Deals erstellen und verwalten
Einen Deal öffnen Sie in Sekunden: Typ wählen, Namen eingeben, Makler zuweisen, Status wählen. Der Rest (Immobilien verknüpfen, Kommunikation protokollieren, Fortschritt durch die Pipeline) erfolgt auf der Detailseite.
Wann verwenden Sie dies?
Abschnitt betitelt „Wann verwenden Sie dies?“- Ein qualifizierter Lead wird konvertiert: Sie erstellen sofort den Deal
- Sie verwalten 20 laufende Deals und müssen einen zu Offer verschieben
- Sie importieren Deals aus einer Tabelle beim Wechsel von einem anderen CRM
Die Deals-Übersicht
Abschnitt betitelt „Die Deals-Übersicht“In der Seitenleiste klicken Sie auf Deals. Sie landen auf dem Board (Kanban-Ansicht) mit Phasenspalten.
Wichtig in dieser Leiste:
- BUYER / OWNER-Toggle: Wechselt zwischen Käufer-Deals (Buy/Rent) und Verkäufer-Deals (Sell/Rent out)
- Select view: Gespeicherte Filteransichten
- Filter (Trichter-Symbol): Filtert nach Makler, Typ, Phase, …
- Add deal (rechts oben, lila): Split-Button mit Dropdown-Pfeil. Klick auf den Button öffnet das Formular. Klick auf den Pfeil zeigt Menü: Add deal + Import
Drei Möglichkeiten, einen neuen Deal zu starten
Abschnitt betitelt „Drei Möglichkeiten, einen neuen Deal zu starten“| Möglichkeit | Funktioniert so |
|---|---|
| Add deal-Button | Rechts oben auf dem Board. Öffnet das Seitenpanel direkt. |
| + in einer Phasenspalte | Neben jedem Spaltentitel befindet sich ein +-Symbol. Klicken Sie darauf, öffnet sich das Formular mit dieser Phase als Startstatus. |
| Tastenkürzel | Cmd+K (macOS) / Ctrl+K (Windows/Linux). |
| Auto bei Lead-Konvertierung | Während der Lead-Konvertierung aktivieren Sie: Create deal from contact. Siehe Leads konvertieren. |
Das Deal-Formular
Abschnitt betitelt „Das Deal-Formular“Das Panel öffnet mit der Kopfzeile Add deal. Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder.
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Deal type (Pflicht). Vier Optionen: Buy, Sell, Rent, Rent out.
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Assign to (Pflicht). Standardmäßig Sie selbst. Wählen Sie einen Kollegen, um den Deal zu delegieren.
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Closing date (optional). Zieltermin, an dem Sie den Abschluss erwarten.
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Name (Pflicht, 1 bis 100 Zeichen). Erscheint in Listen und auf der Board-Karte. Beispiele: Buy - Apartment - Marbella - 500.000 - Jan de Vries.
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Status (Pflicht). Die Startphase. Für einen neuen Buy- oder Rent-Deal dürfen Sie in der Praxis nur aus Knowing Property, First Visit, Multiple Visits wählen. Für Sell oder Rent out können Sie jede Phase als Startwert wählen.
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Deal value (Pflicht). Numerischer Betrag in Euro. Erscheint auf Board-Karten und wird pro Spalte summiert.
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Contacts (optional, mehrere möglich). Klicken Sie auf das Personen-Symbol rechts und wählen Sie einen oder mehrere Kontakte. Der erste wird der Hauptkontakt (erscheint auf der Board-Karte).
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Property Details (Suchkriterien für Immobilien):
Feld Erläuterung Type Immobilientyp, Mehrfachauswahl, Pflicht Location Freitext oder Gebietssuche Bedrooms / Bathrooms Dropdowns Price range Min und Max (Pflicht, ≥ 1, Max ≥ Min) Construction Size (m²) Min- und Max-Bereich Tags criteria Wählen Sie Hashtags, die die Immobilie haben muss Condition z. B. Brand New, Good, Needs Renovation New Construction Filter auf Neubau Views z. B. Sea View, Mountain View -
Advanced Prescient Criteria (unten). Optionale zusätzliche Filter über Select attribute + Select operator. Damit verfeinern Sie den Auto-Match für diesen Deal noch weiter.
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Drücken Sie Cmd+S / Ctrl+S oder klicken Sie Submit.
Das Deal-Board
Abschnitt betitelt „Das Deal-Board“Pro Spalte sehen Sie:
- Spaltentitel + Gesamtwert (Summe aller Deal Values in dieser Spalte)
- + Symbol: erstellt einen Deal mit dieser Phase als Startstatus
- Deal-Karten mit:
- Typ + Immobilienkriterien (Buy - Apartment, Villa - Xàbia …)
- Zugewiesener Makler
- Hauptkontakt
- Deal Value
- Closing Date
- Schnellaktionssymbole (Anruf, E-Mail, Aufgabe, Kalender)
Ziehen Sie eine Karte zwischen Spalten, um den Status zu ändern.
Die Detailseite
Abschnitt betitelt „Die Detailseite“Aufbau:
- Obere Leiste: Erstellt/Aktualisiert-Datum, Back to overview, Edit, und Pfeilnavigation zum vorherigen/nächsten Deal.
- Fortschrittsbalken: Anklickbare Schritte Knowing Property → First Visit → Multiple Visits → Offer → Reservation → 10% Contract → Signing DEED → Lost → Won.
- Linke Seitenleiste: Deal-Titel, Deal Value, Closing Date, Aktionssymbole (Anruf, E-Mail, Bearbeiten, Kalender, Aufgabe, Datei), Deal Details (Property Type, Bedrooms, Bathrooms, Location, Price Range, Assigned Agent, Tags).
- Tabs rechts: Activities · Details · Contact Info · Properties · Tasks · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · Meetings.
