Rotting: deale wymagające uwagi
Deal rzadko przepada z powodu jednego dużego błędu. Najczęściej cichnie: przez kilka tygodni Pan/Pani nie dzwoni, nie ma zaplanowanego kolejnego spotkania, a klient wybiera inne biuro. Od wersji 1.30.0 Tesoro pilnuje tego za Pana/Panią za pomocą wskaźnika Rotting.
“Rotting” to angielskie słowo oznaczające “gnicie”. Deal, który “gnije”, stoi w miejscu i grozi utratą. Wskaźnik przyjmuje wartości od 0 (zdrowy) do 100 (deal stoi w miejscu już od dawna). Dzięki temu na pierwszy rzut oka widzi Pan/Pani, którymi dealami należy zająć się dziś.
Kiedy jest to istotne?
Dział zatytułowany „Kiedy jest to istotne?”- Chce Pan/Pani każdego ranka wiedzieć, do których klientów zadzwonić
- Ma Pan/Pani wiele aktywnych deali i traci przegląd
- Deal celowo stoi w miejscu, na przykład dlatego, że klient jest na wakacjach
- Jest Pan/Pani administratorem i chce ustalić, jak surowo Tesoro ocenia deale
Trzy poziomy
Dział zatytułowany „Trzy poziomy”| Wynik | Poziom w Tesoro | Co to oznacza |
|---|---|---|
| 0 do 39 | Healthy | Deal przebiega zgodnie z planem. Nie musi Pan/Pani nic robić. |
| 40 do 69 | Needs attention | Coś zaczyna szwankować. Proszę zaplanować kolejny krok. |
| 70 do 100 | Rotting | Deal stoi w miejscu. Proszę dziś nawiązać kontakt. |
Na tablicy deali przy takich dealach zobaczy Pan/Pani na karcie trójkąt ostrzegawczy: pomarańczowy przy Needs attention, czerwony przy Rotting. Zdrowe deale nie mają trójkąta. Gdy najedzie Pan/Pani kursorem na trójkąt, zobaczy wynik i przyczyny, na przykład Rotting 55 — No next step planned · No contact for 7 days.
Za pomocą przycisku Needs attention nad tablicą zobaczy Pan/Pani tylko takie deale, najgorsze na górze. Więcej o tablicy przeczyta Pan/Pani w Etapy pipeline’u i tablica deali.
Na co zwraca uwagę wynik?
Dział zatytułowany „Na co zwraca uwagę wynik?”Tesoro bierze pod uwagę pięć kryteriów. Każde z nich dodaje określoną liczbę punktów do wyniku.
| Kryterium w Tesoro | Pytanie | Kiedy jest liczone? |
|---|---|---|
| Next step | Czy zaplanowano kolejny krok? | Na dealu nie ma przyszłego spotkania, zaplanowanej rozmowy telefonicznej ani zadania typu Contact lub Follow-up. |
| Recent contact | Czy niedawno był kontakt z klientem? | Im dawniej odbyła się ostatnia rozmowa, wiadomość WhatsApp lub e-mail, tym więcej punktów. |
| Time in status | Czy deal wciąż się posuwa? | Deal znajduje się już od pewnej liczby dni roboczych na tym samym etapie. Im bliżej maksimum dla tego etapu, tym więcej punktów. |
| Open actions | Czy zalegają zadania lub rozmowy? | Otwarte zadanie lub zaplanowana rozmowa na dealu ma przekroczony termin. |
| Closing date | Czy minęła data zamknięcia? | Data zamknięcia minęła i kontakt wygasł. |
Next step: kolejny krok
Dział zatytułowany „Next step: kolejny krok”To kryterium waży najwięcej. Deal pozostaje zdrowy, dopóki coś jest zaplanowane z klientem. Może to być:
- spotkanie (meeting) na dealu w przyszłości
- zaplanowana rozmowa telefoniczna, na przykład zaplanowane oddzwonienie
- zadanie na dealu typu Contact lub Follow-up
Zadanie typu Research lub Admin nie jest tu liczone. Praca biurowa jest przydatna, ale klient tego nie odczuwa. Jak wybrać typ zadania, przeczyta Pan/Pani w Spotkania i zadania.
Recent contact: ostatni kontakt
Dział zatytułowany „Recent contact: ostatni kontakt”Tesoro liczy rzeczywiste momenty kontaktu z klientem:
- odbyte rozmowy telefoniczne
- wiadomości WhatsApp, zarówno Pana/Pani, jak i klienta
- e-maile z kontaktami powiązanymi z dealem
Notatka lub zadanie biurowe nie liczy się tu jako kontakt. Liczba punktów rośnie wraz z liczbą dni od ostatniego kontaktu. Po upływie ustalonego okresu (domyślnie 14 dni) to kryterium liczy się w pełni.
Nie zarejestrował Pan/Pani jeszcze żadnego kontaktu? Wtedy to kryterium nie jest liczone. Pojawi się jednak wskazówka w panelu wyjaśnienia: proszę zarejestrować kontakt, aby wynik był prawidłowy.
