Kontakte: erstellen, verwalten, verknüpfen
Kontakte sind alle Personen, mit denen Sie geschäftlich arbeiten, konvertierte Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter, plus Anwälte, Notare, Architekten, externe Makler. Im Gegensatz zu Leads befinden sich Kontakte nicht in einer Pipeline; sie bleiben bestehen und können mit Deals verknüpft werden.
Wann verwenden Sie dies?
Abschnitt betitelt „Wann verwenden Sie dies?“- Ein qualifizierter Lead wurde gerade konvertiert, überprüfen Sie, ob die Daten stimmen
- Sie fügen einen Notar hinzu, der nicht durch Ihre Pipeline geht
- Ein bestehender Kunde wechselt die Rolle (Buyer wird Tenant)
- Sie importieren 500 Kontakte aus Ihrem alten System
Einen neuen Kontakt erstellen
Abschnitt betitelt „Einen neuen Kontakt erstellen“-
Öffnen Sie Contacts in der Seitenleiste und klicken Sie auf die Erstellen-Schaltfläche. Das Seitenpanel öffnet sich.
-
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
Feld Anforderung First Name 1, 100 Zeichen, keine Ziffern Last Name 1, 100 Zeichen, keine Ziffern Email Gültige E-Mail-Adresse Phone Internationales Format Role Auswahl aus Kunden- oder Beteiligtenrollen -
Stellen Sie optionale Felder ein:
- Assign To: standardmäßig Sie selbst, wählen Sie bei Bedarf einen anderen Makler
- Anrede: standardmäßig Mrs.
- Language: standardmäßig die Sprache Ihres Kontos
- Relation: mit einem Unternehmen verknüpfen (Anwaltskanzlei, Bank, externe Maklerfirma)
- Notes: Freitext, max. 10.000 Zeichen
-
Klicken Sie auf Submit (oder
Ctrl+S/Cmd+S).
Kontaktrollen
Abschnitt betitelt „Kontaktrollen“Personen, die direkt an einer Transaktion teilnehmen:
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Buyer | Kauft eine Immobilie |
| Seller | Verkauft eine Immobilie |
| Tenant | Mietet eine Immobilie |
| Landlord | Vermietet eine Immobilie |
Professionals, die am Prozess beteiligt sind:
| Rolle | Beschreibung |
|---|---|
| Lawyer | Rechtsanwalt |
| Notary | Notar |
| Accountant | Buchhalter |
| Bank or Mortgage Lender | Bank oder Hypothekengeber |
| Architect | Architekt |
| Constructor | Bauunternehmer |
| Appraiser | Gutachter |
| Inspector | Inspektor |
| Photographer/Videographer | Fotograf/Videograf |
| Home Staging Professionals | Home-Staging-Profis |
| Housekeeper | Hausmeister |
| Marketing Agency | Marketingagentur |
| Promotor | Immobilienentwickler |
| Real Estate Agent | Externer Makler |
| Supplier | Lieferant |
| Default | Allgemein / nicht spezifiziert |
Adresse eingeben: die Kartenauswahl verwenden
Abschnitt betitelt „Adresse eingeben: die Kartenauswahl verwenden“Der Adressbereich ist optional. Klicken Sie auf das Kartensymbol neben dem Feld Street, um die Standortauswahl zu öffnen. Suchen Sie nach einem Standort oder klicken Sie darauf → Street, City, State, Zip und Country werden automatisch ausgefüllt. Viel schneller als manuelle Eingabe, und keine Tippfehler.
| Feld | Grenze |
|---|---|
| Street | 60 Zeichen |
| City | 60 Zeichen |
| State | 60 Zeichen |
| Zip Code | 60 Zeichen |
| Country | Dropdown |
Einen Kontakt bearbeiten
Abschnitt betitelt „Einen Kontakt bearbeiten“- Öffnen Sie den Kontakt aus der Liste.
- Klicken Sie oben rechts auf Edit (oder Taste
E). - Ändern Sie die Felder im Seitenpanel, dieselben Regeln wie beim Erstellen.
- Update (
Ctrl+S).
Die Detailseite: was steht wo?
Abschnitt betitelt „Die Detailseite: was steht wo?“| Registerkarte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Activities | Zeitleiste aller Interaktionen, standardmäßig sichtbar |
| Contact Info | Persönliche Daten und Adresse |
| Deals | Alle verknüpften Deals, einzigartig für Kontakte |
| Notes | Interne Notizen |
| Emails | E-Mail-Korrespondenz |
| Calls | Gesprächsverlauf (Twilio-Integration erforderlich) |
| Nachrichten über WhatsApp | |
| SMS | SMS-Nachrichten |
| Tasks | Offene und abgeschlossene Aufgaben |
| Meetings | Termine |
| Attachments | Hochgeladene Dateien |
Linke Seitenleiste: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, zugewiesener Makler, Profilbild, Do Not Contact-Flag und Portal User-Zugriff.
Profilbild
Abschnitt betitelt „Profilbild“Klicken Sie auf den Avatar in der Seitenleiste, um ein Foto hochzuladen. Max. 1 MB, nur Bilder. Löschen über dasselbe Menü.
Einen Kontakt zurückstufen zu Lead
Abschnitt betitelt „Einen Kontakt zurückstufen zu Lead“Manchmal ist ein konvertierter Kunde doch noch nicht bereit. Sie können zurückgehen, jedoch mit Einschränkungen.
- Öffnen Sie den Kontakt, klicken Sie auf Edit.
- Unten im Formular sehen Sie: “Click here to revert to lead.”
- Bestätigen Sie im Dialogfenster.
- Der Kontakt wird zu Leads mit dem Status New verschoben. Lead Source und Stage bleiben aus dem Original erhalten; bei Fehlen werden “By Person” + “Hot” zugewiesen.
Kontakte importieren (CSV)
Abschnitt betitelt „Kontakte importieren (CSV)“Nur Admin. Erforderliche CSV-Spalten:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (der Makler, der zugewiesen wird, muss in Ihrem Account existieren)
- Contacts → Import.
- Upload Sie Ihre CSV.
- Mapping: Verknüpfen Sie CSV-Spalten mit CRM-Feldern.
- Verify & Import: Das System erstellt Datensätze und meldet Erfolg/Fehler pro Zeile.
Kontakte löschen
Abschnitt betitelt „Kontakte löschen“Von der Listenseite: auswählen + Löschen. Soft-Delete: in den Papierkorb, wiederherstellbar. Bulk-Delete verfügbar für mehrere Datensätze gleichzeitig.
Häufige Fehler
Abschnitt betitelt „Häufige Fehler“Kontakt erscheint nicht in der Liste
Abschnitt betitelt „Kontakt erscheint nicht in der Liste“Überprüfen Sie: (1) Gibt es aktive Filter? (2) Sehen Sie in Contacts oder in Leads? Beide Abschnitte zeigen unterschiedliche Datensätze trotz derselben Datenbank.
”Email already exists”-Fehlermeldung
Abschnitt betitelt „”Email already exists”-Fehlermeldung“Ein anderer Datensatz (Lead oder Kontakt) verwendet diese E-Mail-Adresse bereits. Suchen Sie zuerst, ob sie bereits existiert, bevor Sie doppelte Datensätze erstellen.