Portalbenutzer: erstellen und verwalten
Jeder Kunde mit Portalzugang hat ein Konto, das immer mit einem Kontakt im CRM verknüpft ist. Zwei Erstellungswege: Makler über das CRM (sofort aktiv) oder der Kunde selbst über die Portal-Anmeldeseite (Verifizierungscode erforderlich).
Wann verwenden Sie dies?
Abschnitt betitelt „Wann verwenden Sie dies?“- Ein neuer Kontakt, dem Sie Zugang zum Portal gewähren möchten
- Ein Lead, der sich selbst registriert hat, und Sie möchten sehen, was passiert ist
- Ein Kunde, der sein Passwort vergessen hat, und Sie möchten wissen, ob Sie helfen müssen
Zwei Erstellungswege
Abschnitt betitelt „Zwei Erstellungswege“Die am häufigsten verwendete Methode. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer Zugang erhält.
- Öffnen Sie den Kontaktdatensatz im CRM.
- Klicken Sie auf die Portalbenutzer-Aktion.
- System erstellt Konto: Vorname, Nachname, E-Mail übernommen. Temporäres Passwort mit 8 Zeichen generiert.
- Kunde erhält E-Mail mit Passwort und Portallink. Beim ersten Login: Passwort ändern.
Was automatisch passiert:
- Kontakt als Portalbenutzer markiert
- Kein Makler verknüpft? → Unternehmensadministrator eingestellt
- Aktivität beim Kontakt protokolliert
- Sprache Portal = Sprache Kontakt (sonst Englisch)
Wenn Sie den Portallink auf Ihrer Website platzieren und Kunden selbst die Initiative ergreifen.
- Kunde öffnet Portal-URL mit Ihrer Unternehmens-ID. Ohne gültigen
id-Parameter: Informationsseite. - Kunde klickt auf Sign up und füllt das Registrierungsformular aus:
- First Name, Last Name (mindestens 3 Zeichen)
- Email, Password (maximal 100 Zeichen)
- Optional: Sprache + Standort + Wohnungspräferenzen.
- System sendet Bestätigungs-E-Mail: 6-stelliger Code.
- Kunde gibt Code ein auf Bestätigungsseite → Konto aktiv.
Was automatisch passiert:
- Konto beginnt als Entwurf: kann noch nicht einloggen
- Nach E-Mail-Bestätigung → Active
- System sucht, ob E-Mail als Kontakt existiert:
- Ja → Portalkonto verknüpft
- Nein → neuer Lead angelegt, standardmäßig auf “nicht kontaktieren”, Sie beurteilen zuerst
- Verantwortlicher Makler = Unternehmensadministrator
Zwei Status
Abschnitt betitelt „Zwei Status“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Draft (Entwurf) | Konto erstellt, E-Mail nicht bestätigt. Kann nicht einloggen. |
| Active (Aktiv) | Vollständig aktiv. Kann einloggen. |
Felder eines Portalkontos
Abschnitt betitelt „Felder eines Portalkontos“| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| First Name | Vorname |
| Last Name | Nachname |
| Anmeldung + Kommunikation | |
| Status | Entwurf oder Aktiv |
| Owner | Verantwortlicher Makler |
| Favourite Properties | Vom Kunden markiert |
Immer mit Kontakt und Ihrem Maklerbüro verknüpft. Sprache aus dem Kontaktprofil.
Was ein Portalbenutzer tun kann
Abschnitt betitelt „Was ein Portalbenutzer tun kann“Immobilien ansehen und bewerten
Abschnitt betitelt „Immobilien ansehen und bewerten“Immobilien, die über einen Deal dem verknüpften Kontakt angeboten wurden, erscheinen automatisch auf der Startseite. Pro Immobilie:
- Vollständige Details (Fotos, Merkmale, Beschreibung, Karte, Energielabel)
- Interested / Not Interested
- Bei Ablehnung: Gründe angeben
- Bewertung 1, 5 Sterne
- Favoriten
Besichtigungen anfordern und verwalten
Abschnitt betitelt „Besichtigungen anfordern und verwalten“- Maximal 3 Wunschtermine pro Immobilie
- Makler bestätigt endgültigen Termin
- Bei Bestätigung: Navigation zur Immobilie verfügbar (48 Stunden vorher)
- Am Tag der Besichtigung: Fotos + Notizen + Sprachnotizen freigeschaltet
- Stornierung jederzeit möglich (außer bei completed)
Notizen + Fotos
Abschnitt betitelt „Notizen + Fotos“- Notizen schreiben, bearbeiten, löschen (mindestens 3 Zeichen)
- Fotos hochladen, ansehen, löschen
- Sprachnotizen aufnehmen
Alle Inhalte im CRM für den Makler sichtbar.
Kontakt zum Makler
Abschnitt betitelt „Kontakt zum Makler“Direkte Nachricht an verantwortlichen Makler. Makler erhält Benachrichtigung.
Portalbenutzer im CRM erkennen
Abschnitt betitelt „Portalbenutzer im CRM erkennen“- Kontaktliste: Portal-Symbol bei aktiven Portalbenutzern (sofern Client Portal aktiv)
- Kontaktdatensatz: sichtbar, dass es ein Portalbenutzer ist
- Aktivitätshistorie: wann Konto erstellt wurde
- Deals, die vom Kunden über Portal bearbeitet wurden, als solche markiert
Passwort vergessen
Abschnitt betitelt „Passwort vergessen“Kunde erledigt selbst:
- Forgot password auf der Anmeldeseite.
- E-Mail eingeben.
- System sendet Reset-Code (6 Ziffern).
- Kunde gibt Code ein + neues Passwort.
Makler nicht beteiligt.
Profilfoto
Abschnitt betitelt „Profilfoto“Kunde lädt eigenes Foto über Profile → My Account hoch. Als Datei gespeichert, mit Portalkonto verknüpft. Ändern/Löschen ebenfalls dort.
Häufig gestellte Fragen
Abschnitt betitelt „Häufig gestellte Fragen“Kontakt hat bereits ein Portalkonto: noch eines anlegen?
Abschnitt betitelt „Kontakt hat bereits ein Portalkonto: noch eines anlegen?“Nein. System prüft, Fehlermeldung: “Portalbenutzer existiert bereits”. Maximal 1 Konto pro Kontakt.
Kunde hat sich selbst registriert, ist aber keinem bestehenden Kontakt zugeordnet
Abschnitt betitelt „Kunde hat sich selbst registriert, ist aber keinem bestehenden Kontakt zugeordnet“E-Mail-Suche ergab keine Übereinstimmung → neuer Lead erstellt. In der Kontaktliste auffindbar, standardmäßig “nicht kontaktieren”, Sie beurteilen zuerst.
Kunde kann sich nicht einloggen
Abschnitt betitelt „Kunde kann sich nicht einloggen“Check:
- Portal aktiv in Settings → My Company → Client Portal Settings?
- Kunde hat Link mit korrekter Unternehmens-ID?
- Bei Selbstregistrierung: Bestätigungs-E-Mail bestätigt?
- Konto auf Status Active?
Passwort vergessen? Verweisen Sie auf Forgot password auf der Anmeldeseite.