Leads: del primer contacto a la conversión

Los leads son personas que ingresan a su pipeline de ventas, desde un portal, una llamada entrante o una visita sin cita. Usted los registra, los sigue a través de seis estados del pipeline y los convierte en un contacto (con posiblemente un deal), o los marca como perdidos.

¿Cuándo se utiliza esto?

• Una solicitud de Idealista llega, usted registra un buyer lead
• Un vendedor ofrece su propiedad, usted crea un seller lead incluyendo la comisión
• Usted revisa sus leads “Qualified” y desea convertir a alguien en un deal
• Usted importa cientos de buyer leads desde una campaña de marketing

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La vista general de leads

Haga clic en Leads en la barra lateral. Verá una tabla con las columnas First name · Last name · Email · Phone · Status · Lead source.

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La vista general de leads. Arriba a la derecha se encuentra el botón púrpura Create lead con flecha desplegable.

En la parte superior derecha encontrará un botón dividido Create lead:

• Haga clic en el botón → abre el panel lateral para crear un nuevo lead.
• Haga clic en la flecha → abre un menú con dos opciones: Create lead (atajo ⌘⇧K / Ctrl+Shift+K) e Import (para importación CSV, consulte Importar leads).

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Crear un nuevo lead

Abra el panel lateral a través de Create lead o presione ⌘⇧K (macOS) / Ctrl+Shift+K (Windows/Linux). Solo ⌘K / Ctrl+K abre la búsqueda global.

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El panel Create lead con la sección Lead information. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo.

1. Elija Lead type: este es el primer campo obligatorio. Dos opciones:

   • Buyer: desea comprar o alquilar (obtendrá: rango de superficie, rango de precio, deseos de ubicación)
   • Seller: desea vender o alquilar (obtendrá: comisión, precio de mercado, dirección de la propiedad a vender)

2. Ajuste opcionalmente los campos de asignación (al principio):

   Campo	Valor predeterminado
   Assign to	El agente conectado
   Salutation	Mrs. / Mr. (saludo de género)
   Language	English

3. Complete los datos personales:

   Campo	Requisito
   First name ★	Obligatorio
   Last name ★	Obligatorio
   Email ★	Dirección de correo electrónico válida
   Phone ★	Formato internacional, elige el código de país a través de la bandera (por defecto: 🇪🇸 +34)
   WhatsApp Number	Opcional, separado del teléfono

4. Complete los campos del pipeline (los tres obligatorios, los valores predeterminados suelen funcionar):

   Campo	Valor predeterminado
   Lead source ★	By Person
   Lead stage ★	Hot
   Lead status ★	New

5. Notes (opcional), texto libre sobre este lead, visible para todos los usuarios con acceso.

6. Address information (todo opcional), la dirección personal del lead: Street · City · State · Zip code · Country.

7. Complete los Property Details: consulte las pestañas a continuación para la diferencia entre Buyer y Seller.

8. Timing (abajo, opcional), Looking to (menú desplegable con opciones como “Buy”, “Rent”) y Timeline (selector de fecha, cuándo desea el lead actuar).

9. Presione ⌘S / Ctrl+S para guardar. El panel se cierra y el lead aparece al principio de la vista general.

El precio se vuelve obligatorio al ponerlo en Qualified

Price range Min/Max es opcional en New o Contacted, pero obligatorio tan pronto como establezca el estado en Qualified o Converted. Si lo olvida, el sistema mostrará los campos en rojo.

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Campos de Buyer vs Seller

Buyer Lead

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La sección Property Details + Timing para un Buyer.

Campo	Explicación
Type ★	Menú desplegable de tipo de propiedad, obligatorio
Bedrooms	Menú desplegable 0+ a 10+
Bathrooms	Menú desplegable 0+ a 10+
Price range	Dos entradas (min “to” max), obligatorio en Qualified
Location	Campo de texto libre o buscador de área

Un Buyer no tiene campo Construction Size en este panel (está solo en Seller).

Seller Lead

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Seller tiene campos adicionales: un toggle Property Address, Construction Size y el bloque de comisión.

Campo	Explicación
Source MLS ★	Campo obligatorio adicional para Seller, elija el portal (Idealista, Kyero, …)
Property Address toggle	Activarlo → revela un segundo conjunto de direcciones para la propiedad que el lead va a vender (separada de su dirección personal)
Type ★	Tipo de propiedad
Bedrooms / Bathrooms	Igual que buyer
Construction Size (m²)	Campo único, el vendedor conoce su superficie
Price range	Mín y máx, igual que buyer
Location	Igual que buyer
Market Price	Valor estimado de venta
Commission	Su porcentaje de comisión
Way of selling	Menú desplegable, Exclusive / Not Exclusive / With Collaboration
Price of commission	Solo lectura, se calcula automáticamente (Market Price × Commission %)

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El pipeline: seis estados

Estado	Cuándo elegirlo
New	Predeterminado al crear. Aún no ha tenido contacto.
Contacted	Ha tenido contacto al menos una vez (teléfono, correo, WhatsApp).
Qualified	Evaluado como prospecto serio, listo para la conversión.
Unqualified	No cumple con sus criterios (presupuesto, intención, ubicación).
Lost	Se fue a la competencia, perdió el interés, ya no es localizable.
Converted	Convertido en contacto + (opcionalmente) deal. Estado final.

Usted modifica el estado haciendo clic en un paso de la barra de progreso en la parte superior de la página de detalle del lead.

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La barra de progreso de seis pasos aparece en la parte superior de cada página de detalle del lead. Haga clic directamente en un paso para modificar el estado.

