Solicitudes de visita: del portal al CRM

El cliente ve una propiedad en el portal, elige 3 fechas preferidas y envía una solicitud. Llega directamente a su CRM como una reunión con el estado pending. Usted confirma o rechaza. El día de la visita, el cliente desbloquea funciones adicionales.

¿Cuándo es relevante?

• Un cliente utiliza el portal y usted quiere saber cómo llegan las solicitudes a su CRM
• Usted capacita a un miembro del equipo en el manejo de solicitudes de visita del portal
• Usted desea personalizar las plantillas de correo electrónico que se envían al cliente

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Perspectiva del cliente: solicitar una visita

1. Abrir la propiedad en el portal desde la página de inicio o el feed de propiedades → toque Solicitar visita.

2. Elegir fechas preferidas: mínimo 1, máximo 3. Fechas pasadas no son posibles. Sin duplicados. Un texto explica que el agente se pondrá en contacto.

3. Revisar el resumen: resumen de las fechas seleccionadas. Si hay menos de 3: opción para añadir más.

4. Confirmar → solicitud enviada. El cliente ve un diálogo de confirmación: el agente se pondrá en contacto.

Solicitud de visita múltiple

El cliente también puede solicitar visitas para varias propiedades a la vez mediante esta función. Se envía un conjunto de fechas preferidas para todas las propiedades seleccionadas. El portal procesa secuencialmente y muestra un resumen.

El cliente ve sus citas

Pantalla Appointments en la barra de navegación inferior. Tres pestañas:

Pestaña	Contenido
Upcoming	Confirmadas + start_date en el futuro
Recent	Pasadas, o cancelled/rejected/completed
Unconfirmed	Pending, esperando al agente

Por cada cita, el cliente ve:

• Una foto de la propiedad + título
• Fechas preferidas (preferred_date)
• Fecha y hora confirmadas (start_date), aparece solo tras la confirmación
• Precio + número de referencia de Tesoro
• Insignia de estado con color

Cancelar una cita

Se puede cancelar siempre que el estado no sea completed. Toque Cancelar cita → diálogo de confirmación → estado cancelled.

Rechazar con una visita activa

¿El cliente quiere rechazar una propiedad mientras hay una visita activa? Advertencia, ¿cancelar primero la visita?

Iniciar la visita el día de la cita

El botón Iniciar visita se activa el día de la visita confirmada. Al hacer clic, el estado pasa a completed. Luego se desbloquea:

• Subir fotos
• Escribir notas
• Grabar notas de voz
• Valoración (1 a 5 estrellas)

Cámara solo el día de la visita

Fuera del día de la visita, la función de cámara está desactivada. Se muestra un aviso al cliente indicando la fecha.

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Perspectiva del agente: qué sucede en el CRM

1. La cita aparece en el CRM como una reunión con el tipo visit_location y la categoría visit. Vinculada al trato y al cliente como participante. El propietario es el agente asignado al contacto.

2. Notificación: notificación en el CRM + push (si está activada) + correo electrónico (plantilla: Meeting Created By Portal User).

3. Evaluar las fechas preferidas: preferred_date visible en la tarjeta de la cita. Estado: pending.

4. Confirmar o rechazar:

   • Elija una fecha preferida (u otra) como start_date
   • Cambie el estado a confirmed
   • O: cambie el estado a rejected si ninguna opción es adecuada

5. El cliente recibe una actualización: correo electrónico (plantilla: Meeting Status Changed By Portal User) + cambio de estado inmediato en el portal.

Registro de actividades

Cada acción, crear, confirmar, cancelar, completar, queda registrada como actividad en el contacto y el trato.

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Cinco estados de las citas

Estado	Color	Descripción
pending	Amarillo	Solicitud realizada, el agente aún no ha respondido
confirmed	Verde	Confirmada + fecha definitiva establecida
completed	Verde	Visita realizada (automático si confirmada + fecha pasada, o el cliente hace clic en Iniciar visita)
cancelled	Rojo	Cancelada por el cliente o el agente
rejected	Rojo	Rechazada por el agente

Estado visitado

La propiedad se considera “visitada” si: existe una cita completed, o una cita confirmed en el pasado, o visited_date se ha establecido manualmente en el trato. Determina si el cliente puede usar las funciones de valoración y fotos.

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Notificaciones: cuándo y qué

Momento	Destinatario	Tipo
El cliente solicita	Agente	Notificación CRM + push + correo (Meeting Created By Portal User)
El agente confirma	Cliente	Correo (Meeting Status Changed By Portal User) + actualización en portal
El agente rechaza	Cliente	Correo + actualización en portal
El cliente cancela	Agente	Notificación CRM + push + correo

Plantillas editables

Las plantillas de correo se pueden editar en Settings → Email Templates: busque Meeting Created By Portal User y Meeting Status Changed By Portal User.

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Integración con el calendario

Descarga de .ics (cliente)

Desde el detalle de la cita en el portal: Añadir al calendario → descargar archivo .ics. Compatible con Google Calendar, Apple Calendar, Outlook.

Incluye:

• Título: nombre de la propiedad + “Property Viewing”
• Fecha + hora: start_date o primera fecha preferida si no está confirmada
• Duración: 1 hora por defecto
• Ubicación: dirección de la propiedad
• Descripción: nombre de la propiedad, precio, número de referencia, dirección, posible enlace al sitio
• Recordatorio: alarma 30 minutos antes
• Estado: CONFIRMED o TENTATIVE

Sincronización de agenda (CRM)

Al crear o actualizar la cita: se crea automáticamente un evento mediante CalendarMeetingEventObserver. Aparece en la agenda del agente si la integración de calendario está activa.

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Preguntas frecuentes

¿Se pueden solicitar visitas ilimitadas?

Sí, sin límite. Cada solicitud es una cita separada en el CRM.

¿El cliente no elige ninguna fecha que sirva?

Usted mismo establece otra start_date y cambia el estado a confirmed. El cliente verá la nueva fecha en el portal. Consejo: contacte por teléfono o correo electrónico antes.

¿El cliente puede solicitar de nuevo después de cancelar?

Sí, desde la página de detalle de la propiedad puede hacer una nueva solicitud. Se creará una nueva cita.

¿El botón de la cámara no se ve?

Verifique: ¿la cita está confirmed? ¿La fecha es hoy? Si no, primero confírmela o espere al día.

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Siguiente paso

Gestionar usuarios del portal Cree cuentas desde el CRM o mediante autorregistro.