Bulkaktionen: Mehrere Datensätze gleichzeitig aktualisieren

Ein Feld bei einer einzigen Immobilie zu ändern ist ein Klick. Bei fünfzig Immobilien wird es zur Arbeit. Bulkaktionen erledigen diese fünfzig in einem Schritt. Welche Bulkaktionen verfügbar sind, variiert je nach Entität: Immobilien haben das umfangreichste Paket, Kontakte und Leads nur Mass Email.

Wann verwenden Sie dies?

30 Leads eine Kampagnen-E-Mail senden
50 Immobilien gleichzeitig eine Statusänderung geben
Allen Unternehmen aus einer Region auf einmal eine neue Preferred communication zuweisen
40 Immobilienbeschreibungen gleichzeitig durch AI übersetzen lassen
25 Immobilien auf einem MLS-Portal in einer Aktion veröffentlichen

Wie es funktioniert: drei Schritte

Öffnen Sie die Listenansicht von Properties, Deals, Relations, Projects, Contacts oder Leads. Bei Deals: Schalten Sie zuerst zur Tabellenansicht um (Symbol oben rechts), Deals öffnen standardmäßig in Kanban.
Markieren Sie Datensätze über die Kontrollkästchen links. Das Kontrollkästchen im Spaltenkopf wählt die gesamte sichtbare Seite aus.
Die Bulkaktion-Werkzeugleiste erscheint über der Tabelle, sobald ein oder mehrere Datensätze ausgewählt sind. Welche Schaltflächen Sie sehen, hängt von der Entität ab (siehe unten pro Entität). Die Anzahl steht in Klammern in jeder Schaltfläche, zum Beispiel Mass Edit (20).

Verfügbar pro Entität

Welche Bulkaktionen erscheinen, variiert pro Übersicht. Die folgende Tabelle wurde im Live-CRM am 23.05.2026 validiert.

Entität	AI	Mass Edit	Actions	Mass Email	Löschen
Properties	✓	✓	✓	.	✓ (soft + Undo)
Deals	.	✓	.	✓	.
Beziehungen	.	✓	.	✓	✓ (hard)
Projekte	.	✓	.	.	.
Kontakte	.	.	.	✓	.
Leads	.	.	.	✓	.

Properties: vier Bulkaktion-Schaltflächen

Properties-Liste mit 20 ausgewählten Immobilien. Bulkaktion-Werkzeugleiste zeigt vier Schaltflächen: AI (20), Mass Edit (20), Actions (20), Delete (20). — Nach Auswahl erscheinen vier Schaltflächen: AI, Mass Edit, Actions und Delete.

Klicken Sie auf Mass Edit (n). Ein Dialog öffnet sich mit einer Dropdown-Liste Select field.

Mass Edit-Dialog für Immobilien mit geöffneter Dropdown: Status, Interest status, Show on website, Labels, Location, Assign to, Tag, Province. — Die Mass Edit-Dropdown für Immobilien zeigt acht Felder in Satzschreibung.

Acht Felder verfügbar:

Feld im CRM	Beschreibung
Status	Draft, Active, Sold, Rented, Under Offer, …
Interest status	Interested / Not interested
Show on website	Ein / Aus
Labels	Workflow-Labels zuweisen
Location	Stadt
Assign to	Anderen Makler als Eigentümer
Tag	Hashtags hinzufügen (additiv, bestehende bleiben)
Province	Provinz

Wählen Sie ein Feld, geben Sie den neuen Wert über die zweite Dropdown rechts ein und klicken Sie auf Save.

Klicken Sie auf Actions (n). Ein Dialog öffnet sich mit einer Dropdown-Liste Select an action. Nicht drei separate Schaltflächen, sondern eine Dropdown mit drei Optionen:

Option im CRM	Beschreibung
MLS - Post to	Veröffentlichen Sie die Auswahl auf einem oder mehreren Portalen (Kyero, Idealista, Fotocasa, …)
MLS - Remove	Entfernen aus einem oder mehreren Portalen
Assign to deal	Verknüpfen Sie die Immobilien mit einem bestehenden Deal

Wählen Sie eine Option, ergänzen Sie und klicken Sie auf Save.

Deals: Schalten Sie zuerst zur Tabellenansicht um

Deals öffnen standardmäßig in Kanban. Mit dem Tabellen-Symbol oben rechts (neben dem Kanban-Symbol) schalten Sie zur Listenansicht um, wo Kontrollkästchen und Bulkaktionen verfügbar sind.