Sin orden estricto, excepto uno

Usted puede pasar de New directamente a Qualified, o a Lost en cualquier momento. Pero: Converted solo es posible desde Qualified: de lo contrario, el sistema lo rechaza con el mensaje “Lead not qualified”.

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Stage: Hot, Neutral, Cold

Independiente del estado. Indica la urgencia:

Stage	Cuándo
Hot	Listo para decidir pronto. Haga seguimiento en 24 horas.
Neutral	Interesado, sin prisa. Seguimiento periódico.
Cold	A largo plazo o ya sin respuesta. En la lista de nurture.

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Convertir un lead en deal y contacto

Primero Qualified, luego Converted

¿Hace clic en Converted sin que el lead esté en Qualified? El sistema lo bloquea con “Lead not qualified”. Primero ponga el estado en Qualified y complete Price range Min/Max.

1. Asegúrese de que el estado sea Qualified y de que Price range Min/Max estén completados.

2. Haga clic en el paso Converted en la barra de progreso.

3. Aparece el panel lateral de conversión con el encabezado “New contact: [nombre]” y una casilla Create deal from contact.

4. Decida si desea abrir un deal de inmediato:

   • Casilla DESACTIVADA + clic en Convert to contact → solo se crea el contacto, sin deal.
   • Casilla ACTIVADA → el panel muestra tres campos adicionales para el deal: Closing date (precompletado), Name ★ (generado automáticamente a partir de la plantilla de deal) y Deal value (precompletado según Price range). El botón cambia a Submit.

5. Ajuste si lo desea los campos del deal y haga clic en Submit (⌘S / Ctrl+S). El sistema le redirige al nuevo contacto (y al nuevo deal si dejó esa opción marcada).

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Casilla DESACTIVADA → solo se crea el contacto, sin deal. El botón se llama Convert to contact.

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Casilla ACTIVADA → tres campos del deal se completan previamente. Aún puede ajustarlos antes de continuar.

Qué ocurre automáticamente

• El tipo de registro cambia de Lead a Contact
• El rol predeterminado pasa a ser Buyer
• Lead status → Converted (estado final)
• (Al crear el deal) se genera un nuevo deal con los criterios de búsqueda + el agente heredados. El nombre del deal sigue la plantilla de Settings → Deal Settings → Deal Name Template, por defecto con el estilo “Buy - Apartment - €230K - Diego Prueba Agosto”.

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Lead Sources: la lista completa

Origen	Cuándo elegirlo
Cold Calling	Usted llamó de forma proactiva
Incoming Call	El lead llamó a su oficina
Referral	Referido por un cliente o partner
Website	A través de su propio sitio web
Social Media	Facebook, Instagram, LinkedIn
Email Campaign	Respuesta a un boletín
Incoming Mail	Carta o correo postal
By Person	Conocido en persona / walk-in
Portals	Portal inmobiliario (Idealista, Kyero, …)
Networking Events	Feria, evento
Print Advertising	Periódico, revista, folleto
Collaborative Partners	Oficina colaboradora
Outdoor Advertising	Valla publicitaria, publicidad exterior
Radio/TV Advertising	Publicidad en audio o vídeo

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La página de detalle: resumen breve

• Barra de progreso en la parte superior, haga clic para modificar el estado
• Barra lateral izquierda: datos clave (Assigned agent · Created at · Email · Phone · Lead stage · Lead source)
• Iconos de acción bajo el avatar: llamar, enviar correo, editar, agenda, crear tarea, tres puntos (⋯) para eliminar
• Pestañas a la derecha: Activities (predeterminada) · Lead Info · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · SMS · Tasks · Meetings · Attachments

Sin pestaña Deals en un lead

Un deal pertenece a un contacto. ¿Desea vincular a una persona con un deal? Primero conviértala en contacto (si lo desea, con la casilla de deal activada).

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Importar leads

La importación está reservada a los administradores. Desde la vista general de leads: haga clic en la flecha junto a Create lead → elija Import.

1. Elija la variante: Owners (sellers) o Leads (buyers).
2. Suba el CSV con como mínimo: First Name, Last Name, Email, Phone, Owner Email.
3. Mapping: vincule las columnas del CSV con los campos del CRM.
4. Verify & Import: el sistema procesa las filas e informa del resultado.

Los valores de origen se asignan automáticamente

“Walk-in” → By Person; “Facebook” → Social Media; “Phone call” → Incoming Call. Si migra desde otro CRM, no necesita normalizar antes todos los valores de origen.

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Eliminar leads

1. Abra el lead.
2. Haga clic en los tres puntos (⋯) bajo el avatar.
3. Delete → eliminación temporal a la papelera (recuperable).

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Errores frecuentes

“Lead not qualified” al hacer clic en Converted

El estado aún está en Contacted o inferior. Primero cámbielo a Qualified.

Los campos de precio se vuelven rojos de repente

Usted pone el estado en Qualified sin completar Price range Min/Max. Complete ambos y guarde.

Advertencia de lead duplicado

El correo o el teléfono ya existe; busque el registro existente y complételo, en lugar de crear un registro nuevo.

Se solicita “Source MLS” en un Seller: ¿puedo dejarlo vacío?

No, en un seller lead, Source MLS es obligatorio de forma predeterminada. Elija el portal o la plataforma de origen de donde proviene originalmente la propiedad.

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Siguiente paso

Deals y vista general del pipelineLos leads convertidos se convierten en deals. Cómo avanzan por sus fases de venta.