Leads und Kontakte: So funktioniert es

In Tesoro steht jede Person, mit der Sie arbeiten, an einem von zwei Orten:

• Leads: Menschen, die Interesse zeigen, mit denen Sie aber noch keine Geschäfte machen.
• Kontakte: Ihre Kunden und alle, die an einem Verkauf beteiligt sind, wie der Notar oder der Anwalt.

Einen Lead, der ernsthaft wird, wandeln Sie mit einem Klick in einen Deal und einen Kontakt um. Dieser Artikel zeigt, wo alles steht und wie dieser Schritt funktioniert.

Wo finden Sie das?

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1. Leads: die Liste mit allen Ihren Leads.
2. Deals: die Verkäufe und Vermietungen, an denen Sie arbeiten. Hier landet ein Lead nach der Konvertierung.
3. Contacts: die Liste mit allen Ihren Kontakten.
4. Create lead: damit legen Sie einen neuen Lead an. Auf der Seite Contacts heißt diese Schaltfläche Create contact.

Jeder in Ihrem Büro sieht alle Leads und Kontakte. Jeder Lead und jeder Kontakt hat jedoch einen verantwortlichen Makler.

Der Weg eines Kunden

Ein Lead geht von New zu Qualified. Danach klickt der Makler auf Converted und wählt einen Deal.

1. Es kommt ein Lead herein. Füllt jemand ein Formular auf Ihrer Website aus? Dann legt Tesoro den Lead selbst an, mit der Quelle Website. Andere Leads, zum Beispiel vom Telefon oder von einem Portal, legen Sie selbst mit Create lead an.
2. Sie nehmen Kontakt auf. Sie setzen den Status auf Contacted.
3. Der Lead ist ernsthaft. Sie setzen den Status auf Qualified. Füllen Sie dann auch die Preisklasse aus (Minimum und Maximum). Ohne Preisklasse können Sie nicht weiter.
4. Sie wandeln den Lead um. Sie klicken auf Converted. Es öffnet sich ein Panel. Aktivieren Sie Create deal from contact, wenn Sie sofort einen Deal öffnen möchten. Tesoro füllt den Namen und den Wert des Deals bereits vor. Das erwartete Datum füllt Tesoro nur aus, wenn Sie beim Lead eine Timeline ausgefüllt haben.
5. Sie arbeiten mit dem Kontakt und dem Deal weiter. Der Lead steht danach nicht mehr in der Liste Leads. Die Daten sind nicht gelöscht: Es ist jetzt ein Kontakt.

Was bei der Konvertierung genau passiert, lesen Sie in Einen Lead in Deal und Kontakt umwandeln.

Prüfen Sie nach der Konvertierung die Rolle

Tesoro gibt jedem neuen Kontakt nach der Konvertierung die Rolle Buyer. Das passiert auch bei einem Lead vom Typ Seller. Handelt es sich um einen Verkäufer? Öffnen Sie dann den Kontakt, klicken Sie auf Edit und setzen Sie die Rolle auf Seller.

Lead oder Kontakt?

Einen Lead anlegen

Legen Sie einen Lead an, wenn Sie noch nicht wissen, ob jemand wirklich kaufen, mieten oder verkaufen möchte. Zum Beispiel:

• jemand fragt nach Informationen über eine Immobilie;
• jemand ruft wegen eines Verkaufs an, möchte aber erst nachdenken.

Bei einem Lead erfassen Sie auch, was die Person sucht oder anbietet: den Immobilientyp, die Preisklasse und wann die Person umziehen möchte.

Einen Kontakt anlegen

Legen Sie sofort einen Kontakt an, wenn Sie bereits Geschäfte mit jemandem machen oder wenn die Person kein Käufer oder Verkäufer ist. Zum Beispiel:

• der Notar, der Anwalt oder ein Makler eines anderen Büros;
• ein Kunde, den Sie bereits kennen und für den Sie direkt einen Deal öffnen.

Für einen Notar, Anwalt oder andere Beteiligte müssen Sie eine Relation wählen: das Unternehmen, in dem die Person arbeitet. Ohne Relation können Sie den Kontakt nicht speichern.

Ein Lead im Detail

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1. Die Statusleiste: New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost und Converted. Klicken Sie auf einen Status, um ihn zu ändern. Converted sehen Sie nach einem Klick auf den Pfeil rechts.
2. Lead properties: der Makler, die Kontaktdaten und die Stage (Hot, Neutral oder Cold).
3. Lead Info: alle Daten des Leads, auch das, was die Person sucht oder anbietet.
4. Schnellschaltflächen: anrufen, E-Mail schreiben, eine Notiz, einen Termin oder eine Aufgabe. Unter … finden Sie weitere Aktionen, wie Anhänge.

Die anderen Tabs (Notes, Emails, Calls, Whatsapp, SMS, Tasks, Meetings und Attachments) finden Sie auch bei einem Kontakt.

Ein Kontakt im Detail

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1. Contact properties: der Makler, die Rolle (zum Beispiel Buyer, Seller oder Notary) und die Kontaktdaten.
2. Contact Info: alle Daten des Kontakts und das Unternehmen (Relation), sofern ausgefüllt.
3. Deals: die Deals, mit denen dieser Kontakt verknüpft ist. Ein Lead kann nicht an einem Deal hängen. Deshalb gibt es diesen Tab nur bei Kontakten.

Gut zu wissen

• Doppelte Personen. Ihr Website-Formular erkennt eine bekannte E-Mail-Adresse und fügt dann nur eine Notiz hinzu. Bei einem Lead, den Sie selbst anlegen oder importieren, prüft Tesoro das nicht. Suchen Sie also zuerst kurz, ob die Person bereits existiert.
• Pflichtfelder. Ein Lead und ein Kontakt benötigen immer einen Vornamen, einen Nachnamen, eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer. Nur bei der Rolle Co-broker lead dürfen E-Mail und Telefon leer bleiben. Ein Lead benötigt darüber hinaus einen Typ (Buyer oder Seller), eine Quelle, eine Stage, einen Status und mindestens einen Immobilientyp.
• Ein Kontakt zurück zum Lead. Ein Administrator kann einen Käufer oder Verkäufer zurück zum Lead setzen. Der Kontakt verschwindet dann aus allen seinen Deals. Lesen Sie zuerst Einen Kontakt zurück zum Lead setzen.
• Importieren. Nur ein Administrator kann Leads und Kontakte aus einer CSV-Datei importieren. Siehe Kontakte importieren.

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