Citas y tareas: planifique su jornada laboral

Dos elementos fundamentales para su jornada laboral: citas (visitas y reuniones) y tareas (acciones pendientes y seguimiento). Ambas pertenecen a un registro específico, contacto, lead, operación o propiedad, para que el contexto siempre esté presente.

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El calendario, todas sus citas y tareas en una sola vista.

¿Cuándo se utiliza esto?

• Un lead solicita una visita, usted la programa de inmediato
• Un colega debe devolver la llamada a un cliente, usted crea la tarea para él o ella
• Una reunión de equipo para revisar el pipeline
• Cita en línea con un comprador inglés, enlace de Zoom en la cita

Dos tipos de elementos

	Citas (Meetings)	Tareas (Tasks)
Propósito	Visitas, reuniones	Acciones pendientes, seguimiento, recordatorios
Tiene tiempo	Sí, inicio y fin	Solo fecha límite (due date)
Tiene participantes	Sí, varios contactos	No, asignada a un miembro del equipo
Aparece en el calendario	Sí	No (pero sí en el resumen de Actividades)

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Programar citas

Cinco tipos en dos categorías

Tipo	Categoría	Campo obligatorio
Visit location	Visit	Location (dirección o propiedad)
Virtual visit	Visit	Online call URL
Meeting in office	Meeting	Location
Meeting outside office	Meeting	Location
Online meeting	Meeting	Online call URL

Crear una cita

1. Abra el registro: contacto, lead, operación o propiedad para la que planifica.

2. Haga clic en la pestaña Meetings.

3. Haga clic en el botón de creación: se abre un panel lateral con el formulario.

4. Complete los datos:

   Campo	Obligatorio	Descripción
   Title	Sí	3-100 caracteres
   Description	Sí	3-8.000 caracteres
   Category	Sí	Visit o Meeting
   Type	Sí	Uno de los 5 tipos
   Owner	Sí	El miembro del equipo que realiza la cita
   Start date	No	Hora de inicio
   End date	No	Hora de finalización
   Location	Condicional	Obligatorio en tipos físicos
   Online call URL	Condicional	Obligatorio en tipos virtuales/en línea
   Property	No	Vincule una propiedad específica
   Participants	No	Añada contactos como participantes
   Private	No	Cita privada, solo la ve el owner

5. Haga clic en Save (o use Ctrl+S / Cmd+S).

Planificar desde una operación

¿Planifica la cita desde una operación? El sistema sugiere automáticamente los contactos vinculados como participantes, un clic y ya están.

Cinco estados para una cita

Estado	Cuándo
Pending	Recién creada, esperando confirmación
Confirmed	Confirmada por todas las partes
Rejected	Rechazada
Cancelled	Cancelada
Completed	Ha tenido lugar

Filtre la lista de Meetings por estado mediante el menú desplegable en la parte superior.

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Crear tareas

Las tareas son acciones pendientes para usted o un miembro del equipo, sin bloque de tiempo, solo una fecha límite.

1. Abra el registro: contacto, lead, operación o propiedad.

2. Haga clic en la pestaña Tasks.

3. Haga clic en Create task: se abre el panel lateral Create task.

4. Complete los datos:

   Campo	Obligatorio	Descripción
   Title	Sí	3-100 caracteres
   Description	No	Máximo 1.000 caracteres
   Task type	No	Contact, Follow-up, Research o Admin. Vea a continuación.
   Priority	No	Urgencia. En una tarea nueva, Mid aparece rellenado previamente.
   Status	No	Progreso. En una tarea nueva, To do aparece rellenado previamente.
   Due date	Sí	Fecha límite
   Assign to	Sí	El miembro del equipo que realiza la tarea

5. Haga clic en Create task (o Ctrl+S / Cmd+S).

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El panel lateral Create task. Bajo Task type, Tesoro explica qué tareas mantienen sana una operación.

El tipo de tarea

A partir de la versión 1.30.0, en cada tarea usted elige un Task type. El tipo indica qué clase de trabajo es:

Task type	¿Cuándo lo elige?	¿Mantiene sana una operación?
Contact	Usted contacta con el cliente: llamar, enviar un correo o un mensaje	Sí
Follow-up	Usted hace seguimiento de algo con el cliente, por ejemplo tras una visita	Sí
Research	Trabajo de investigación en la oficina, como buscar propiedades o comprobar un precio	No
Admin	Administración, como preparar un contrato	No

Bajo el campo aparece: Contact and follow-up tasks keep the deal alive (a planned touchpoint). Research and admin tasks do not.

Por qué es importante: una operación con una tarea planificada del tipo Contact o Follow-up cuenta como una operación con un siguiente paso. Eso mantiene baja la puntuación de deterioro. El trabajo de investigación en la oficina es útil, pero el cliente no lo nota. Por eso Research y Admin no cuentan.

¿Qué tipo aparece rellenado previamente?

En una tarea nueva en el formulario, Contact aparece rellenado previamente. Las tareas que ya existían antes de la versión 1.30.0, y las tareas que llegan sin tipo (por ejemplo, a través de una integración), reciben el tipo Admin. ¿No le encaja? Abra la tarea y elija otro tipo.

Tres estados de tareas

Estado	Significado
To do	Aún no iniciada
In progress	En proceso
Done	Completada

La hora de finalización se registra automáticamente

Cuando usted establece una tarea como Done, el sistema registra automáticamente la hora (completed_at). No se puede modificar manualmente, eso mantiene confiable la pista de auditoría.

Filtre la lista de Tasks por Status y Priority mediante los menús desplegables. Haga clic en una tarea para editarla, los cambios se guardan inmediatamente y aparecen en la línea de tiempo.

Una tarea sin prioridad ni estado

Si una tarea no tiene Priority ni Status, esos campos permanecen vacíos cuando usted edita la tarea. Tesoro ya no rellena por su cuenta Mid ni To do. Así nunca guarda por accidente un valor que usted no eligió.

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Mencionar a miembros del equipo

Tanto en las descripciones de citas como de tareas, puede mencionar a colegas. Escriba @ + nombre → el colega recibe una notificación. No se necesita correo adicional.

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¿Dónde aparecen las citas y tareas?

Lugar	Qué
Pestaña Meetings / Tasks en el registro	Lista para este único registro
Línea de tiempo de actividades	Tarjeta con ‘Meeting Created’ / ‘Task Created’
Resumen de actividades	Lista + kanban de todos los registros
Calendario	Solo citas (las tareas no tienen bloque de tiempo)

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Relacionado

Actividades y línea de tiempoCómo las citas y tareas cuentan juntas la historia de un registro.

NotasAñadir texto libre en un registro, para lo que no cabe en un campo.