość kanoniczną, na przykład Jávea (pisownia hiszpańska, najczęściej używana). Pozostałe trzy warianty proszę skonsolidować do niej. Robić to krok po kroku, jeden wariant na raz.

1. Proszę otworzyć Properties i przefiltrować na Location = “Javea” (bez akcentu, wariant angielski). Pojawią się tylko rekordy z tą pisownią, załóżmy, że jest ich 8.

   Kliknij, aby powiększyć

   Krok 1: filtr na odbiegający wariant 'Javea' pokazuje wszystkie rekordy z tą pisownią.

   

2. Proszę zaznaczyć wszystkie rekordy za pomocą pola wyboru nad nagłówkiem kolumny. Pasek narzędzi akcji masowych pojawia się z liczbą: Mass Edit (8).

   Kliknij, aby powiększyć

   Krok 2: pasek narzędzi akcji masowych potwierdza, że wszystkie 8 rekordów jest zaznaczonych.

   

3. Proszę kliknąć Mass Edit i wybrać pole Location z listy rozwijanej. Pojawi się druga lista rozwijana z istniejącą listą lokalizacji.

   Kliknij, aby powiększyć

   Krok 3: wybrać pole Location i wybrać wartość kanoniczną z listy rozwijanej.

   

4. Proszę wybrać “Jávea” (z akcentem, Państwa kanoniczna) i kliknąć Save. Wszystkie 8 rekordów natychmiast otrzymuje poprawioną wartość.

5. Proszę powtórzyć dla pozostałych wariantów: “Xàbia” i “Javea/Xàbia”, za każdym razem z tym samym przepływem: filtr → zaznacz wszystkie → Mass Edit Location → “Jávea” → Save.

6. Proszę zweryfikować, przeglądając listę lokalizacji: powinna pozostać tylko “Jávea”, bez starych wariantów.

Działa dla każdego pola Mass Edit

Ten sam przepływ działa dla: Province, Status, Assign to, Labels, Tag. Ogólna technika dla jednolitości danych na wszystkich polach Mass Edit, nie ogranicza się do lokalizacji.

Którą pisownię wybrać jako kanoniczną?

Dla miast Costa Blanca z wieloma nazwami: proszę wybrać wariant najczęściej wyszukiwany na Państwa portalach. Jávea (hiszpański) jest częściej wpisywana na Idealista i Fotocasa niż Xàbia. W przypadku prezentacji dwujęzycznej można też wybrać Jávea/Xàbia, ale proszę być konsekwentnym. To Państwa decyzja, a nie systemu.

Ważne uwagi

• Proszę zawsze najpierw filtrować, potem zaznaczać. Niezamierzone zaznaczenie, które ustawi Państwo na “Jávea”, podczas gdy rekordy faktycznie leżą w Dénia, jest bolesne do cofnięcia.
• Proszę testować na małym zestawie. Filtrować tak restrykcyjnie, aby widzieć 5 rekordów, wykonać Mass Edit, sprawdzić. Potem dopiero na 200 rekordach.
• Historia zmian pozostaje nienaruszona. Każda Mass Edit jest rejestrowana: kto, kiedy, z jakiej wartości na jaką.
• Mass Edit zmienia wartość pola, a nie rekordy. Nie scala duplikatów. W przypadku prawdziwych duplikatów kontaktów lub relacji należy ręcznie zidentyfikować i usunąć zbędne.

---

Pięć praktycznych wskazówek

• Proszę najpierw filtrować, potem zaznaczać. Używać filtrów, aby pokazać właściwy zestaw przed kliknięciem pól wyboru. Zapobiega edycji niewłaściwych rekordów.
• Proszę zapisywać widoki. Jeśli regularnie pracuje się z tą samą grupą (np. ‘wszystkie nieruchomości w Moraira’)? Proszę zapisać zestaw filtrów jako widok.
• Tagi są addytywne. Przy Tag przez akcję masową nowe tagi są dodawane do istniejących, a nie zastępowane.
• Walidacja statusu blokuje nieprawidłowe kombinacje. Tylko nieruchomości Active mogą być ustawione jako MLS-prime; system automatycznie odrzuca nieprawidłowe kombinacje.
• Proszę planować mass maile poza godzinami szczytu. Szansa wysłania i czytalność wyższa o ‘09:00 wtorek’ niż ‘piątek 17:00’.

---

Następny krok

Widoki i filtry Proszę zapisywać powtarzające się selekcje jako widoki, akcje masowe zaczynają się od dobrego filtra.