Time in status: zbyt długo na tym samym etapie
Dział zatytułowany „Time in status: zbyt długo na tym samym etapie”Jeśli etap ma określone maksimum liczby dni, Tesoro liczy dni robocze (od poniedziałku do piątku), przez które deal znajduje się na tym etapie. Im bliżej maksimum, tym więcej punktów. Przez pierwsze dni nie jest to jeszcze liczone. To minimum ustawia administrator w Settings > Deal Settings w sekcji Minimum days (domyślnie 3).
Jeśli etap nie ma maksimum, to kryterium nie jest liczone. Maksimum dla każdego etapu ustawia administrator. Zobacz Konfiguracja pipeline’ów.
Open actions: zaległe zadania i rozmowy
Dział zatytułowany „Open actions: zaległe zadania i rozmowy”Czy na dealu znajduje się otwarte zadanie lub zaplanowana rozmowa z minioną datą? Wtedy jest to liczone. Tutaj liczy się każde otwarte zadanie, niezależnie od typu.
Closing date: data zamknięcia minęła
Dział zatytułowany „Closing date: data zamknięcia minęła”Jeśli data zamknięcia deala minęła, a kontakt wygasł, dochodzą dodatkowe punkty:
| Data zamknięcia minęła | Dodatkowe punkty |
|---|---|
| Mniej niż 30 dni | 3 |
| 30 do 180 dni | 5 |
| 180 dni lub więcej | 10 |
Czy ma Pan/Pani jednak nadal niedawny kontakt z klientem? Wtedy minięta data zamknięcia nie jest liczona. Tesoro zakłada, że omówi to Pan/Pani z klientem.
Które deale nie otrzymują wyniku?
Dział zatytułowany „Które deale nie otrzymują wyniku?”- Deale wygrane i przegrane. Są już zakończone.
- Deale na etapie, który rezerwuje nieruchomość, takim jak Reservation lub etap umowy. Od tego momentu proces toczy się u notariusza i po stronie klienta, a wynik nie jest już liczony. Które to etapy, zobaczy Pan/Pani w Co oznacza “Commits the property”?.
- Deale w pipeline co-broker. Tam kontakt z klientem utrzymuje biuro partnerskie. Zobacz Deale co-broker.
Wynik na stronie deala
Dział zatytułowany „Wynik na stronie deala”Na stronie deala wynik znajduje się w bloku Deal Details, po prawej stronie obok tytułu. Zobaczy Pan/Pani Rotting score z liczbą obok. Kolor odpowiada poziomowi: zielony, pomarańczowy lub czerwony.
Proszę kliknąć wynik. Otworzy się panel Why this score. Jeśli na tablicy kliknie Pan/Pani trójkąt na karcie, otworzy się ten sam panel.
Panel pokazuje:
-
Na górze wynik wraz z poziomem (Healthy, Needs attention lub Rotting) oraz wyjaśnieniem 0 = healthy · 100 = rotting.
-
How this score is built up. Jeden wiersz na kryterium: Next step, Recent contact, Time in status, Open actions i Closing date. Przed każdym wierszem znajduje się kropka:
- zielona: to kryterium utrzymuje deal w dobrej kondycji
- czerwona: to kryterium podnosi wynik, z liczbą punktów po prawej (na przykład +40)
- szara: to kryterium nie jest liczone, na przykład dlatego, że nie ma daty zamknięcia
-
Tip. Jeśli na dealu nie ma jeszcze żadnego momentu kontaktu, Tesoro prosi Pana/Panią o zarejestrowanie kontaktu.
-
Pause rotting for this deal. Przycisk na dole. Zobacz poniżej.
Tymczasowe wstrzymanie deala
Dział zatytułowany „Tymczasowe wstrzymanie deala”Czasami deal słusznie stoi w miejscu. Kupujący jest na miesięcznych wakacjach albo czeka na kredyt hipoteczny. Wtedy nie chce Pan/Pani widzieć codziennie ostrzeżenia. Do tego służy wstrzymanie wyniku.
-
Proszę otworzyć deal i kliknąć Rotting score w Deal Details. Można też kliknąć trójkąt na karcie na tablicy.
-
Proszę kliknąć na dole panelu Pause rotting for this deal.
-
W polu Reason proszę wpisać, dlaczego deal stoi w miejscu. To pole jest obowiązkowe. Na przykład: Klient na wakacjach do końca sierpnia.
-
W polu Pause for proszę wybrać czas trwania: 1 week, 2 weeks lub 1 month. Domyślnie wybrane jest 1 month.
-
Proszę kliknąć Pause rotting.
Dopóki wstrzymanie trwa:
- tablica pokazuje na karcie ikonę pauzy zamiast trójkąta
- na górze panelu widnieje Rotting paused, z datą końcową, przyczyną i informacją, kto ustawił wstrzymanie
- wstrzymanie pojawia się na osi czasu deala wraz z przyczyną
Zmiana lub zakończenie wstrzymania
Dział zatytułowany „Zmiana lub zakończenie wstrzymania”Proszę otworzyć panel i kliknąć Change pause. W oknie Manage the pause wybiera Pan/Pani:
- Update pause: inną przyczynę lub inny czas trwania
- Unpause: zakończenie wstrzymania, deal od razu znów jest uwzględniany
Zakończenie wstrzymania również pojawia się na osi czasu.