Status ändern: drei Möglichkeiten
Abschnitt betitelt „Status ändern: drei Möglichkeiten“Board: ziehen
Abschnitt betitelt „Board: ziehen“Ziehen Sie eine Deal-Karte zwischen Spalten. Sofort gespeichert. Bei Won: Konfetti-Animation.
Fortschrittsbalken
Abschnitt betitelt „Fortschrittsbalken“Klicken Sie auf der Detailseite auf einen pfeilförmigen Schritt im Fortschrittsbalken. Sofort gespeichert.
Bearbeitungsformular
Abschnitt betitelt „Bearbeitungsformular“Klicken Sie Edit rechts oben (oder Cmd+E / Ctrl+E) und wählen Sie einen anderen Status im Dropdown.
Immobilien an einen Deal koppeln
Abschnitt betitelt „Immobilien an einen Deal koppeln“Klicken Sie auf den Tab Properties. Sie sehen ein Mini-Kanban mit diesen Spalten (Immobilien-Status innerhalb dieses Deals):
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Preselect | Automatisch von der Match-Engine vorausgewählt. Erster Pool. |
| Rejected by Agent | Von Ihnen ausgeschlossen (passt nicht). |
| Proposed | Dem Kunden präsentiert. |
| Pending | Kunde überlegt noch. |
| Interested | Kunde hat Interesse gezeigt. |
| Approved | Kunde hat genehmigt. Erforderlich für Offer und weiter. |
| Rejected | Kunde hat abgelehnt. |
Ziehen Sie eine Immobilienkarte zwischen Spalten, um den Status zu ändern. Oder klicken Sie auf die Aktionsbuttons Reject / Propose unter einer Karte.
Kontakte und Interessengruppen
Abschnitt betitelt „Kontakte und Interessengruppen“Zwei Personentypen an einem Deal (Tab Contact Info):
- Kontakte: Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter. Einer ist Hauptkontakt (erscheint auf der Board-Karte).
- Interessengruppen: Anwälte, Notare, Mitkäufer, andere Dritte.
Rollen, die Sie zuweisen können:
| Rolle | Bedeutung |
|---|---|
| Main | Hauptkontakt dieses Deals |
| Buyer | Käuferseite |
| Seller | Verkäuferseite |
| Stakeholder | Dritte beteiligte Partei |
Aktivitäten und Kommunikation
Abschnitt betitelt „Aktivitäten und Kommunikation“Pro Deal über die Tabs verfügbar:
- Activities: Zeitleiste aller Ereignisse
- Details: Alle Deal-Felder im Lesemodus
- Tasks: Aufgaben an Team zuweisen
- Notes: Interne Notizen
- Emails: Verfassen + Tracking
- Calls: Gesprächsaufzeichnung (Twilio für Live-Anrufe)
- Whatsapp: bei konfigurierter WhatsApp-Integration
- Meetings: Termine + Besichtigungen
Auf den Board-Karten befinden sich auch Schnellaktionssymbole für die am häufigsten verwendeten Elemente. Direkt vom Board aus durchklicken.
Einen Deal bearbeiten
Abschnitt betitelt „Einen Deal bearbeiten“- Von der Liste: Mit der Maus über die Karte fahren, auf das Bleistiftsymbol klicken. Oder von der Detailseite: Klicken Sie Edit rechts oben (oder
Cmd+E/Ctrl+E). - Felder ändern. Deal type bleibt gesperrt, Contacts verwalten Sie über den Tab Contact Info.
- Drücken Sie
Cmd+S/Ctrl+Soder klicken Sie Update.
Deals importieren
Abschnitt betitelt „Deals importieren“Verfügbar für Admins. Öffnen Sie das Add deal-Dropdown rechts oben und wählen Sie Import.
- CSV/Spreadsheet hochladen.
- Spalten zuordnen zu Tesoro-Feldern.
- Status-Zuordnung ist automatisch: “Active” / “New” / “Open” → Knowing Property; “Closed Won” / “Sold” → Won.
- Verify & Import.
Deals löschen
Abschnitt betitelt „Deals löschen“| Typ | Auswirkung |
|---|---|
| Soft delete | Nicht in Listen sichtbar. Innerhalb des Zeitraums in den Einstellungen wiederherstellbar. |
| Hard delete | Dauerhaft. Alle verknüpften Daten weg, nicht wiederherstellbar. |
Tastenkürzel
Abschnitt betitelt „Tastenkürzel“| Taste | Aktion |
|---|---|
Cmd+K / Ctrl+K | Neues Deal-Formular öffnen |
Cmd+S / Ctrl+S | Speichern |
Esc | Panel ohne Speichern schließen |
Cmd+E / Ctrl+E | Bearbeitungsmodus auf der Detailseite |
Häufige Fehler
Abschnitt betitelt „Häufige Fehler“”Deal type cannot be changed”
Abschnitt betitelt „”Deal type cannot be changed”“Sie haben versucht, den Typ eines bestehenden Deals zu ändern. Das ist nicht erlaubt. Löschen Sie den Deal und erstellen Sie einen neuen mit dem richtigen Typ.
”A deal must have at least one approved property”
Abschnitt betitelt „”A deal must have at least one approved property”“Buy- oder Rent-Deal zu Offer (oder weiter) ohne Approved-Immobilie. Gehen Sie zum Tab Properties, ziehen Sie eine Immobilie zu Approved, und versuchen Sie es erneut.
”For new deals, the status [X] is not allowed”
Abschnitt betitelt „”For new deals, the status [X] is not allowed”“Sie haben versucht, einen neuen Buy- oder Rent-Deal direkt in Reservation, 10% Contract oder Won zu starten. Beginnen Sie bei Knowing Property, First Visit oder Multiple Visits.