Kontakt zurück in Lead umwandeln und Daten wiederherstellen

Manchmal stellt sich heraus, dass ein konvertierter Kunde doch noch kein Kontakt sein sollte: der Deal kam nicht zustande, die Rolle stimmt nicht, oder Sie möchten den Lead erneut durch Ihre Pipeline laufen lassen. Mit revert to lead setzen Sie einen bestehenden Kontakt zurück in Lead — und aktualisieren sofort die wichtigsten Felder.

Wann verwenden Sie dies?

• Ein Buyer oder Seller wurde zu früh konvertiert und soll wieder in Leads erscheinen
• Sie möchten den Lead-Status zurücksetzen (z. B. Contacted statt New)
• Property-Details oder Objekttyp stimmen nach der Rückumwandlung nicht mehr
• Es waren Deals verknüpft und Sie möchten zuerst prüfen, was mit diesen Verknüpfungen passiert

Was Sie vor dem Start wissen sollten

Nur Admin, nur Buyer/Seller

• Nur Benutzer mit der Rolle Admin sehen die Option zum Zurücksetzen.
• Nur Kontakte mit der Rolle Buyer oder Seller können zurück in Lead umgewandelt werden. Interessengruppen (Notar, Anwalt, …) nicht.
• Die Schaltfläche befindet sich unten im Bearbeiten-Panel des Kontakts, auf Englisch: “Click here to revert to lead.”

Was das System automatisch tut

Nach Bestätigung:

• Die Person verschwindet aus Contacts und erscheint wieder unter Leads
• Der Lead-Status wird auf New gesetzt (nicht auf den vorherigen Status — diesen setzen Sie manuell zurück)
• Lead source und Lead stage bleiben aus dem ursprünglichen Lead-Datensatz erhalten (standardmäßig: By Person + Hot, wenn es keinen Verlauf gab)
• Der Kontakt wird automatisch von allen verknüpften Deals getrennt (die Deals selbst bleiben bestehen, ohne diesen Kontakt)

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Schritt für Schritt

1. Überprüfen Sie verknüpfte Deals

   Öffnen Sie die Kontaktperson, die Sie zurückumwandeln möchten.

   • Gehen Sie zum Tab Deals auf der Kontaktdetailseite.
   • Prüfen Sie, ob aktive Deals mit diesem Kontakt verknüpft sind.
   • Wenn es Deals gibt: Beachten Sie, dass der Kontakt bei der Rückumwandlung automatisch aus diesen Deals entfernt wird. Lösen Sie den Deal zuerst inhaltlich auf oder entfernen Sie den Kontakt manuell aus dem Deal, wenn dies für Ihren Prozess erforderlich ist.

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   Öffnen Sie den Kontakt und klicken Sie auf den Tab **Deals** (hier sichtbar neben Activities). Bei der Rückumwandlung wird der Kontakt automatisch von allen Deals getrennt.

   

2. Setzen Sie den Kontakt zurück in Lead

   • Klicken Sie oben rechts auf Edit, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
   • Scrollen Sie nach unten. Ganz unten steht: Click + here + to revert to lead (klicken Sie auf here).
   • Bestätigen Sie das Dialogfenster “Are you sure?” mit Yes (oder brechen Sie mit No ab).
   • Das Panel schließt; Sie werden zur Lead-Detailseite weitergeleitet.

   Kein Screenshot erforderlich

   Der Link Click here to revert to lead befindet sich unten im Edit-Panel und ist nur für Admin bei Kontakten mit Rolle Buyer oder Seller sichtbar. Ein Screenshot würde echte Kundendaten zeigen — folgen Sie daher den Schritten in Ihrem eigenen CRM.

3. Stellen Sie den Lead-Status wieder her

   Nach der Rückumwandlung steht der Status auf New, auch wenn Sie bereits Kontakt hatten.

   • Öffnen Sie den Lead (über Leads in der Seitenleiste oder über die Weiterleitung nach der Rückumwandlung).
   • Klicken Sie auf Edit oder passen Sie den Status über die Fortschrittsleiste an.
   • Setzen Sie Lead status auf den richtigen Wert — z. B. Contacted, wenn bereits Kontakt bestand.
   • Klicken Sie auf Update, um zu speichern.

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   Stellen Sie den Lead-Status manuell über **Edit** oder die Fortschrittsleiste zurück. Nach dem Revert steht er standardmäßig auf **New**.

   

4. Überprüfen und aktualisieren Sie Property-Details

   Überprüfen Sie direkt, ob Property Details noch stimmen (Objekttyp, Schlafzimmer, Preisspanne, Standort — je nach Buyer oder Seller).

   • Öffnen Sie Edit beim Lead.
   • Scrollen Sie zum Abschnitt Property Details.
   • Ergänzen Sie fehlende oder falsche Felder (z. B. Type).
   • Speichern Sie mit Update.

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   Aktualisieren Sie **Property Details** sofort — Typ, Preisspanne und Standort können leer oder geändert sein nach der Rückumwandlung.

   

5. Abschlusskontrolle

   • Vergleichen Sie die Lead-Daten mit dem, was Sie vom Kontakt hatten (Name, E-Mail, Telefon, Status, Property-Details).
   • Überprüfen Sie, dass der Lead nicht mehr unter Contacts steht, sondern unter Leads.
   • Schließen Sie ab, sobald alles stimmt.

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   Überprüfen Sie, dass die Person wieder unter **Leads** steht (nicht mehr unter Contacts) und dass die Daten stimmen.

   

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Schnelle Prüfreihenfolge

Verwenden Sie diese feste Reihenfolge, um Fehler zu vermeiden:

Deals prüfen → revert to lead → Status wiederherstellen → Property-Details → Abschlusskontrolle

Effizient arbeiten

• Halten Sie das alte Kontaktfenster oder Ihre Notizen neben dem Lead-Formular offen, um Felder zu vergleichen.
• Aktualisieren Sie Status und Property-Details nach Möglichkeit in einer Bearbeitungssitzung — das spart eine zusätzliche Runde.
• Nur Buyer und Seller sind umkehrbar; bei anderen Rollen erscheint eine Meldung, dass die Rolle nicht geeignet ist.

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Häufige Fehler

”Click here to revert to lead” fehlt

Sie sind kein Admin, oder der Datensatz ist kein Kontakt mit Rolle Buyer/Seller, oder Sie befinden sich in Create statt Edit.

Lead-Status ist plötzlich New

Das ist normal nach dem Revert. Setzen Sie Lead status manuell zurück auf Contacted, Qualified, oder was zutrifft.

Kontakt noch mit einem Deal verknüpft nach Rückumwandlung

Das System entkoppelt den Kontakt serverseitig. Aktualisieren Sie die Deal-Seite; der Kontakt sollte aus der Deal-Kontaktliste verschwunden sein.

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