Leads: Vom ersten Kontakt bis zur Konversion

Leads sind Personen, die Ihre Verkaufspipeline betreten, aus einem Portal, einem eingehenden Anruf oder einem persönlichen Besuch. Sie registrieren sie, verfolgen sie durch sechs Pipeline-Status und konvertieren sie entweder in einen Kontakt (ggf. mit einem Deal) oder markieren sie als verloren.

Wann verwenden Sie dies?

• Eine Idealista-Anfrage kommt herein, Sie registrieren einen Buyer-Lead
• Ein Verkäufer bietet seine Immobilie an, Sie erstellen einen Seller-Lead inklusive Provision
• Sie sehen Ihre „Qualified“-Leads und möchten jemanden in einen Deal konvertieren
• Sie importieren hunderte Buyer-Leads aus einer Marketingkampagne

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Die Lead-Übersicht

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Leads. Sie sehen eine Tabelle mit den Spalten First name · Last name · Email · Phone · Status · Lead source.

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Die Lead-Übersicht. Rechts oben befindet sich die violette Schaltfläche Create lead mit Dropdown-Pfeil.

Rechts oben finden Sie eine Split-Button Create lead:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche → öffnet das Seitenpanel, um einen neuen Lead zu erstellen.
• Klicken Sie auf den Pfeil → öffnet ein Menü mit zwei Optionen: Create lead (Tastenkürzel ⌘K / Ctrl+K) und Import (für CSV-Import, siehe Leads importieren).

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Einen neuen Lead erstellen

Öffnen Sie das Seitenpanel über Create lead oder drücken Sie ⌘K (macOS) / Ctrl+K (Windows/Linux).

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Das Create lead-Panel mit dem Abschnitt Lead information. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert.

1. Wählen Sie den Lead-Typ: Dies ist das erste Pflichtfeld. Zwei Optionen:

   • Buyer: möchte kaufen oder mieten (erhält später: Flächenbereich, Preisbereich, Standortwünsche)
   • Seller: möchte verkaufen oder vermieten (erhält später: Provision, Marktpreis, Adresse der zu verkaufenden Immobilie)

2. Passen Sie optional die Zuweisungsfelder an (ganz oben):

   Feld	Standard
   Assign to	Der eingeloggte Makler
   Salutation	Mrs. / Mr. (Geschlechtsanrede)
   Language	English

3. Geben Sie die persönlichen Daten ein:

   Feld	Anforderung
   First name ★	Pflicht
   Last name ★	Pflicht
   Email ★	Gültige E-Mail-Adresse
   Phone ★	Internationales Format, Ländervorwahl wählen Sie über das Flaggen-Symbol (Standard: 🇪🇸 +34)
   WhatsApp Number	Optional, getrennt von Phone

4. Geben Sie die Pipeline-Felder ein (alle drei Pflichtfelder, Standardwerte sind oft ausreichend):

   Feld	Standard
   Lead source ★	By Person
   Lead stage ★	Hot
   Lead status ★	New

5. Notes (optional), Freitext zu diesem Lead, sichtbar für alle Benutzer mit Zugriff.

6. Address information (alle optional), die persönliche Adresse des Leads: Street · City · State · Zip code · Country.

7. Geben Sie die Property Details ein: siehe die Registerkarten unten für den Unterschied zwischen Buyer und Seller.

8. Timing (unten, optional), Looking to (Dropdown mit Optionen wie „Buy“, „Rent“) und Timeline (Datumsauswahl, wann der Lead handeln möchte).

9. Drücken Sie ⌘S / Ctrl+S zum Speichern. Das Panel schließt und der Lead erscheint oben in der Übersicht.

Preis wird bei Qualified Pflicht

Price range Min/Max ist bei New oder Contacted optional, aber Pflicht, sobald Sie den Status auf Qualified oder Converted setzen. Wenn Sie das vergessen, zeigt das System die Felder rot an.

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Buyer- vs. Seller-Felder

Buyer Lead

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Der Property Details + Timing-Abschnitt für einen Buyer.

Feld	Erläuterung
Type ★	Property-Type-Dropdown, Pflicht
Bedrooms	Dropdown 0+ bis 10+
Bathrooms	Dropdown 0+ bis 10+
Price range	Zwei Eingabefelder (min „to“ max), Pflicht bei Qualified
Location	Freitextfeld oder Gebietssuche

Ein Buyer hat kein Construction Size-Feld in diesem Panel (das gibt es nur bei Seller).

