Leads: del primer contacto a la conversión

Los leads son personas que ingresan a su pipeline de ventas, desde un portal, una llamada entrante o una visita sin cita. Usted los registra, los sigue a través de seis estados del pipeline y los convierte en un contacto (con posiblemente un deal), o los marca como perdidos.

¿Cuándo se utiliza esto?

• Una solicitud de Idealista llega, usted registra un buyer lead
• Un vendedor ofrece su propiedad, usted crea un seller lead incluyendo la comisión
• Usted revisa sus leads “Qualified” y desea convertir a alguien en un deal
• Usted importa cientos de buyer leads desde una campaña de marketing

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La vista general de leads

Haga clic en Leads en la barra lateral. Verá una tabla con las columnas First name · Last name · Email · Phone · Status · Lead source.

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La vista general de leads. Arriba a la derecha se encuentra el botón púrpura Create lead con flecha desplegable.

En la parte superior derecha encontrará un botón dividido Create lead:

• Haga clic en el botón → abre el panel lateral para crear un nuevo lead.
• Haga clic en la flecha → abre un menú con dos opciones: Create lead (atajo ⌘K / Ctrl+K) e Import (para importación CSV, consulte Importar leads).

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Crear un nuevo lead

Abra el panel lateral a través de Create lead o presione ⌘K (macOS) / Ctrl+K (Windows/Linux).

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El panel Create lead con la sección Lead information. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo.

1. Elija Lead type: este es el primer campo obligatorio. Dos opciones:

   • Buyer: desea comprar o alquilar (obtendrá: rango de superficie, rango de precio, deseos de ubicación)
   • Seller: desea vender o alquilar (obtendrá: comisión, precio de mercado, dirección de la propiedad a vender)

2. Ajuste opcionalmente los campos de asignación (al principio):

   Campo	Valor predeterminado
   Assign to	El agente conectado
   Salutation	Mrs. / Mr. (saludo de género)
   Language	English

3. Complete los datos personales:

   Campo	Requisito
   First name ★	Obligatorio
   Last name ★	Obligatorio
   Email ★	Dirección de correo electrónico válida
   Phone ★	Formato internacional, elige el código de país a través de la bandera (por defecto: 🇪🇸 +34)
   WhatsApp Number	Opcional, separado del teléfono

4. Complete los campos del pipeline (los tres obligatorios, los valores predeterminados suelen funcionar):

   Campo	Valor predeterminado
   Lead source ★	By Person
   Lead stage ★	Hot
   Lead status ★	New

5. Notes (opcional), texto libre sobre este lead, visible para todos los usuarios con acceso.

6. Address information (todo opcional), la dirección personal del lead: Street · City · State · Zip code · Country.

7. Complete los Property Details: consulte las pestañas a continuación para la diferencia entre Buyer y Seller.

8. Timing (abajo, opcional), Looking to (menú desplegable con opciones como “Buy”, “Rent”) y Timeline (selector de fecha, cuándo desea el lead actuar).

9. Presione ⌘S / Ctrl+S para guardar. El panel se cierra y el lead aparece al principio de la vista general.

El precio se vuelve obligatorio al ponerlo en Qualified

Price range Min/Max es opcional en New o Contacted, pero obligatorio tan pronto como establezca el estado en Qualified o Converted. Si lo olvida, el sistema mostrará los campos en rojo.

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Campos de Buyer vs Seller

Buyer Lead

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La sección Property Details + Timing para un Buyer.

Campo	Explicación
Type ★	Menú desplegable de tipo de propiedad, obligatorio
Bedrooms	Menú desplegable 0+ a 10+
Bathrooms	Menú desplegable 0+ a 10+
Price range	Dos entradas (min “to” max), obligatorio en Qualified
Location	Campo de texto libre o buscador de área

Un Buyer no tiene campo Construction Size en este panel (está solo en Seller).

Seller Lead

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Seller tiene campos adicionales: un toggle Property Address, Construction Size y el bloque de comisión.

Campo	Explicación
Source MLS ★	Campo obligatorio adicional para Seller, elija portal (Idealista, Kyero, …)
Property Address toggle	Activarlo → revela un segundo conjunto de direcciones para la propiedad a vender (separada de la dirección personal del lead)
Type ★	Tipo de propiedad
Bedrooms / Bathrooms	Igual que buyer
Construction Size (m²)	Campo único, el vendedor conoce su superficie
Price range	Mín y máx, igual que buyer
Location	Igual que buyer
Market Price	Valor estimado de venta
Commission	Su porcentaje de comisión
Way of selling	Menú desplegable, Exclusive / Not Exclusive / With Collaboration
Price of commission	Solo lectura, se calcula automáticamente (Market Price × Commission %)

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El pipeline: seis estados

Estado	Cuándo elegirlo
New	Predeterminado al crear. Aún no ha habido contacto.
Contacted	Al menos 1 vez contacto (teléfono, correo, WhatsApp).
Qualified	Evaluado como prospecto serio, listo para la conversión.
Unqualified	No cumple sus criterios (presupuesto, intención, ubicación).
Lost	Se fue a la competencia, perdió interés, no contactable.
Converted	Convertido a contacto + (opcionalmente) deal. Estado final.

Usted cambia el estado haciendo clic en un paso de la barra de progreso en la parte superior de la página de detalle del lead.

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La barra de progreso de seis pasos está en la parte superior de cada página de detalle del lead. Haga clic directamente en un paso para cambiar el estado.