Mass Edit
Mass email

Klicken Sie auf Mass Edit (n). Drei Felder verfügbar:

Feld im CRM	Beschreibung
Closing date	Erwartetes Abschlussdatum
Assign to	Anderen Makler
Tag	Hashtags hinzufügen

Beziehungen: vier Felder + Mass Email + Löschen

Relations Mass Edit-Dialog mit Felder-Dropdown: Preferred communication, Status, Credit terms, Tag. — Mass Edit für Beziehungen zeigt vier Felder.

Feld im CRM	Beschreibung
Preferred communication	Bevorzugter Kanal (E-Mail / Telefon / WhatsApp)
Status	Status der Beziehung
Credit terms	Zahlungsbedingungen
Tag	Hashtags hinzufügen

Projekte: drei Felder

Mass Edit

Feld im CRM	Beschreibung
Availability	Verfügbarkeitsstatus
Type	Projekttyp
Tag	Hashtags hinzufügen

Keine Mass Email oder Mass Delete für Projekte.

Kontakte und Leads: nur Mass Email

Kontaktliste mit 30 ausgewählten Datensätzen. Werkzeugleiste zeigt nur eine Schaltfläche: Mass email (30). — Für Kontakte und Leads ist nach Auswahl nur Mass Email verfügbar.

Für einzelne Feldänderungen an mehreren Kontakten oder Leads öffnen Sie jeden Datensatz einzeln. Oder Sie verwenden:

Für Leads: Einen neuen Agenten zuweisen über Mass Edit bei Deals nach Konvertierung in einen Deal
Für Kontakte: Rollenänderung über die Detailseite

Mass Email-Ablauf

Beschreibbar für Leads, Kontakte, Deals und Beziehungen.

Wählen Sie die Datensätze in der Liste aus.
Klicken Sie auf die orangefarbene Schaltfläche Mass Email (n) in der Bulkaktion-Werkzeugleiste.
Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus der Bibliothek. Filtern Sie nach Name oder Gruppe.
Preview über die Preview-Schaltfläche, die Vorlage ist auch in diesem Fenster bearbeitbar.
Überprüfen Sie die Empfänger: Anzahl + Namensliste sichtbar (bis zu 8, mit +N-Schaltfläche für den Rest).
Wählen Sie den Absender (welches Teammitglied sendet).
Wählen Sie den Sendezeitpunkt:
- Now: sofort senden
- Later: Datum/Uhrzeit/Zeitzone planen
Send oder Schedule.

Was passiert hinter den Kulissen

Synchron vs. asynchron

Kleine Bulks (≤ 10 Datensätze): sofort verarbeitet, Sie sehen die Bestätigung sofort
Große Property-Bulks (> 10 Immobilien): asynchron im Hintergrund, in Blöcken von 10
- Sie erhalten sofort eine Bestätigung, dass die Aufgabe gestartet wurde
- Benachrichtigung erscheint, sobald alle Blöcke fertig sind
- Erfolgs- und Fehlermeldungen getrennt, Fehler sind pro Immobilie detailliert

Individuelle Verarbeitung

Bei großen Bulks werden Datensätze unabhängig verarbeitet. Ein Fehler bei Immobilie 3 stoppt nicht die übrigen Immobilien. Sie erhalten im Nachhinein eine spezifizierte Liste: was geklappt hat, was nicht, und warum.

Schreibweisen vereinheitlichen: Abweichende Werte konsolidieren

Ein Ort, vier Schreibweisen. Klassisches Costa-Blanca-Ärgernis: Javea, Jávea, Xàbia und Javea/Xàbia stehen durcheinander in Ihrem Portfolio – spanische, valencianische und englische Varianten derselben Stadt. Oft ist es nicht einmal Ihre Schuld: XML-Feeds von Kollegen-Maklern bringen ihre eigene Schreibweise mit, und diese wird eins zu eins in Ihr Portfolio übernommen. Die Folge: Filter funktionieren nicht richtig, Statistiken stimmen nicht, MLS-Portale erhalten inkonsistente Daten und Ihre Website zeigt denselben Ort viermal in der Städteliste.

Mit Filter + Mass Edit lösen Sie dies in Sekunden. Filtern Sie nach einer abweichenden Schreibweise, wählen Sie alles aus, Mass Edit auf den kanonischen Wert, Save. Machen Sie das pro Variante und Sie sind fertig.

