Użytkownicy portalu: tworzenie i zarządzanie
Każdy klient mający dostęp do portalu ma konto, które zawsze jest powiązane z kontaktem w CRM. Dwie drogi tworzenia: pośrednik przez CRM (natychmiast aktywne) lub klient samodzielnie przez stronę rejestracji portalu (wymagany kod weryfikacyjny).
Kiedy to stosować?
Dział zatytułowany „Kiedy to stosować?”- Nowy kontakt, któremu chce Pan/Pani przyznać dostęp do portalu
- Lead, który sam się zarejestrował, a Pan/Pani chce zobaczyć, co się stało
- Klient, który zapomniał hasła, chce Pan/Pani wiedzieć, czy musi Pan/Pani pomóc
Dwie drogi tworzenia
Dział zatytułowany „Dwie drogi tworzenia”Najczęściej stosowana metoda. Zachowuje Pan/Pani kontrolę nad tym, kto uzyskuje dostęp.
-
Proszę otworzyć rekord kontaktu w CRM.
-
Proszę kliknąć akcję utworzenia użytkownika portalu.
-
System tworzy konto: imię, nazwisko, adres e-mail pobrane z kontaktu. Generowane jest tymczasowe hasło o długości 8 znaków.
-
Klient otrzymuje e-mail z hasłem i linkiem do portalu. Przy pierwszym logowaniu: zmiana hasła.
Co dzieje się automatycznie:
- Kontakt jest oznaczany jako użytkownik portalu
- Jeśli nie jest przypisany żaden pośrednik, ustawiany jest administrator firmy
- Na kontakcie rejestrowana jest aktywność
- Język portalu = język kontaktu (w przeciwnym razie angielski)
Gdy link do portalu jest umieszczony na Państwa stronie internetowej, a klienci sami podejmują inicjatywę.
-
Klient otwiera URL portalu z identyfikatorem firmy. Bez prawidłowego parametru
idw URL: strona informacyjna. -
Klient klika Sign up i wypełnia formularz rejestracyjny:
- First Name, Last Name (minimum 3 znaki każde)
- Email, Password (maksymalnie 100 znaków)
-
Opcjonalnie: język + lokalizacja + preferencje nieruchomości.
-
System wysyła e-mail weryfikacyjny: 6-cyfrowy kod.
-
Klient wprowadza kod na stronie weryfikacyjnej → konto aktywne.
Co dzieje się automatycznie:
- Konto zaczyna jako Draft: nie można się jeszcze zalogować
- Po weryfikacji e-mail → Active
- System sprawdza, czy adres e-mail istnieje jako kontakt:
- Tak → konto portalowe jest łączone z istniejącym kontaktem
- Nie → tworzony jest nowy lead, domyślnie ustawiony na „nie kontaktować”, najpierw go Pan/Pani ocenia
- Odpowiedzialny pośrednik = administrator firmy
Dwa statusy
Dział zatytułowany „Dwa statusy”| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Draft | Konto utworzone, e-mail niezweryfikowany. Nie można się zalogować. |
| Active | W pełni aktywne. Można się logować. |
Pola konta portalowego
Dział zatytułowany „Pola konta portalowego”| Pole | Opis |
|---|---|
| First Name | Imię |
| Last Name | Nazwisko |
| Logowanie i komunikacja | |
| Status | Draft lub Active |
| Owner | Odpowiedzialny pośrednik |
| Favourite Properties | Oznaczone przez klienta |
Zawsze powiązane z kontaktem i biurem pośrednika. Język z profilu kontaktu.
Co może zrobić użytkownik portalu
Dział zatytułowany „Co może zrobić użytkownik portalu”Przeglądanie i ocenianie nieruchomości
Dział zatytułowany „Przeglądanie i ocenianie nieruchomości”Nieruchomości oferowane przez transakcję przypisaną do powiązanego kontaktu pojawiają się automatycznie na stronie głównej. Dla każdej nieruchomości:
- Pełne szczegóły (zdjęcia, cechy, opis, mapa, certyfikat energetyczny)
- Interested / Not Interested
- W przypadku odrzucenia: podanie powodów
- Ocena 1, 5 gwiazdek
- Ulubione
Składanie próśb o oględziny i zarządzanie nimi
Dział zatytułowany „Składanie próśb o oględziny i zarządzanie nimi”- Maksymalnie 3 preferowane daty na nieruchomość
- Pośrednik potwierdza ostateczną datę
- Po potwierdzeniu: nawigacja do nieruchomości dostępna (48 godzin przed)
- W dniu oględzin: zdjęcia, notatki i notatki głosowe odblokowane
- Anulowanie zawsze możliwe (z wyjątkiem zakończonych)
Notatki i zdjęcia
Dział zatytułowany „Notatki i zdjęcia”- Notatki: pisanie, edytowanie, usuwanie (minimum 3 znaki)
- Zdjęcia: przesyłanie, przeglądanie, usuwanie
- Notatki głosowe: nagrywanie
Cała treść widoczna w CRM dla pośrednika.
Kontakt z agentem
Dział zatytułowany „Kontakt z agentem”Bezpośrednia wiadomość do odpowiedzialnego pośrednika. Pośrednik otrzymuje powiadomienie.
Rozpoznawanie użytkownika portalu w CRM
Dział zatytułowany „Rozpoznawanie użytkownika portalu w CRM”- Lista kontaktów: ikona portalu przy aktywnych kontach (o ile Client Portal jest aktywny)
- Rekord kontaktu: widoczne, że jest to użytkownik portalu
- Historia aktywności: kiedy konto zostało utworzone
- Transakcje edytowane przez klienta przez portal, oznaczone jako takie
Zapomniane hasło
Dział zatytułowany „Zapomniane hasło”Klient robi to sam:
- Forgot password na stronie logowania.
- Wprowadzenie adresu e-mail.
- System wysyła kod resetowania (6 cyfr).
- Klient wprowadza kod i nowe hasło.
Pośrednik nie jest zaangażowany.
Zdjęcie profilowe
Dział zatytułowany „Zdjęcie profilowe”Klient przesyła własne zdjęcie przez Profile → My Account. Zapisane jako plik, powiązane z kontem portalowym. Modyfikacja/usunięcie również tam.
Często zadawane pytania
Dział zatytułowany „Często zadawane pytania”Kontakt ma już konto portalowe: utworzyć kolejne?
Dział zatytułowany „Kontakt ma już konto portalowe: utworzyć kolejne?”Nie. System sprawdza, komunikat błędu: „użytkownik portalu już istnieje”. Maksymalnie 1 konto na kontakt.
Klient zarejestrował się samodzielnie, ale nie ma go w istniejącym kontakcie
Dział zatytułowany „Klient zarejestrował się samodzielnie, ale nie ma go w istniejącym kontakcie”Wyszukiwanie e-mail nie dało dopasowania → utworzono nowy lead. Widoczny na liście kontaktów, domyślnie „nie kontaktować”, najpierw ocenić.
Klient nie może się zalogować
Dział zatytułowany „Klient nie może się zalogować”Proszę sprawdzić:
- Czy portal jest aktywny w Settings → My Company → Client Portal Settings?
- Czy klient ma link z prawidłowym ID firmy?
- W przypadku samodzielnej rejestracji: czy e-mail weryfikacyjny został potwierdzony?
- Czy konto ma status Active?
Zapomniane hasło? Proszę odesłać do Forgot password na stronie logowania.