Leads: Vom ersten Kontakt bis zur Konvertierung

Leads sind Personen, die in Ihre Verkaufspipeline gelangen – aus einem Portal, einem eingehenden Anruf oder einem spontanen Besuch (Walk-in). Sie registrieren sie, verfolgen sie durch sechs Pipeline-Status und konvertieren sie entweder in einen Kontakt (mit eventuell einem Deal) oder markieren sie als verloren.

Wann verwenden Sie dies?

• Eine Idealista-Anfrage kommt herein, Sie registrieren einen Buyer-Lead
• Ein Verkäufer bietet seine Immobilie an, Sie erstellen einen Seller-Lead inklusive Provision
• Sie sehen sich Ihre “Qualified”-Leads an und möchten jemanden in einen Deal umwandeln
• Sie importieren hunderte Buyer-Leads aus einer Marketingkampagne

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Die Lead-Übersicht

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Leads. Sie sehen eine Tabelle mit den Spalten First name · Last name · Email · Phone · Status · Lead source.

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Die Lead-Übersicht. Rechts oben befindet sich die violette Schaltfläche Create lead mit Dropdown-Pfeil.

Rechts oben finden Sie einen Split-Button Create lead:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche → öffnet das Seitenpanel, um einen neuen Lead anzulegen.
• Klicken Sie auf den Pfeil → öffnet ein Menü mit zwei Optionen: Create lead (Tastenkürzel ⌘⇧K / Ctrl+Shift+K) und Import (für CSV-Import, siehe Leads importieren).

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Einen neuen Lead anlegen

Öffnen Sie das Seitenpanel über Create lead oder drücken Sie ⌘⇧K (macOS) / Ctrl+Shift+K (Windows/Linux). Nur ⌘K / Ctrl+K öffnet die Suchfunktion.

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Das Create lead-Panel mit dem Abschnitt Lead information. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert.

1. Wählen Sie den Lead type: Dies ist das erste Pflichtfeld. Zwei Optionen:

   • Buyer: möchte kaufen oder mieten (erhält später: Flächenbereich, Preisbereich, Standortwünsche)
   • Seller: möchte verkaufen oder vermieten (erhält später: Provision, Marktpreis, Adresse der zu verkaufenden Immobilie)

2. Passen Sie optional die Zuweisungsfelder an (ganz oben):

   Feld	Standard
   Assign to	Der eingeloggte Makler
   Salutation	Mrs. / Mr. (Geschlechtsanrede)
   Language	English

3. Geben Sie die persönlichen Daten ein:

   Feld	Anforderung
   First name ★	Pflicht
   Last name ★	Pflicht
   Email ★	Gültige E-Mail-Adresse
   Phone ★	Internationales Format, Ländervorwahl wählen Sie über das Flaggen-Symbol (Standard: 🇪🇸 +34)
   WhatsApp Number	Optional, getrennt von Phone

4. Geben Sie die Pipeline-Felder ein (alle drei Pflicht, die Standardwerte funktionieren oft gut):

   Feld	Standard
   Lead source ★	By Person
   Lead stage ★	Hot
   Lead status ★	New

5. Notes (optional), Freitext zu diesem Lead, sichtbar für alle Benutzer mit Zugriff.

6. Address information (alle optional), die persönliche Adresse des Leads: Street · City · State · Zip code · Country.

7. Geben Sie die Property Details ein: siehe die Registerkarten unten für den Unterschied zwischen Buyer und Seller.

8. Timing (unten, optional), Looking to (Dropdown mit Optionen wie “Buy”, “Rent”) und Timeline (Datumsauswahl, wann der Lead aktiv werden möchte).

9. Drücken Sie ⌘S / Ctrl+S zum Speichern. Das Panel schließt sich und der Lead erscheint oben in der Übersicht.

Preis wird bei Qualified Pflicht

Price range Min/Max ist optional bei New oder Contacted, aber Pflicht, sobald Sie den Status auf Qualified oder Converted setzen. Vergessen Sie dies, zeigt das System die Felder rot an.

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Buyer- vs. Seller-Felder

Buyer Lead

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Der Property Details + Timing-Abschnitt für einen Buyer.