Seller Lead

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Seller hat zusätzliche Felder: einen Property Address toggle, Construction Size und den Provisionsblock.

Feld	Erläuterung
Source MLS ★	Zusätzliches Pflichtfeld für Seller, Portal auswählen (Idealista, Kyero, …)
Property Address toggle	Einschalten → zeigt ein zweites Adressset für die vom Lead zu verkaufende Immobilie (getrennt von der persönlichen Adresse)
Type ★	Property-Type
Bedrooms / Bathrooms	Wie bei Buyer
Construction Size (m²)	Einzelfeld, der Verkäufer kennt seine Fläche
Price range	Min und max, wie bei Buyer
Location	Wie bei Buyer
Market Price	Geschätzter Verkaufswert
Commission	Ihr Provisionsprozentsatz
Way of selling	Dropdown, Exclusive / Not Exclusive / With Collaboration
Price of commission	Schreibgeschützt, wird automatisch berechnet (Market Price × Commission %)

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Die Pipeline: sechs Status

Status	Wann Sie diesen wählen
New	Standard bei Erstellung. Noch kein Kontakt.
Contacted	Mindestens einmal Kontakt gehabt (Telefon, E-Mail, WhatsApp).
Qualified	Als ernsthafter Interessent bewertet, bereit zur Konversion.
Unqualified	Entspricht nicht Ihren Kriterien (Budget, Absicht, Standort).
Lost	Zur Konkurrenz, Interesse verloren, nicht mehr erreichbar.
Converted	In Kontakt + (optional) Deal konvertiert. Endstatus.

Sie ändern den Status, indem Sie auf einen Schritt in der Fortschrittsleiste oben auf der Lead-Detailseite klicken.

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Die sechsstufige Fortschrittsleiste befindet sich oben auf jeder Lead-Detailseite. Klicken Sie direkt auf einen Schritt, um den Status zu ändern.

Keine strikte Reihenfolge, außer einer

Sie können von New direkt zu Qualified springen oder jederzeit zu Lost. Aber: Converted ist nur von Qualified aus möglich: Das System lehnt es ansonsten mit der Meldung „Lead not qualified“ ab.

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Stage: Hot, Neutral, Cold

Unabhängig vom Status. Gibt die Dringlichkeit an:

Stage	Wann
Hot	Bereit, schnell zu entscheiden. Innerhalb von 24 Stunden nachfassen.
Neutral	Interessiert, keine Eile. Regelmäßige Nachverfolgung.
Cold	Langfristig oder nicht mehr reaktiv. Auf der Nurture-Liste.

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Einen Lead in Kontakt (+ Deal) konvertieren

Erst Qualified, dann Converted

Klicken Sie auf Converted, ohne dass der Lead auf Qualified steht? Das System blockiert mit „Lead not qualified“. Setzen Sie zuerst den Status auf Qualified und füllen Sie Price range Min/Max aus.

1. Stellen Sie sicher, dass der Status Qualified ist und dass Price range Min/Max ausgefüllt sind.

2. Klicken Sie auf den Schritt Converted in der Fortschrittsleiste.

3. Das Konvertierungs-Seitenpanel erscheint mit der Überschrift „New contact: [Name]“ und einem Kontrollkästchen Create deal from contact.

4. Entscheiden Sie, ob Sie sofort einen Deal eröffnen möchten:

   • Häkchen AUS + auf Convert to contact klicken → nur der Kontakt wird erstellt, kein Deal.
   • Häkchen EIN → das Panel zeigt drei zusätzliche Felder für den Deal: Closing date (vorausgefüllt), Name ★ (automatisch generiert aus Deal-Vorlage) und Deal value (basierend auf Price range vorausgefüllt). Die Schaltfläche ändert sich zu Submit.

5. Passen Sie ggf. die Deal-Felder an und klicken Sie Submit (⌘S / Ctrl+S). Das System leitet Sie zum neuen Kontakt (und zum neuen Deal, falls Sie die Option angekreuzt haben).

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Häkchen AUS → nur der Kontakt wird erstellt, kein Deal. Schaltfläche heißt Convert to contact.

