Kontakte: erstellen, verwalten, verknüpfen
Kontakte sind alle Personen, mit denen Sie geschäftlich arbeiten: konvertierte Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter, plus Anwälte, Notare, Architekten, externe Makler. Anders als Leads befinden sich Kontakte nicht in einer Pipeline; sie bleiben bestehen und können mit Deals verknüpft werden.
Wann verwenden Sie dies?
Abschnitt betitelt „Wann verwenden Sie dies?“- Ein qualifizierter Lead wurde gerade konvertiert; prüfen Sie, ob die Daten stimmen
- Sie fügen einen Notar hinzu, der nicht durch Ihre Pipeline läuft
- Ein bestehender Kunde wechselt die Rolle (Buyer wird Tenant)
- Sie importieren 500 Kontakte aus Ihrem alten System
Einen neuen Kontakt erstellen
Abschnitt betitelt „Einen neuen Kontakt erstellen“-
Öffnen Sie Contacts in der Seitenleiste und klicken Sie auf die Erstellen-Schaltfläche. Das Seitenpanel öffnet sich.
-
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
Feld Anforderung First Name 1–100 Zeichen, keine Ziffern Last Name 1–100 Zeichen, keine Ziffern Email Gültige E-Mail-Adresse Phone Internationales Format Role Auswahl aus Kunden- oder Beteiligtenrollen -
Legen Sie optionale Felder fest:
- Assign To: standardmäßig Sie selbst, wählen Sie bei Bedarf einen anderen Makler
- Aanhef: standardmäßig Mrs.
- Language: standardmäßig die Sprache Ihres Kontos
- Relation: mit einem Unternehmen verknüpfen (Anwaltskanzlei, Bank, externe Maklerfirma)
- Notes: Freitext, max. 10.000 Zeichen
-
Klicken Sie auf Submit (oder
Ctrl+S/Cmd+S).
Kontaktrollen
Abschnitt betitelt „Kontaktrollen“Personen, die direkt an einer Transaktion teilnehmen:
| Rolle | Wann |
|---|---|
| Buyer | Kauft eine Immobilie |
| Seller | Verkauft eine Immobilie |
| Tenant | Mietet eine Immobilie |
| Landlord | Vermietet eine Immobilie |
Professionals, die am Prozess beteiligt sind:
| Rolle | Wann |
|---|---|
| Lawyer | Rechtsanwalt |
| Notary | Notar |
| Accountant | Buchhalter |
| Bank or Mortgage Lender | Bank oder Hypothekengeber |
| Architect | Architekt |
| Constructor | Bauunternehmer |
| Appraiser | Gutachter |
| Inspector | Inspektor |
| Photographer/Videographer | Fotograf/Videograf |
| Home Staging Professionals | Home-Staging-Profis |
| Housekeeper | Hausmeister |
| Marketing Agency | Marketingagentur |
| Promotor | Immobilienentwickler |
| Real Estate Agent | Externer Makler |
| Supplier | Lieferant |
| Default | Allgemein / nicht spezifiziert |
Adresse eingeben: die Kartenauswahl verwenden
Abschnitt betitelt „Adresse eingeben: die Kartenauswahl verwenden“Die Adressangabe ist optional. Klicken Sie auf das Kartensymbol neben dem Feld Street, um die Standortauswahl zu öffnen. Suchen Sie nach einem Standort oder klicken Sie darauf → Street, City, State, Zip und Country werden automatisch ausgefüllt. Viel schneller als manuelle Eingabe und keine Tippfehler.
| Feld | Grenze |
|---|---|
| Street | 60 Zeichen |
| City | 60 Zeichen |
| State | 60 Zeichen |
| Zip Code | 60 Zeichen |
| Country | Dropdown |
Einen Kontakt bearbeiten
Abschnitt betitelt „Einen Kontakt bearbeiten“- Öffnen Sie den Kontakt aus der Liste.
- Klicken Sie oben rechts auf Edit (oder Taste
E). - Ändern Sie die Felder im Seitenpanel; dieselben Regeln wie beim Erstellen.
- Update (
Ctrl+S).
Die Detailseite: Was steht wo?
Abschnitt betitelt „Die Detailseite: Was steht wo?“| Tab | Was es zeigt |
|---|---|
| Activities | Zeitleiste aller Interaktionen, standardmäßig sichtbar |
| Contact Info | Persönliche Daten und Adresse |
| Deals | Alle verknüpften Deals, einzigartig für Kontakte |
| Notes | Interne Notizen |
| Emails | E-Mail-Korrespondenz |
| Calls | Gesprächsverlauf (Twilio-Integration erforderlich) |
| Nachrichten über WhatsApp | |
| SMS | SMS-Nachrichten |
| Tasks | Offene und abgeschlossene Aufgaben |
| Meetings | Termine |
| Attachments | Hochgeladene Dateien. Mit Download zip (…) laden Sie die ausgewählten Dateien in einer einzigen Zip-Datei herunter (max. 250 Dateien und 200 MB) |
Linke Seitenleiste: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, zugewiesener Makler, Profilbild, Do Not Contact-Flag und Portal User-Zugriff.
Profilbild
Abschnitt betitelt „Profilbild“Klicken Sie auf den Avatar in der Seitenleiste, um ein Foto hochzuladen. Zulässig: JPG, PNG, GIF, BMP, WebP oder AVIF, bis 50 MB. Nach der Auswahl öffnet sich das Fenster Crop profile picture. Dort passen Sie das Foto für den runden Avatar an: verschieben, zoomen und drehen, und klicken Sie auf Apply. Nur das zugeschnittene Foto wird hochgeladen. Löschen über dasselbe Menü.
Einen Kontakt zurück auf Lead setzen
Abschnitt betitelt „Einen Kontakt zurück auf Lead setzen“Manchmal ist ein konvertierter Buyer oder Seller doch noch kein Kontakt. Nur Admin kann dies tun; nur die Rollen Buyer und Seller sind umkehrbar. Nach dem Zurücksetzen steht der Lead-Status auf New und verknüpfte Deals werden automatisch entkoppelt.
Kontakte importieren (CSV)
Abschnitt betitelt „Kontakte importieren (CSV)“Nur Admin. Pflichtspalten der CSV:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (der zugewiesene Makler; muss in Ihrem Konto existieren)
- Contacts → Import.
- Upload Ihrer CSV.
- Mapping: CSV-Spalten den CRM-Feldern zuordnen.
- Verify & Import: Das System erstellt Datensätze und meldet Erfolg/Fehler pro Zeile.
Kontakte löschen
Abschnitt betitelt „Kontakte löschen“Von der Listenseite aus: auswählen + Delete. Soft-delete: in den Papierkorb, wiederherstellbar. Bulk-Delete für mehrere Datensätze gleichzeitig verfügbar.
Häufige Fehler
Abschnitt betitelt „Häufige Fehler“Kontakt erscheint nicht in der Liste
Abschnitt betitelt „Kontakt erscheint nicht in der Liste“Prüfen Sie: (1) Sind aktive Filter gesetzt? (2) Sehen Sie in Contacts oder in Leads nach? Beide Bereiche zeigen unterschiedliche Datensätze, obwohl sie dieselbe Datenbank nutzen.
Fehlermeldung “Email already exists”
Abschnitt betitelt „Fehlermeldung “Email already exists”“Ein anderer Datensatz (Lead oder Kontakt) verwendet diese E-Mail-Adresse bereits. Suchen Sie zuerst, ob sie bereits existiert, bevor Sie doppelte Datensätze anlegen.