Feld	Erläuterung
Type ★	Property-type-Dropdown, Pflicht
Bedrooms	Dropdown 0+ bis 10+
Bathrooms	Dropdown 0+ bis 10+
Price range	Zwei Eingabefelder (min “to” max), Pflicht bei Qualified
Location	Freitextfeld oder Gebietssuche

Ein Buyer hat kein Construction Size-Feld in diesem Panel (das gibt es nur beim Seller).

Seller Lead

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Seller hat zusätzliche Felder: einen Property Address-Toggle, Construction Size und den Provisionsblock.

Feld	Erläuterung
Source MLS ★	Zusätzliches Pflichtfeld für Seller, wählen Sie das Portal (Idealista, Kyero, …)
Property Address toggle	Einschalten → zeigt ein zweites Adress-Set für die vom Lead zu verkaufende Immobilie (getrennt von dessen persönlicher Adresse)
Type ★	Property-type
Bedrooms / Bathrooms	Wie beim Buyer
Construction Size (m²)	Einzelfeld, der Verkäufer kennt seine Fläche
Price range	Min und max, wie beim Buyer
Location	Wie beim Buyer
Market Price	Geschätzter Verkaufswert
Commission	Ihr Provisionsprozentsatz
Way of selling	Dropdown, Exclusive / Not Exclusive / With Collaboration
Price of commission	Read-only, wird automatisch berechnet (Market Price × Commission %)

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Die Pipeline: sechs Status

Status	Wann Sie dies wählen
New	Standard bei der Erstellung. Noch kein Kontakt gehabt.
Contacted	Mindestens einmal Kontakt gehabt (Telefon, E-Mail, WhatsApp).
Qualified	Als seriöser Interessent bewertet, bereit für die Konvertierung.
Unqualified	Erfüllt Ihre Kriterien nicht (Budget, Absicht, Standort).
Lost	Zum Wettbewerber, Interesse verloren, nicht mehr erreichbar.
Converted	In Kontakt + (optional) Deal überführt. Endstatus.

Sie ändern den Status, indem Sie auf einen Schritt in der Fortschrittsleiste oben auf der Lead-Detailseite klicken.

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Die sechsstufige Fortschrittsleiste steht oben auf jeder Lead-Detailseite. Klicken Sie direkt auf einen Schritt, um den Status zu ändern.

Keine strikte Reihenfolge, außer einer

Sie können von New direkt zu Qualified springen oder jederzeit zu Lost. Aber: Converted ist nur aus Qualified möglich: das System verweigert es sonst mit der Meldung “Lead not qualified”.

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Stage: Hot, Neutral, Cold

Unabhängig vom Status. Gibt die Dringlichkeit an:

Stage	Wann
Hot	Bereit, schnell zu entscheiden. Innerhalb von 24 Stunden nachfassen.
Neutral	Interessiert, keine Eile. Regelmäßige Nachverfolgung.
Cold	Langfristig oder nicht mehr reaktiv. Auf der Nurture-Liste.

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Einen Lead in Deal und Kontakt konvertieren

Erst Qualified, dann Converted

Klicken Sie auf Converted, ohne dass der Lead auf Qualified steht? Das System blockiert mit “Lead not qualified”. Setzen Sie zuerst den Status auf Qualified und füllen Sie Price range Min/Max aus.

1. Stellen Sie sicher, dass der Status Qualified ist und dass Price range Min/Max ausgefüllt sind.

2. Klicken Sie auf den Schritt Converted in der Fortschrittsleiste.

3. Das Konvertierungs-Seitenpanel erscheint mit dem Header “New contact: [Name]” und einem Häkchen Create deal from contact.

4. Entscheiden Sie, ob Sie sofort einen Deal öffnen möchten:

   • Häkchen AUS + Klick auf Convert to contact → nur der Kontakt wird erstellt, kein Deal.
   • Häkchen AN → das Panel zeigt drei zusätzliche Felder für den Deal an: Closing date (vorausgefüllt), Name ★ (automatisch aus der Deal-Vorlage generiert) und Deal value (vorausgefüllt auf Basis der Price range). Die Schaltfläche ändert sich zu Submit.

5. Passen Sie bei Bedarf die Deal-Felder an und klicken Sie auf Submit (⌘S / Ctrl+S). Das System leitet Sie zum neuen Kontakt weiter (und zum neuen Deal, wenn Sie diese Option aktiviert gelassen haben).

