Besichtigungsanfragen: vom Portal zum CRM

Kunde sieht eine Immobilie im Portal, wählt bis zu 3 Wunschdaten aus und sendet eine Anfrage. Diese erscheint direkt in Ihrem CRM als Meeting mit Status pending. Sie bestätigen oder lehnen ab. Am Tag der Besichtigung schaltet der Kunde zusätzliche Funktionen frei.

Wann ist dies relevant?

• Ein Kunde nutzt das Portal und Sie möchten wissen, wie Anfragen bei Ihnen eingehen
• Sie schulen ein Teammitglied in der Bearbeitung von Portal-Besichtigungsanfragen
• Sie möchten E-Mail-Vorlagen anpassen, die an den Kunden gesendet werden

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Kundenperspektive: Besichtigung anfragen

1. Immobilie im Portal öffnen: über die Startseite oder den Immobilien-Feed → auf Besichtigung anfragen tippen.

2. Wunschdaten auswählen: mindestens 1, maximal 3. Daten in der Vergangenheit sind nicht möglich. Keine Duplikate. Ein Text erklärt, dass der Makler Kontakt aufnimmt.

3. Übersicht prüfen: Zusammenfassung der ausgewählten Daten. Bei weniger als 3: Option, weitere hinzuzufügen.

4. Bestätigen → Anfrage gesendet. Kunde sieht Bestätigungsdialog: Makler nimmt Kontakt auf.

Bulk Viewing Request

Kunde kann auch Besichtigungen für mehrere Immobilien gleichzeitig über diese Funktion anfragen. Ein Satz Wunschdaten wird für alle ausgewählten Immobilien gesendet. Das Portal verarbeitet sie nacheinander und zeigt eine Zusammenfassung.

Kunde sieht seine Termine

Bildschirm Appointments in der Navigationsleiste unten. Drei Registerkarten:

Registerkarte	Inhalt
Upcoming	Bestätigt + start_date in der Zukunft
Recent	Vergangenheit, oder cancelled/rejected/completed
Unconfirmed	Pending, wartet auf Makler

Pro Termin sieht der Kunde:

• Foto der Immobilie + Titel
• Wunschdaten (preferred_date)
• Bestätigtes Datum + Uhrzeit (start_date), erscheint erst bei Bestätigung
• Preis + Tesoro-Referenznummer
• Status-Badge mit Farbe

Termin stornieren

Möglich, solange der Status nicht completed ist. Tippen Sie auf Termin stornieren → Bestätigungsdialog → Status cancelled.

Ablehnen mit aktiver Besichtigung

Kunde möchte eine Immobilie ablehnen, während eine aktive Besichtigung läuft? Warnung, zuerst Besichtigung stornieren?

Besichtigung am Tag starten

Schaltfläche Besichtigung starten wird am Tag der bestätigten Besichtigung aktiv. Klicken Sie darauf = Status completed. Danach freigeschaltet:

• Fotos hochladen
• Notizen schreiben
• Sprachnotizen aufnehmen
• Bewertung (1 bis 5 Sterne)

Kamera nur am Tag

Außerhalb des Besichtigungstags ist die Kamerafunktion deaktiviert. Eine Meldung an den Kunden gibt das Datum an.

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Maklerperspektive: was im CRM passiert

1. Termin erscheint im CRM als Meeting mit Typ visit_location und Kategorie visit. Verknüpft mit Deal + Kunde als Teilnehmer. Eigentümer = dem Kontakt zugewiesener Makler.

2. Benachrichtigung: CRM-Benachrichtigung + Push (falls aktiviert) + E-Mail (Vorlage: Meeting Created By Portal User).

3. Wunschdaten beurteilen: preferred_date sichtbar auf Terminkarte. Status: pending.

4. Bestätigen oder ablehnen:

   • Wählen Sie ein Wunschdatum (oder ein anderes) als start_date
   • Status auf confirmed setzen
   • Oder: Status auf rejected setzen, wenn keine Option passt

5. Kunde erhält Update: E-Mail (Vorlage: Meeting Status Changed By Portal User) + Statusänderung direkt im Portal.

Aktivitätenlog

Jede Aktion, Erstellen, Bestätigen, Stornieren, Abschließen, wird als Aktivität auf Kontakt + Deal protokolliert.

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Fünf Terminstatus

Status	Farbe	Bedeutung
pending	Gelb	Anfrage gestellt, Makler hat noch nicht reagiert
confirmed	Grün	Bestätigt + endgültiges Datum festgelegt
completed	Grün	Besichtigung stattgefunden (automatisch bei bestätigt + Datum in Vergangenheit, oder Kunde klickt „Besichtigung starten”)
cancelled	Rot	Vom Kunden oder Makler storniert
rejected	Rot	Vom Makler abgelehnt

Besichtigt-Status

Immobilie gilt als ‘besichtigt’, wenn: ein completed-Termin existiert, oder ein confirmed-Termin in der Vergangenheit liegt, oder visited_date manuell auf dem Deal gesetzt wurde. Bestimmt, ob der Kunde Bewertungs- und Fotofunktionen nutzen kann.

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Benachrichtigungen: wann was

Zeitpunkt	Empfänger	Typ
Kunde fragt an	Makler	CRM-Benachrichtigung + Push + E-Mail (Meeting Created By Portal User)
Makler bestätigt	Kunde	E-Mail (Meeting Status Changed By Portal User) + Portal-Update
Makler lehnt ab	Kunde	E-Mail + Portal-Update
Kunde storniert	Makler	CRM-Benachrichtigung + Push + E-Mail

Vorlagen anpassbar

E-Mail-Vorlagen bearbeitbar über Settings → Email Templates: suchen Sie nach Meeting Created By Portal User und Meeting Status Changed By Portal User.

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Kalenderintegration

.ics-Download (Kunde)

Vom Termindetail im Portal: Zum Kalender hinzufügen → .ics-Datei herunterladen. Kompatibel mit Google Calendar, Apple Calendar, Outlook.

Enthält:

• Titel: Immobilienname + “Property Viewing”
• Datum + Uhrzeit: start_date oder erstes Wunschdatum bei unbestätigt
• Dauer: 1 Stunde standardmäßig
• Ort: Adresse der Immobilie
• Beschreibung: Immobilienname, Preis, Referenznummer, Adresse, ggf. Site-Link
• Erinnerung: Alarm 30 Minuten vorher
• Status: CONFIRMED oder TENTATIVE

Kalender-Sync (CRM)

Beim Erstellen/Aktualisieren eines Termins: automatisches Event via CalendarMeetingEventObserver. Erscheint im Kalender des Maklers, wenn die Kalenderintegration aktiv ist.

Häufig gestellte Fragen

Unbegrenzt Besichtigungen anfragen?

Ja, keine Begrenzung. Jede Anfrage = separater Termin im CRM.

Klant kiest geen datum die past?

Sie setzen selbst eine andere start_date und setzen den Status auf confirmed. Der Kunde sieht das neue Datum im Portal. Tipp: Nehmen Sie vorab telefonisch oder per E-Mail Kontakt auf.

Klant kan opnieuw aanvragen na annulering?

Ja, über die Immobiliendetailseite kann er einen neuen Antrag stellen. Es wird ein neuer Termin erstellt.

Cameraknop nicht zichtbaar?

Prüfen: Ist der Termin confirmed? Ist das Datum heute? Andernfalls: zuerst bestätigen oder bis zum Tag warten.

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Nächster Schritt

Portalbenutzer verwalten Konten aus dem CRM oder per Selbstregistrierung erstellen.