Aktivitäten & Timeline: Alles, was um einen Datensatz herum passiert ist
Tesoro erfasst automatisch, was rund um jeden Datensatz passiert: Gespräche, E-Mails, WhatsApp, geplante Aufgaben, Statusänderungen. Für Sie selbst und für Ihr Team. Keine manuellen Protokolle.
Wann ist das relevant?
Abschnitt betitelt „Wann ist das relevant?“- Sie nehmen einen Lead auf, den ein Kollege zuvor angerufen hat, Sie möchten wissen, was besprochen wurde
- Sie sind unsicher, ob eine E-Mail vom Interessenten geöffnet wurde
- Sie planen Ihren Tag, was steht heute auf dem Plan?
- Ein Kunde sagt „Ich habe Sie letzte Woche angerufen“, Sie möchten das überprüfen
- Sie möchten sehen, wie oft Sie einen Deal nachverfolgt haben
Zwei Orte, an denen Aktivitäten leben
Abschnitt betitelt „Zwei Orte, an denen Aktivitäten leben“| Wo | Was | Wann verwenden |
|---|---|---|
| Zeitleiste auf jedem Datensatz (Tab ‘Activities’) | Was auf diesem einen Kontakt/Deal/Lead passiert ist | Bevor Sie anrufen oder schreiben, Kontext abrufen |
| Activities-Übersicht | Liste + Kanban Ihrer geplanten Arbeiten teamweit | Tag planen, priorisieren, Wochenübersicht |
Was wird automatisch registriert
Abschnitt betitelt „Was wird automatisch registriert“Die meisten Aktivitäten erscheinen von selbst, Sie tun nichts. Das System registriert im Hintergrund:
- Kommunikation: eingehende und ausgehende WhatsApp, SMS und E-Mail
- E-Mail-Tracking: Öffnungen, Link-Klicks und Antworten auf Ihre gesendeten E-Mails
- Statusänderungen: Kontakt-, Lead-, Deal- und Immobilienstatus
- Website-Formulare: wenn ein Besucher ein Immobilien-Kontaktformular ausfüllt
- Vorauswahl: Immobilien, die automatisch über Matching zu einem Deal hinzugefügt werden
- Client-Portal-Aktionen: wenn ein Kunde über das Portal einen Immobilienstatus ändert
Was Sie selbst erstellen
Abschnitt betitelt „Was Sie selbst erstellen“- Aufgaben erstellen, abschließen oder wieder öffnen
- Notizen zu einem Datensatz hinzufügen
- Gespräche über Twilio starten oder manuell registrieren
- Termine planen
- WhatsApp / SMS / E-Mail aus dem CRM versenden
- Manuelle Vorauswahl von Immobilien bei einem Deal
Die Zeitleiste lesen
Abschnitt betitelt „Die Zeitleiste lesen“- Öffnen Sie einen Datensatz: Kontakt, Lead, Deal oder Beziehung.
- Klicken Sie auf den Tab ‘Activities’. Die Zeitleiste erscheint als Karten, gruppiert pro Tag (Today, Yesterday, ältere Daten in Ihrem Datumsformat).
- Pro Karte sehen Sie:
- Aktivitätstyp (Symbol + Farbe)
- Inhalt (z. B. Aufgabentitel, E-Mail-Betreff, Nachrichtentext)
- Autor (Mitarbeiter oder Portalbenutzer)
- Zeitpunkt
- Eventuelle Anhänge (Fotos bei WhatsApp)
Visuelles Layout: Aktivitäten, die Sie ausgeführt haben, stehen rechts, die von Kollegen links, so sehen Sie auf einen Blick, wer was getan hat.
Filtern auf der Zeitleiste
Abschnitt betitelt „Filtern auf der Zeitleiste“Filter nach Typ über der Zeitleiste:
- Alle Aktivitäten (Standard)
- Aufgaben
- Notizen
- Gespräche
Zeitraum Dropdown:
- Alle (Standard)
- Letzte 30 Tage
- Letzte Woche
Die zentrale Aktivitätenübersicht
Abschnitt betitelt „Die zentrale Aktivitätenübersicht“Neben der Zeitleiste pro Datensatz gibt es eine zentrale Übersicht für Ihre Planung. Zwei Ansichten:
Listenansicht (Tabelle)
Abschnitt betitelt „Listenansicht (Tabelle)“Standardspalten: Name, Quelle (call/task/meeting), Betrifft (verknüpfter Datensatz), Besitzer, Ereignisdatum, Erstellungsdatum, Beschreibung.
Klicken Sie auf eine Zeile → Sie springen zum entsprechenden Datensatz auf dem entsprechenden Tab (z. B. Tab ‘Gespräche’ des Kontakts).
Filter, Sortierung und gespeicherte Ansichten funktionieren wie in jeder Übersicht. Siehe Dynamische Filter für die Grundlagen.
Kanban-Ansicht (Board)
Abschnitt betitelt „Kanban-Ansicht (Board)“Fünf Spalten für die Arbeitstage: Montag bis Freitag. Anzahl in Klammern pro Spalte.
Ideal für: diese-Woche-Planung.
Fünf Spalten für einen breiteren Zeitbereich: Heute, Morgen, Rest der Woche, Nächste Woche, Nächster Monat.
Ideal für: Vorausschau ohne Tagesdetail.
