Notizen: Freitext bei jedem Datensatz

Manchmal passt das, was Sie loswerden möchten, in kein Feld. Notizen sind Freitext bei jedem Datensatz, Kontakt, Lead, Deal oder Objekt – für Gesprächszusammenfassungen, Kundenpräferenzen, interne Anmerkungen oder „nicht vergessen“-Punkte. Jeder mit Zugriff auf den Datensatz sieht sie.

Wann verwenden Sie dies?

Nach einem Telefonat: kurze Zusammenfassung des Besprochenen
Verkäufer-Eigenheiten („nur nach 17:00 Uhr erreichbar“)
Verhandlungskontext („Erstes Gebot war €750k, Gegenangebot erwartet“)
Etwas, das ein Kollege wissen muss, bevor er den Kunden anruft
Fragen an einen Kollegen zu diesem Deal (per Erwähnung)

Was können Sie damit tun?

Rich-Text schreiben (fett, kursiv, Listen, Links)
Teammitglieder erwähnen: sie erhalten eine Benachrichtigung
Anheften (pinnen) für wichtige Notizen, die immer oben bleiben
Reagieren auf Notizen anderer, kurze Diskussion ohne E-Mail
Erscheint automatisch in der Aktivitäten-Zeitleiste des Datensatzes

Eine Notiz erstellen

Öffnen Sie den Datensatz: Kontakt, Lead, Deal oder Objekt.
Klicken Sie auf den Tab „Notes“. Oben befindet sich der Editor, darunter die vorhandenen Notizen.
Geben Sie Ihren Text ein. Mindestens 3, maximal 8.000 Zeichen. Rich-Text-Editor, Formatierung über die Symbolleiste.
Erwähnen Sie einen Kollegen (optional). Geben Sie @ + Name ein, der Kollege erhält eine Benachrichtigung.
Klicken Sie auf „Speichern“. Die Notiz erscheint sofort in der Liste und in der Zeitleiste.

Notizen anheften (pinnen)

Wichtige Notizen bleiben immer oben, unabhängig von ihrem Erstellungsdatum. Angeheftete Notizen stehen in einem separaten Block über der regulären Liste.

Sie können mehrere Notizen gleichzeitig anheften.
Die Reihenfolge der übrigen Notizen wird nicht beeinflusst.
Anheften/Lösen ist jederzeit möglich.

Notizen bearbeiten und löschen

Bearbeiten: Klicken Sie in der Liste auf die Notiz → Der Inhalt wird in den Editor geladen → Ändern Sie → Speichern. Die ursprüngliche Notiz wird aktualisiert (keine neue).

Löschen: Klicken Sie auf „Löschen“ → Bestätigen.

Reaktionen auf Notizen

Auf jede Notiz können Teammitglieder reagieren. Die Anzahl der Reaktionen wird auf der Notizkarte angezeigt.

Verwenden Sie Reaktionen für:

Kurze Ergänzung („Ich habe Jan heute Morgen gesprochen, er möchte am Donnerstag zurückrufen“)
Frage an den Autor („Welchen Preis haben Sie genannt?“)
Antwort auf eine Erwähnung

Reaktionen halten die Hauptnotiz kurz und die Diskussion beisammen.

Notizen über das Client Portal

Wenn ein Portalbenutzer (Käufer oder Verkäufer) selbst eine Notiz über das Client Portal hinzufügt, wird diese sowohl an das Objekt als auch an den übergeordneten Datensatz (in der Regel einen Deal) gekoppelt.

Notizen in der Zeitleiste

Jede neue Notiz erscheint als Aktivität vom Typ Note Created in der Aktivitäten-Zeitleiste des Datensatzes. Die Karte zeigt den Inhalt und den Autor. Wenn ein Portalbenutzer die Notiz erstellt hat, wird dies gesondert vermerkt.