Kiedy wynik jest aktualizowany?
Dział zatytułowany „Kiedy wynik jest aktualizowany?”- Natychmiast, gdy coś się zmieni: zarejestruje Pan/Pani rozmowę, wyśle lub otrzyma e-mail bądź wiadomość WhatsApp albo zaplanuje lub ukończy zadanie czy spotkanie.
- Każdej nocy Tesoro przelicza wszystkie wyniki od nowa. Czas bowiem płynie: bez kontaktu wynik rośnie z każdym dniem.
Ustawienia dla administratorów
Dział zatytułowany „Ustawienia dla administratorów”Administrator ustala, jak surowo Tesoro ocenia deale. Proszę przejść do Settings > Deal Settings i otworzyć zakładkę Rotting.
Rotting sensitivity: wybór profilu
Dział zatytułowany „Rotting sensitivity: wybór profilu”| Profil | Dla kogo |
|---|---|
| Relaxed | Długie procesy, takie jak nowe budownictwo lub inwestycje. Tesoro ostrzega dopiero wtedy, gdy deal naprawdę długo stoi w miejscu. |
| Standard (Recommended) | Większość biur. Tesoro ostrzega, gdy kilka rzeczy idzie źle jednocześnie. |
| Strict | Szybki rynek i rozgrzani kupujący. Tesoro ostrzega już przy pierwszym sygnale. |
W sekcji What Tesoro looks at zobaczy Pan/Pani trzy pytania, którymi różnią się profile, wraz z wagą każdego z nich (Counts high, Counts medium lub Counts low):
| Pytanie | Które kryterium za tym stoi |
|---|---|
| Did you have contact? | Recent contact |
| Is the deal still moving? | Time in status |
| Do you have a plan? | Next step i Open actions |
Poniżej zobaczy Pan/Pani trzy przykładowe deale. Jeśli wybierze Pan/Pani inny profil, od razu zobaczy, jak ten profil oceniłby te deale.
Adjust it yourself: samodzielny podział
Dział zatytułowany „Adjust it yourself: samodzielny podział”Żaden profil nie pasuje? Proszę kliknąć Adjust it yourself. Wtedy samodzielnie rozdzieli Pan/Pani 100% między trzy pytania za pomocą suwaków. Jeśli jedno pytanie ustawi Pan/Pani wyżej, dwa pozostałe razem pójdą w dół. Trzy pytania zawsze sumują się do 100%.
Rotting: communication window
Dział zatytułowany „Rotting: communication window”Tutaj ustawia Pan/Pani, po ilu dniach bez kontaktu deal uznawany jest za “zimny”. Wybiera Pan/Pani liczbę od 1 do 365. Domyślnie jest to 14 dni.
Proszę kliknąć Save, aby zapisać ustawienia.
Często zadawane pytania
Dział zatytułowany „Często zadawane pytania”Mój deal ma wynik około 40, mimo że dzwoniłem jeszcze wczoraj. Jak to możliwe?
Dział zatytułowany „Mój deal ma wynik około 40, mimo że dzwoniłem jeszcze wczoraj. Jak to możliwe?”Prawdopodobnie nie ma zaplanowanego kolejnego kroku. To kryterium waży najwięcej. Proszę zaplanować spotkanie, moment oddzwonienia lub zadanie typu Contact albo Follow-up. Wynik natychmiast spadnie.
Zaplanowałem zadanie, ale wynik pozostaje wysoki.
Dział zatytułowany „Zaplanowałem zadanie, ale wynik pozostaje wysoki.”Proszę sprawdzić typ zadania. Tylko zadania typu Contact i Follow-up liczą się jako kolejny krok. Zadanie typu Research lub Admin nie jest liczone. Jeśli zadanie ma już przekroczony termin, liczy się właśnie jako zaległa czynność.
Rozmawiałem z klientem poza Tesoro.
Dział zatytułowany „Rozmawiałem z klientem poza Tesoro.”Proszę zarejestrować rozmowę w Tesoro, na przykład jako zalogowaną rozmowę. Tesoro może uwzględnić tylko to, co znajduje się w dealu.
Czy mogę wyłączyć wynik na stałe dla jednego deala?
Dział zatytułowany „Czy mogę wyłączyć wynik na stałe dla jednego deala?”Nie. Wstrzymanie trwa maksymalnie trzy miesiące. Potem może Pan/Pani ponownie je wstrzymać, podając nową przyczynę.
Dlaczego mój deal co-broker nie ma wyniku?
Dział zatytułowany „Dlaczego mój deal co-broker nie ma wyniku?”W przypadku deala co-broker kontakt z klientem utrzymuje biuro partnerskie. Nie może Pan/Pani samodzielnie budować tego kontaktu, dlatego Tesoro nie oblicza dla niego wyniku.