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Häkchen EIN → drei Deal-Felder werden vorausgefüllt. Sie können sie jetzt noch anpassen, bevor Sie fortfahren.

Was automatisch passiert

• Der Datensatztyp wechselt von Lead zu Contact
• Standardrolle wird Buyer
• Lead-Status → Converted (Endstatus)
• (Bei Deal-Erstellung) wird ein neuer Deal mit Suchkriterien + Makler übernommen. Der Deal-Name folgt der Vorlage aus Settings → Deal Settings → Deal Name Template, standardmäßig im Stil „Buy - Apartment - €230K - Diego Prueba Agosto“.

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Lead Sources: die vollständige Liste

Quelle	Wann wählen
Cold Calling	Sie haben proaktiv angerufen
Incoming Call	Lead hat Ihr Büro angerufen
Referral	Durch Kunden oder Partner weitergeleitet
Website	Über Ihre eigene Website
Social Media	Facebook, Instagram, LinkedIn
Email Campaign	Reaktion auf Newsletter
Incoming Mail	Brief oder Post
By Person	Persönlich getroffen / Walk-in
Portals	Immobilienportal (Idealista, Kyero, …)
Networking Events	Messe, Event
Print Advertising	Zeitung, Magazin, Flyer
Collaborative Partners	Kooperationsbüro
Outdoor Advertising	Billboard, Außenwerbung
Radio/TV Advertising	Audio- oder Videowerbung

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Die Detailseite: Kurzübersicht

• Fortschrittsleiste oben, klicken Sie, um den Status zu ändern
• Linke Seitenleiste: Kerndaten (Assigned agent · Created at · Email · Phone · Lead stage · Lead source)
• Aktionssymbole unter dem Avatar: Anrufen, E-Mail, Bearbeiten, Kalender, Aufgabe erstellen, drei Punkte (⋯) zum Löschen
• Registerkarten rechts: Activities (Standard) · Lead Info · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · SMS · Tasks · Meetings · Attachments

Kein Deals-Tab auf einem Lead

Ein Deal gehört zu einem Kontakt. Möchten Sie eine Person mit einem Deal verknüpfen? Konvertieren Sie zuerst in einen Kontakt (ggf. mit dem Deal-Kontrollkästchen aktiviert).

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Leads importieren

Importieren ist Administratoren vorbehalten. Von der Lead-Übersicht aus: Klicken Sie auf den Pfeil neben Create lead → wählen Sie Import.

1. Wählen Sie den Typ: Owners (Sellers) oder Leads (Buyers).
2. CSV hochladen mit mindestens: First Name, Last Name, Email, Phone, Owner Email.
3. Mapping: Verknüpfen Sie CSV-Spalten mit CRM-Feldern.
4. Verify & Import: System verarbeitet Zeilen und meldet das Ergebnis.

Quellwerte werden automatisch gemappt

„Walk-in“ → By Person; „Facebook“ → Social Media; „Phone call“ → Incoming Call. Wenn Sie von einem anderen CRM migrieren, müssen Sie nicht zuerst alle Quellwerte normalisieren.

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Leads löschen

1. Öffnen Sie den Lead.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) unter dem Avatar.
3. Delete → Soft-Delete in den Papierkorb (wiederherstellbar).

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Häufig gemachte Fehler

„Lead not qualified“ beim Klick auf Converted

Der Status ist noch Contacted oder niedriger. Setzen Sie ihn zuerst auf Qualified.

Preisfelder plötzlich rot

Sie setzen den Status auf Qualified ohne Price range Min/Max auszufüllen. Füllen Sie beide aus und speichern Sie.

Duplicate-Lead-Warnung

E-Mail oder Telefon existiert bereits. Suchen Sie den vorhandenen Datensatz und ergänzen Sie ihn, anstatt einen neuen Datensatz zu erstellen.

„Source MLS“ bei einem Seller gefragt: Kann ich es leer lassen?

Nein, bei einem Seller-Lead ist Source MLS standardmäßig Pflicht. Wählen Sie das Portal oder die Plattform, von der die Immobilie ursprünglich stammt.

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Nächster Schritt

Deals & Pipeline-Überblick Konvertierte Leads werden zu Deals. Wie sie durch Ihre Verkaufsphasen wandern.