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Häkchen AUS → nur der Kontakt wird erstellt, kein Deal. Die Schaltfläche heißt Convert to contact.

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Häkchen AN → drei Deal-Felder werden vorausgefüllt. Sie können sie noch anpassen, bevor Sie übernehmen.

Was automatisch passiert

• Der Record type ändert sich von Lead zu Contact
• Die Standardrolle wird Buyer
• Lead status → Converted (Endstatus)
• (Bei Deal-Erstellung) es entsteht ein neuer Deal, bei dem Suchkriterien + Makler übernommen werden. Der Deal-Name folgt der Vorlage aus Settings → Deal Settings → Deal Name Template, standardmäßig im Stil von “Buy - Apartment - €230K - Diego Prueba Agosto”.

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Lead Sources: die ganze Liste

Quelle	Wann wählen
Cold Calling	Sie haben proaktiv angerufen
Incoming Call	Der Lead hat Ihr Büro angerufen
Referral	Empfohlen von einem Kunden oder Partner
Website	Über Ihre eigene Website
Social Media	Facebook, Instagram, LinkedIn
Email Campaign	Reaktion auf einen Newsletter
Incoming Mail	Brief oder Post
By Person	Persönlich getroffen / Walk-in
Portals	Immobilienportal (Idealista, Kyero, …)
Networking Events	Messe, Event
Print Advertising	Zeitung, Magazin, Flyer
Collaborative Partners	Zusammenarbeitendes Büro
Outdoor Advertising	Billboard, Außenwerbung
Radio/TV Advertising	Audio- oder Videowerbung

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Die Detailseite: kurzer Überblick

• Fortschrittsleiste oben, klicken Sie, um den Status zu ändern
• Linke Seitenleiste: Kerndaten (Assigned agent · Created at · Email · Phone · Lead stage · Lead source)
• Action-Symbole unter dem Avatar, anrufen, mailen, bearbeiten, Kalender, Aufgabe erstellen, drei Punkte (⋯) für Löschen
• Registerkarten rechts: Activities (Standard) · Lead Info · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · SMS · Tasks · Meetings · Attachments

Kein Deals-Tab auf einem Lead

Ein Deal gehört zu einem Kontakt. Möchten Sie eine Person mit einem Deal verknüpfen? Konvertieren Sie zuerst in einen Kontakt (eventuell mit aktiviertem Deal-Häkchen).

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Leads importieren

Das Importieren ist Admins vorbehalten. Von der Lead-Übersicht aus: Klicken Sie auf den Pfeil neben Create lead → wählen Sie Import.

1. Variante wählen: Owners (sellers) oder Leads (buyers).
2. CSV hochladen mit mindestens: First Name, Last Name, Email, Phone, Owner Email.
3. Mapping: CSV-Spalten CRM-Feldern zuordnen.
4. Verify & Import: Das System verarbeitet die Zeilen und meldet das Ergebnis.

Quellwerte werden automatisch gemappt

“Walk-in” → By Person; “Facebook” → Social Media; “Phone call” → Incoming Call. Migrieren Sie von einem anderen CRM, müssen Sie nicht zuerst alle Quellwerte normalisieren.

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Leads löschen

1. Öffnen Sie den Lead.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) unter dem Avatar.
3. Delete → Soft-Delete in den Papierkorb (wiederherstellbar).

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Häufige Fehler

“Lead not qualified” beim Klick auf Converted

Der Status steht noch auf Contacted oder niedriger. Setzen Sie ihn zuerst auf Qualified.

Preisfelder plötzlich rot

Sie setzen den Status auf Qualified, ohne Price range Min/Max auszufüllen. Füllen Sie beide aus und speichern Sie.

Duplicate-Lead-Warnung

E-Mail oder Telefon existiert bereits; suchen Sie den bestehenden Datensatz und ergänzen Sie ihn, statt einen neuen Datensatz anzulegen.

“Source MLS” bei einem Seller gefordert: Kann ich das leer lassen?

Nein, bei einem Seller-Lead ist Source MLS standardmäßig verpflichtend. Wählen Sie das Portal oder die Quellplattform, von der die Immobilie ursprünglich stammt.

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Nächster Schritt

Deals & Pipeline-ÜberblickKonvertierte Leads werden zu Deals. Wie diese durch Ihre Verkaufsphasen wandern.