Sin orden estricto, excepto uno

Puede saltar de New directamente a Qualified, o en cualquier momento a Lost. Pero: Converted solo se puede desde Qualified: el sistema lo rechaza con el mensaje “Lead not qualified”.

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Stage: Hot, Neutral, Cold

Independiente del estado. Indica urgencia:

Stage	Cuándo
Hot	Listo para decidir rápidamente. Haga seguimiento en 24 horas.
Neutral	Interesado, sin prisa. Seguimiento periódico.
Cold	Largo plazo o no responde. Lista de nurture.

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Convertir un lead en contacto (+ deal)

Primero Qualified, luego Converted

¿Hace clic en Converted sin que el lead esté en Qualified? El sistema lo bloquea con “Lead not qualified”. Primero ponga el estado en Qualified y complete Price range Min/Max.

1. Asegúrese de que el estado sea Qualified y que Price range Min/Max estén completados.

2. Haga clic en el paso Converted en la barra de progreso.

3. Aparece el panel lateral de conversión con el encabezado “New contact: [nombre]” y una casilla de verificación Create deal from contact.

4. Determine si desea abrir un deal de inmediato:

   • Casilla DESMARCADA + haga clic en Convert to contact → solo se crea el contacto, sin deal.
   • Casilla MARCADA → el panel revela tres campos adicionales para el deal: Closing date (prellenado), Name ★ (generado automáticamente a partir de la plantilla de deal) y Deal value (prellenado según Price range). El botón cambia a Submit.

5. Ajuste opcionalmente los campos del deal y haga clic en Submit (⌘S / Ctrl+S). El sistema lo redirige al nuevo contacto (y al nuevo deal si dejó marcada esa opción).

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Casilla DESMARCADA → solo se crea el contacto, NO el deal. El botón se llama Convert to contact.

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Casilla MARCADA → tres campos del deal se prellenan. Ahora puede ajustarlos antes de continuar.

Lo que sucede automáticamente

• El tipo de registro cambia de Lead a Contact
• El rol predeterminado se establece como Buyer
• Lead status → Converted (estado final)
• (Al crear deal) se crea un nuevo deal con criterios de búsqueda + agente heredados. El nombre del deal sigue la plantilla de Settings → Deal Settings → Deal Name Template, por defecto: estilo “Buy - Apartment - €230K - Diego Prueba Agosto”.

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Lead Sources: la lista completa

Fuente	Cuándo elegir
Cold Calling	Usted llamó proactivamente
Incoming Call	El lead llamó a su oficina
Referral	Referido por un cliente o socio
Website	A través de su propio sitio web
Social Media	Facebook, Instagram, LinkedIn
Email Campaign	Respuesta a un boletín
Incoming Mail	Carta o correo postal
By Person	Conocido en persona / visita sin cita
Portals	Portal inmobiliario (Idealista, Kyero, …)
Networking Events	Feria, evento
Print Advertising	Periódico, revista, volante
Collaborative Partners	Oficina colaboradora
Outdoor Advertising	Valla publicitaria, publicidad exterior
Radio/TV Advertising	Publicidad de audio o video

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La página de detalle: resumen breve

• Barra de progreso en la parte superior, haga clic para cambiar el estado
• Barra lateral izquierda: datos clave (Assigned agent · Created at · Email · Phone · Lead stage · Lead source)
• Iconos de acción debajo del avatar, llamar, enviar correo, editar, calendario, crear tarea, tres puntos (⋯) para eliminar
• Pestañas a la derecha: Activities (predeterminada) · Lead Info · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · SMS · Tasks · Meetings · Attachments

No hay pestaña Deals en un lead

Un deal pertenece a un contact. ¿Desea vincular a una persona con un deal? Primero convierta a contacto (opcionalmente con la casilla de verificación de deal marcada).

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Importar leads

La importación está reservada para administradores. Desde la vista general de leads: haga clic en la flecha junto a Create lead → elija Import.

1. Elija variante: Owners (sellers) o Leads (buyers).
2. Cargue CSV con como mínimo: First Name, Last Name, Email, Phone, Owner Email.
3. Mapping: vincule las columnas del CSV con los campos del CRM.
4. Verify & Import: el sistema procesa las filas e informa el resultado.

Los valores de fuente se asignan automáticamente

“Walk-in” → By Person; “Facebook” → Social Media; “Phone call” → Incoming Call. Si migra desde otro CRM, no necesita normalizar primero todos los valores de fuente.

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Eliminar leads

1. Abra el lead.
2. Haga clic en los tres puntos (⋯) debajo del avatar.
3. Delete → eliminación suave a la papelera (recuperable).

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Errores comunes

”Lead not qualified” al hacer clic en Converted

El estado aún está en Contacted o inferior. Primero póngalo en Qualified.

Campos de precio repentinamente rojos

Usted establece el estado en Qualified sin completar Price range Min/Max. Complete ambos y guarde.

Advertencia de lead duplicado

El correo electrónico o teléfono ya existe, busque el registro existente y complételo, en lugar de crear un nuevo registro.

”Source MLS” solicitado en un Seller: ¿puedo dejarlo vacío?

No, en un lead de Seller, Source MLS es obligatorio por defecto. Elija el portal o la plataforma de origen de donde proviene la propiedad.

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Siguiente paso

Deals y vista general del pipeline Los leads convertidos se convierten en deals. Cómo se mueven a través de sus fases de venta.