Im obigen Video sehen Sie denselben Ablauf angewendet auf Alfaz del Pi: ein typischer Fall mit mehreren gültigen Schreibweisen (mit und ohne í, mit und ohne Leerzeichen). Am Ende der Demo sehen Sie die Benachrichtigung ‘City successfully updated for 7 properties’, Tesoro verarbeitet Datensätze unabhängig im Hintergrund und bestätigt das Ergebnis, sobald es fertig ist.

Wann tun Sie dies?

Javea / Jávea / Xàbia / Javea/Xàbia: vier Varianten derselben Stadt durcheinander
Provinznamen variieren (“Alicante” vs “Alacant” vs “ALC”)
Tags wie “luxury” und “Luxury” und “lux” verweisen auf dasselbe Konzept, funktionieren aber als drei separate Tags
Ein Teammitglied hat versehentlich einen Tippfehler in 20 Immobilien gemacht

Beispiel: Javea auf eine Schreibweise bringen

Sie wählen einen kanonischen Wert, z.B. Jávea (spanische Schreibweise, am häufigsten verwendet). Die anderen drei Varianten konsolidieren Sie dorthin. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, eine Variante nach der anderen.

Öffnen Sie Properties und filtern Sie nach Location = “Javea” (ohne Akzent, die englische Variante). Nur Datensätze mit dieser Schreibweise erscheinen, nehmen wir an, es sind 8.

Schritt 1: Filter auf die abweichende Variante 'Javea' zeigt alle Datensätze mit dieser Schreibweise.
Wählen Sie alle Datensätze über das Kontrollkästchen über dem Spaltenkopf. Die Bulkaktion-Werkzeugleiste erscheint mit der Anzahl: Mass Edit (8).

Schritt 2: Bulkaktion-Werkzeugleiste bestätigt, dass alle 8 Datensätze ausgewählt sind.
Klicken Sie auf Mass Edit und wählen Sie das Feld Location aus der Dropdown. Eine zweite Dropdown erscheint mit Ihrer bestehenden Ortsliste.

Schritt 3: Mass Edit-Dialog mit Feldauswahl Location und Orts-Dropdown
Wählen Sie “Jávea” (mit Akzent, Ihr kanonischer Wert) und klicken Sie auf Save. Alle 8 Datensätze erhalten sofort den korrigierten Wert.
Wiederholen Sie für die übrigen Varianten: “Xàbia” und “Javea/Xàbia”, jedes Mal mit demselben Ablauf: Filter → Alle auswählen → Mass Edit Location → “Jávea” → Save.
Verifizieren Sie durch Ansicht Ihrer Ortsliste: Nur “Jávea” sollte noch stehen, nicht mehr die alten Varianten.

Wichtige Hinweise

Filtern Sie immer zuerst, wählen Sie dann aus. Eine unbeabsichtigte Auswahl, die Sie auf ‘Jávea’ setzt, während die Datensätze eigentlich in Dénia liegen, ist schmerzhaft rückgängig zu machen.
Testen Sie mit einer kleinen Menge. Filtern Sie so strikt, dass Sie 5 Datensätze sehen, führen Sie Mass Edit durch, überprüfen Sie. Erst dann auf 200 Datensätze.
Änderungshistorie bleibt intakt. Jede Mass Edit wird protokolliert: wer, wann, von welchem Wert zu welchem.
Mass Edit ändert einen Feldwert, keine Datensätze. Es führt keine doppelten Datensätze zusammen. Für echte doppelte Kontakte oder Beziehungen müssen Sie die überflüssigen manuell identifizieren und löschen.

Fünf Tipps aus der Praxis

Filtern Sie zuerst, wählen Sie dann aus. Verwenden Sie Filter, um die richtige Menge anzuzeigen, bevor Sie auf die Kontrollkästchen klicken. Verhindert das Bearbeiten falscher Datensätze.
Speichern Sie Ansichten. Arbeiten Sie regelmäßig mit derselben Gruppe (z. B. ‘alle Immobilien in Moraira’)? Speichern Sie die Filtersätze als View.
Tags sind additiv. Bei Tag über Bulkaktion werden neue Tags hinzugefügt zu bestehenden, nicht ersetzt.
Statusvalidierung blockiert ungültige Kombinationen. Nur Active-Immobilien können als MLS-Prime eingestellt werden; das System verweigert ungültige Kombinationen automatisch.
Planen Sie Massen-E-Mails außerhalb der Spitzenzeiten. Versandwahrscheinlichkeit und Leserate höher um ‘09:00 Dienstag’ als ‘Freitag 17:00’.

Nächster Schritt

Ansichten und Filter Speichern Sie wiederkehrende Auswahlen als View, Bulkaktionen beginnen mit einem guten Filter.