Auf jeder Kanban-Karte:
- Minimieren / Ausklappen für Details
- Bearbeiten öffnet ein Seitenpanel, ändern Sie Aufgabe/Gespräch/Termin, ohne die Seite zu verlassen
Das Activities-Dashboard-Widget
Abschnitt betitelt „Das Activities-Dashboard-Widget“Auf dem Dashboard befindet sich ein Widget mit Ihren Heute- und Morgen-Aktivitäten. Filtern Sie über das Dropdown:
- Meine Aktivitäten (Standard)
- Bestimmter Kollege
- Alle Aktivitäten (teamweit)
Klicken Sie auf ein Element → bearbeiten Sie es direkt im Seitenpanel oder springen Sie zum vollständigen Datensatz.
Aktionen direkt aus der Zeitleiste
Abschnitt betitelt „Aktionen direkt aus der Zeitleiste“| Aktivitätstyp | Aktionen |
|---|---|
| Aufgaben | Klicken, um zu bearbeiten, Status, Priorität, Frist. Oder gehen Sie zum Tab ‘Aufgaben’ für eine Gesamtübersicht. |
| Termine | Klicken → Seitenpanel, um den Termin zu bearbeiten. |
| Gespräche | Bearbeiten Sie Gesprächsnotizen. Oder starten Sie ein neues Gespräch über die Anruf-Schaltfläche. |
| Sehen Sie Nachricht + Anhänge. Bilder öffnen in einer Lightbox. | |
| SMS | Sehen Sie gesendete/empfangene Nachricht. |
| Sehen Sie Betreff + Inhalt. Open/Klick/Reply-Tracking als separate Aktivitäten. | |
| Statusänderung | Sehen Sie, wer änderte, alter Wert, neuer Wert. |
| Website-Formular | Kontaktdaten, interessierte Immobilie, Notizen. Klicken Sie zur Immobilie. |
| Vorauswahl | Welche Immobilien + von wem hinzugefügt (manuell oder automatisch). |
Welche Aktivitäten auf welchem Datensatz?
Abschnitt betitelt „Welche Aktivitäten auf welchem Datensatz?“Nicht jeder Aktivitätstyp passt zu jedem Datensatz-Typ:
| Entität | Verfügbare Aktivitätstypen |
|---|---|
| Kontakte | Aufgaben, Notizen, Gespräche, WhatsApp, SMS, E-Mails, Statusänderungen, Portalbenutzer, Website-Formulare |
| Leads | Aufgaben, Notizen, Gespräche, WhatsApp, SMS, E-Mails, Lead-Statusänderungen, Website-Formulare |
| Deals | Aufgaben, Notizen, Gespräche, E-Mails, Deal-Statusänderungen, Immobilienstatus, Vorauswahl |
| Beziehungen | Aufgaben, Notizen, Gespräche, WhatsApp, SMS, E-Mails |
Alle 25 Aktivitätstypen (Nachschlagewerk)
Abschnitt betitelt „Alle 25 Aktivitätstypen (Nachschlagewerk)“| Typ | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Aufgabe erstellt | task_created | Neue Aufgabe auf dem Datensatz |
| Aufgabe abgeschlossen | task_completed | Aufgabe erledigt |
| Aufgabe wieder geöffnet | task_uncompleted | Abgeschlossene Aufgabe wieder offen |
| Notiz erstellt | note_created | Notiz hinzugefügt |
| Typ | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Gespräch erstellt | call_created | Telefongespräch registriert oder über Twilio gestartet |
| Gespräch abgeschlossen | call_completed | Gespräch beendet / Aufnahme-URL gespeichert |
| WhatsApp empfangen | whatsapp_message_received | Nachricht über Twilio eingegangen |
| WhatsApp gesendet | whatsapp_message_sent | Nachricht gesendet (manuell oder per Vorlage) |
| SMS empfangen | sms_message_received | Nachricht über Twilio eingegangen |
| SMS gesendet | sms_message_sent | Nachricht gesendet |
| E-Mail gesendet | email_message_sent | E-Mail von Tesoro gesendet |
| E-Mail empfangen | email_message_received | E-Mail über synchronisiertes Postfach eingegangen |
| E-Mail geöffnet | email_opened | Empfänger öffnete Ihre E-Mail |
| E-Mail-Link geklickt | email_link_clicked | Empfänger klickte einen Link |
| E-Mail beantwortet | email_replied | Antwort auf gesendete E-Mail erhalten |
| Typ | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Termin erstellt | meeting_created | Termin/Besichtigung geplant |
| Terminstatus geändert | meeting_status_changed | Bestätigt, storniert, … |
| Kontaktstatus geändert | contact_change_status | z. B. aktiv → inaktiv |
| Leadstatus geändert | contact_change_lead_status | z. B. neu → qualifiziert |
| Dealstatus geändert | deal_change_status | Andere Pipeline-Phase |
| Deal-Immobilienstatus geändert | deal_property_status_changed | Immobilienstatus im Deal durch Mitarbeiter |
| Deal-Immobilienstatus geändert durch Portalbenutzer | deal_property_status_changed_by_portal_user | Kunde über Portal |
| Vorauswahl manuell hinzugefügt | deal_preselect_properties_added_manually | Mitarbeiter fügte Immobilien hinzu |
| Vorauswahl durch Automatisierung | deal_preselect_properties_added_automation | Matching-Regeln |
| Typ | Code | Beschreibung |
|---|---|---|
| Portalbenutzer erstellt | portal_user_created | Client-Portal-Konto für Kontakt erstellt |
| Website-Formular eingereicht | website_property_contact_form_submitted | Kontaktformular auf Ihrer Website ausgefüllt |
Verwandte Themen
Abschnitt betitelt „Verwandte Themen“ Termine und Aufgaben Termine planen, Aufgaben verwalten und Fristen überwachen.
Notizen Notizen zu Kontakten, Leads, Deals und Immobilien hinzufügen.