Termine und Aufgaben: Ihren Arbeitstag planen

Zwei Bausteine für Ihren Arbeitstag: Termine (Besichtigungen und Besprechungen) und Aufgaben (Aktionspunkte und Nachverfolgung). Beide gehören zu einem bestimmten Datensatz – Kontakt, Lead, Deal oder Objekt –, sodass der Kontext immer mitgeliefert wird.

Kalenderansicht in Tesoro CRM — Der Kalender – alle Ihre Termine und Aufgaben in einer Ansicht.

Wann verwenden Sie dies?

Ein Lead fragt nach einer Besichtigung, Sie planen sie direkt ein
Ein Kollege muss einen Kunden zurückrufen, Sie erstellen die Aufgabe für ihn
Eine Teambesprechung, um die Pipeline durchzugehen
Online-Termin mit einem englischen Käufer, Zoom-Link im Termin

Zwei Arten von Einträgen

	Termine (Meetings)	Aufgaben (Tasks)
Wofür	Besichtigungen, Besprechungen	Aktionspunkte, Nachverfolgung, Erinnerungen
Hat Zeit	Ja, Start und Ende	Nur Frist (Due Date)
Hat Teilnehmer	Ja, mehrere Kontakte	Nein, einem Teammitglied zugewiesen
Erscheint im Kalender	Ja	Nein (aber in der Activities-Übersicht)

Termine planen

Fünf Typen in zwei Kategorien

Typ	Kategorie	Pflichtfeld
Visit location	Visit	Location (Adresse oder Objekt)
Virtual visit	Visit	Online call URL
Meeting in office	Meeting	Location
Meeting outside office	Meeting	Location
Online meeting	Meeting	Online call URL

Einen Termin erstellen

Öffnen Sie den Datensatz: Kontakt, Lead, Deal oder Objekt, für den/das Sie planen.
Klicken Sie auf das Register Meetings.
Klicken Sie auf die Anlegen-Schaltfläche: Ein Seitenpanel öffnet sich mit dem Formular.

Füllen Sie die Daten aus:

Feld	Pflicht	Erläuterung
Title	Ja	3–100 Zeichen
Description	Ja	3–8.000 Zeichen
Category	Ja	Visit oder Meeting
Type	Ja	Einer der 5 Typen
Owner	Ja	Das Teammitglied, das den Termin führt
Start date	Nein	Startzeit
End date	Nein	Endzeit
Location	Bedingt	Pflicht bei physischen Typen
Online call URL	Bedingt	Pflicht bei virtuellen/Online-Typen
Property	Nein	Verknüpfen Sie ein bestimmtes Objekt
Participants	Nein	Fügen Sie Kontakte als Teilnehmer hinzu
Private	Nein	Privater Termin, nur der Owner sieht ihn

Klicken Sie auf Save (oder verwenden Sie Ctrl+S / Cmd+S).

Fünf Status für einen Termin

Status	Wann
Pending	Gerade erstellt, wartet auf Bestätigung
Confirmed	Von allen Parteien bestätigt
Rejected	Abgelehnt
Cancelled	Abgesagt
Completed	Hat stattgefunden

Filtern Sie die Meetings-Liste nach Status über das Dropdown-Menü oben.

Aufgaben erstellen

Aufgaben sind Aktionspunkte für Sie selbst oder ein Teammitglied – kein Zeitblock, nur eine Frist.

Öffnen Sie den Datensatz: Kontakt, Lead, Deal oder Objekt.
Klicken Sie auf das Register Tasks.
Klicken Sie auf Create task: Das Seitenpanel Create task öffnet sich.

Füllen Sie die Daten aus:

Feld	Pflicht	Erläuterung
Title	Ja	3–100 Zeichen
Description	Nein	Maximal 1.000 Zeichen
Task type	Nein	Contact, Follow-up, Research oder Admin. Siehe unten.
Priority	Nein	Dringlichkeit. Bei einer neuen Aufgabe ist Mid vorausgefüllt.
Status	Nein	Fortschritt. Bei einer neuen Aufgabe ist To do vorausgefüllt.
Due date	Ja	Frist
Assign to	Ja	Das Teammitglied, das die Aufgabe ausführt

Klicken Sie auf Create task (oder Ctrl+S / Cmd+S).

Das Seitenpanel Create task mit den Feldern Title, Description, Task type (Contact), Priority (Mid), Status (To do), Due date und Assign to — Das Seitenpanel Create task. Unter Task type erklärt Tesoro, welche Aufgaben einen Deal gesund halten.

Der Aufgabentyp

Ab Version 1.30.0 wählen Sie bei jeder Aufgabe einen Task type. Der Typ sagt, um welche Art von Arbeit es sich handelt:

Task type	Wann wählen Sie dies?	Hält einen Deal gesund?
Contact	Sie nehmen Kontakt mit dem Kunden auf: anrufen, mailen, eine Nachricht senden	Ja
Follow-up	Sie verfolgen etwas beim Kunden nach, zum Beispiel nach einer Besichtigung	Ja
Research	Recherchearbeit im Büro, etwa Objekte suchen oder einen Preis prüfen	Nein
Admin	Verwaltung, etwa einen Vertrag vorbereiten	Nein

Unter dem Feld steht: Contact and follow-up tasks keep the deal alive (a planned touchpoint). Research and admin tasks do not.

Warum das wichtig ist: Ein Deal mit einer geplanten Aufgabe des Typs Contact oder Follow-up zählt als Deal mit einem nächsten Schritt. Das hält die Rotting-Score niedrig. Recherchearbeit im Büro ist nützlich, aber der Kunde merkt nichts davon. Deshalb zählen Research und Admin nicht mit.

Drei Aufgabenstatus

Status	Bedeutung
To do	Noch nicht begonnen
In progress	Wird bearbeitet
Done	Erledigt

Filtern Sie die Tasks-Liste nach Status und Priority über die Dropdowns. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten – Änderungen werden sofort gespeichert und erscheinen in der Zeitleiste.

Teammitglieder mentionen

Sowohl in Termin- als auch in Aufgabenbeschreibungen können Sie Kollegen mentionen. Geben Sie @ + Name ein → der Kollege erhält eine Benachrichtigung. Keine zusätzliche E-Mail erforderlich.

Wo erscheinen Termine und Aufgaben?

Ort	Was
Register Meetings / Tasks im Datensatz	Liste für diesen einen Datensatz
Aktivitäten-Zeitleiste	Karte mit “Meeting Created” / “Task Created”
Activities-Übersicht	Liste + Kanban über alle Datensätze
Kalender	Nur Termine (Aufgaben haben keinen Zeitblock)